Ora questo modulo.

Stiamo affrontando gli strumenti per gestire al meglio la tua performance e abbiamo appena visto che uno di questi è la gestione della tua voce interiore, delle interferenze.

Un altro ugualmente importante è la gestione del tuo tempo e per introdurre questo aspetto mi avvalgo di un'altra storia.

Si racconta che un giorno un professore incontrò un gruppo di manager.

Entrò in questa in questa stanza abbastanza grande dove aveva questa ventina di manager e entrò con un vaso, poggiò questo vaso in mezzo al tavolo, dopodiché cacciò un secchio con delle pietre dei sassi piuttosto grandi e iniziò a prenderne uno a uno e metterle dentro al naso fin quando il vaso non fu pieno di questi sassi.

A quel punto, la prima volta che rivolse la parola ai manager che probabilmente lo stavano osservando, un po' impietriti, un po' stupiti chiese loro secondo voi il vaso è pieno, eh? Un manager si alzò e disse certo, non possiamo aggiungere un'altra pietra lì dentro il colmo.

Allora a quel punto il professore, abbastanza asettico, neutrale immaginatevelo, prese un sacchettino con delle pietre più piccole e iniziò a versare queste pietre più piccole dentro al naso e chiese nuovamente.

Secondo voi adesso il naso è pieno.

A quel punto i manager probabilmente furono un po' meno fieri di sé, un po' meno saccenti.

E non risposero no, provarono magari a guardarsi un po' intorno e il professore andò avanti, cacciò un sacco di sabbia e la mess e chiese cosa vi voglio dire secondo voi? Con questo questa piccola dimostrazione, un manager della platea disse Secondo me siccome stiamo trattando il tema del tempo ci vuole dire che le nostre agende sono dinamiche e possiamo sempre ficcarci altri appuntamenti in modo da renderle molto dense, come ha appena fatto.

Con questo vaso il professore disse no, quello che vi voglio dire è diverso e vi voglio dire esattamente questo se non mettete prima le pietre grandi dentro al naso e se metteste la sabbia, per esempio, non riuscireste a mettere nessuna pietra grande d'oro e le pietre grandi sono le cose davvero importanti per voi, quelle che più contano se non le mettete per prime, avrete difficoltà poi a dedicarci tempo nell'arco della vostra giornata.

Immaginate la sabbia invece, come tutte le piccole cose, le cose più urgenti che poi occupano la nostra giornata, tipo quello che voleva suggerire il professore è che anche se a come dire, cresciamo professionalmente e magari siamo più richiesti, è naturale che siamo più richiesti come professionisti man mano c'è uno sviluppo.

Dobbiamo sempre fare attenzione a capire le cose importanti in quel momento della nostra carriera e metterle in termini di priorità.

No Steve Covey, un uno dei suoi principi è Puth Frost.

Le cose importanti mettile all'inizio, per cui quello che vi voglio suggerire come strumenti per gestire meglio il tempo da un lato partono dalla consapevolezza, chiaramente nella quotidiana.

E badate bene che molte persone non c'hanno la quotidiana chiara in mente.

La mia giornata tipo parte con il fatto di crearmi la mappa delle attività del giorno e metterla nero su bianco davanti al mio schermo.

Solitamente può sembrarvi banale, ma già se non lo fate partire da qui, può aiutarvi.

Okay, potete agevolargli di tutta una serie di strumenti.

Io personalmente uso Google Calendar, dopodiché aziendalmente abbiamo il Microsoft tre sei cinque dove c'è un'ottima app che è la todo di Microsoft, appunto.

Anche Apple ha la sua app dotate di un'app.

Dove andate a inserire le cose da fare e ve le ritrovate in questo modo nel vostro calendario.

Okay, quindi se non lo fate, può essere un primo vostro action da introdurre nella vostra routine un'altra.

Un altro suggerimento è l' M I t identificare le, ovvero se questa è la mia lista.

Ma in questa giornata quali sono le due tre cose davvero importanti? Okay, importante non vuol dire urgente, ma ci arriveremo tra un momento, ad esempio.

Può sembrare strano, ma nella mia giornata tra le cose importanti c'è il fatto di fare sport al mattino, di leggere al mattino di fare attività di design.

Io da anni ho sposato la filosofia del mining della mattina miracolosa, quindi mi sveglio molto presto.

Al mattino faccio queste due cose in genere attività fisica e attività progettuale di pensiero o mi informo leggo che è fondamentale leggere il mio mestiere e vi confesso che se non facessi sport tutti i giorni, non potrei fare questo mestiere, perché forse non tutti lo sanno, ma fare formazione è un mestiere molto fisico.

Devi stare in piedi a volte per otto ore.

Fare coaching è un mestiere molto fisico.

Devi ascoltare, ascoltare davvero tra le righe richiede molta attenzione anche dal punto di vista fisico.

Se ho dei dolori.

Se non mi sento in forma, non lo potrei fare nel vostro caso le mostre importan finche saranno altre cose, probabilmente.

Ma è importante identificarle.

Alcune cose saranno ricorrenti.

Per me fare sport è ricorrente, altre cose saranno peculiari del momento e lo stesso darà anche per te.

Altri suggerimenti invece vengono dall'approccio che hai all'organizzazione del tuo lavoro perché da un lato Tube aveva un approccio ad agenda flessibile l'approccio ad agenda flessibile.

Ad esempio io lo seguo quando ho la mia lista e sono cose che io posso fare senza l'ausilio di altre persone e quindi me le posso mettere nella giornata quando muoio.

Quindi sta a me metterle quando mi è più conveniente.

Come vi dicevo, attività più di pensiero le metto in genere al mattino attività più di execution che per me può essere ad esempio fare una sessione di coaching.

Solitamente li metto più nel pomeriggio.

L'approccio all'azienda flessibile esempio attività più di pensiero che faccio senza, come dire la relazione con un'altra persona in genere, come vi dicevo, le metto al mattino.

Attività invece che non richiedono, come dire troppo sforzo cognitivo, le posso mettere anche nel pomeriggio in un altro momento della giornata, poi c'è l'approccio ad agenda pianificata l'approccio ad agenda pianificata.

In genere quando devi fare qualcosa con altre persone ti hanno convocato una riunione o tu stesso a un appuntamento con una persona, quindi lì c'è poco da fare sta la messa in calendario, la devi evadere in quegli orari o se magari sta a te soltanto posizionarla nel momento che ti è più utile.

Ad esempio nel mio caso le sessioni di coaching le colloco anche quelle nel pomeriggio l'approccio ad agenda dedicata invece è utile quando devi smarcare un tema che ti richiede un po' di tempo okay e che può essere fare un sito web, ad esempio nel mio caso a volte scrivere libri e li riservo una settimana o due a quel progetto, quindi dedico la maggior parte del tempo per evadere quel tipo di attività e poi smarcarlo perché come dire, spalmata nei mesi sarei meno efficace nell' evadere quel tipo di attività e poi c'è l'approccio tattico l'approccio tattico ti richiede a seconda di quelle che sono le tue caratteristiche ti può ad esempio o meglio studiare la sera.

Um ti puoi sentire più energico in un certo momento della giornata puoi avere accesso ad esempio ad alcuni colleghi, perché magari stanno in un fuso orario diverso in alcuni momenti piuttosto che in altri.

Ecco, l'approccio tattico fa riferimento a questi aspetti, cioè quando ti è più conveniente posizionare determinate attività lavorative.

Altri due strumenti che ti voglio suggerire per gestire al meglio il tuo tempo sono la tecnica del pomodoro.

E poi alcuni che ti rendicontano l'uso che fai del tuo tempo.

Per quanto riguarda la tecnica del pomodoro è molto semplice e ti richiede di dedicare venticinque minuti a un'attività, prenderti cinque minuti di pausa e poi dedicarti all'attività successiva.

E quello che è interessante è che le persone in genere non non comprendono sulla tecnica del pomodoro e che io invece, insomma che la utilizzo lo trovo molto interessante è la mentalità che c'è dietro, perché se tu lavori in termini di perfezionismo o di risultato okay io allora se voglio arrivare lì, utilizzerò tutto il tempo che mi è a disposizione per arrivare lì, esattamente rispettando le specifiche che ho in mente.

Se invece io uso la tecnica del pomodoro è un po' diverso.

Io devo spacchettare anche attività più ampie in pacchetti di venticinque minuti e in quei venticinque minuti devo essere il più efficiente ed efficace possibile per arrivare a compimento di quella sotto attività.

Quindi l'obiettivo in realtà è un mix di dove vuoi arrivare? E il tempo che mi serve per arrivarci facendo pratica con questa tecnica riuscirai a darti degli obiettivi sempre un po' sfidanti a fare venticinque minuti, quello che magari apparentemente richiederebbe trenta trentacinque minuti perché poi cerchi di concentrare il tempo ed essere più veloce, smarcarlo nel modo più veloce possibile.

Questo è molto utile quando ci sono attività dove non devi eccellere.

Che materie devi portare a casa senza farti troppe ferite senza usare troppo del tuo tempo e l'altro aspetto che vi dicevo sono le le modalità per rendicontare il tuo tempo, che se vuoi puoi utilizzare un'app.

Ad esempio in Kif ce ne sono diverse dove tu registri quanto tempo usi per ciascuna attività, che poi puoi andare a clasterizzazione secondo delle macro categorie e quello che ti dà l'app in restituzione è un report per farti capire tu in genere come usi il tuo tempo da questo elemento di consapevolezza, poi puoi fare determinate azioni correttive.

Ad esempio voi decidete di dedicare minor tempo ad attività che te ne prendono molto e sono a basso valore aggiunto.

Adesso proviamo a mettere in campo quello che ci siamo detti con un esercizio che è la matrice di asina, anche nota come matrice importanza urgenza.

Ti chiedo di prendere i due appunti.

Provo a metterli in orizzontale e prova a fare un diagramma.

Quindi un traccia, una linea verticale, una linea orizzontale in modo che tu possa avere quattro quadranti.

Considera che l'asse x quindi l'asse orizzontale e l'urgenza.

Quindi a destra ci saranno le attività più urgenti, mentre l'asse verticale è l'asse y e l'importanza in alto ci saranno le cose più importanti in basso, le cose meno importanti.

Quindi, per capirci, in alto a destra avrai le cose importanti e urgenti.

In basso a sinistra hai le cose non importanti, non urgenti.

Okay.

E in aggiunta agli altri due quadranti, prova a pensare alle attività tipo che in genere ma nell'arco della tua settimana Puoi pensare alla settimana passata e prova a collocarle secondo questi quattro quadranti cos'è che fai durante la settimana? No, leggi mail, fai incontri, fai attività di sales, fai attività di design.

Okay, Prova a metterle queste attività professionali, se vuoi.

Lo puoi fare anche per le attività personali come come preferisci, altrimenti ti consiglio un focus solo sull'ambito lavorativo e prova a scrivertene in ciascuno di questi quattro quadranti.

Ancora una volta metti stop il video per fare questo esercizio che verosimilmente ti richiederà cinque dieci minuti.

Magari prima di farlo ti do solo alcuni elementi per come la completerai io.

Questa questa analisi, in genere per me oggi le attività che sono importanti e non sono urgenti sono capire come scalare il business della formazione e del coaching senza che io sia sempre presente.

Quindi come agevola anche attraverso il networking.

Okay, è una cosa che è importante e anche urgente in questa fase.

Per me è capire la dinamica tra gli altri partner che ho in questo percorso, perché nel momento in cui registro ci sono alcune cose che dobbiamo decidere per lanciare i, come dire, i prossimi prodotti che poi arriveranno nel mercato.

Cose invece che non sono importanti né urgenti.

Oggi per me sono una serie di attività, ad esempio, che un tempo facevo che erano molto di testimonianza um dove mi chiamavano a parlare di determinati temi fisicamente mi chiamavano sulla leadership che oggi vedo meno importanti.

E se penso a quello che è urgente ma non importante, son cose che non sono legate molto alla mia crescita di lungo periodo, ma comunque sono urgenti che in genere sono come dire delle aule di formazione che abbiamo contrattualizzato con delle aziende clienti e dove in genere ci sono anch'io nel palinsesto.

Ecco, le considero sempre meno importanti.

Ecco, mi piacerebbe come dire, mandare in aula vi confesso sempre più altri formatori lì c'è un elemento d'urgenza perché queste aule sono imminenti, sono spesso già calendarizzate o di imminente calendarizzazione.

Prova a farlo nel tuo caso adesso l'esercizio andando a piazzare le attività a seconda di dove si collocano tra importanza e urgenza.

Okay, come anche negli altri esercizi.

Adesso ti chiedo di fare uno zoom out, di vedere la tua matrice.

Innanzitutto ti chiedo se c'è un quadrante più sovrappopolato di altri.

Hai soprattutto attività importanti e urgenti.

Hai attività soprattutto importanti e non urgenti, No? Dove ti collochi e che riflessione fai rispetto a dove sei posizionato oggi? Perché si chiama matrice dei Sewer? Perché Sewer diceva che in genere noi occupiamo l'ottanta percento del nostro tempo in attività che portano solo il venti percento del valore.

Quindi dedichiamo molto tempo in attività a basso valore aggiunto e al resto dell' le attività che porterebbero l'ottanta per cento del valore, quelle davvero importanti.

Ci resta poco tempo.

Perché? Perché dedichiamo molto tempo sulle urgenze.

Quindi di fatto non siamo noi che dettiamo il tempo in base a ciò che è importante, ma in genere lo subiamo in base alle urgenze, che sono soprattutto urgenze di contesto.

Spesso, um, parlo anche di persone che hanno un tema di assetti.

No, non riescono spesso a dire di no.

Sovraccaricano la propria agenda rispetto anche alle esigenze che gli arrivano da fuori.

E pensate solo che in Italia siamo penultimi in produttività prima della Grecia.

Eppure se ci guardiamo intorno io vedo sempre persone indaffarate che lavoriamo molto.

Lavoriamo molto, produciamo di poco.

La produttività media di un italiano è molto bassa e questo tra l'altro è legato anche a temi di managerialità.

Ma la riflessione è che da un lato dipende dal sistema.

È chiaro che il sistema Italia è un grande tema di produttività, ma un tema ma dall'altro lato dipende anche da noi individui.

Noi persone possiamo fare molto per implementare e migliorare la nostra produttività.

Se non vogliamo fare la fine dei cricetini che corrono solo rispetto alle urgenze, ecco questa matrice, quello che ci suggerisce di fare, di spostarci di più verso l'alto verso le cose importanti, come ad esempio delegando le attività che possono essere importa non importanti e urgenti, oppure liberandoci delle attività che sono non importanti e non urgenti.

Si dice fai morire i problemi di fame, quindi semplicemente disinteressandosi.

Io, usando molto la delega anche in questo, usando anche un'ottica sistemica.

Come posso interagire meglio col sistema per dedicarmi di più alle attività a maggior valore aggiunto? Considerando che spesso non sono solo come professionista, mi posso avvalere d'altri Ecco l'ultimo step di questo esercizio è riguarda la tua matrice e prova a darti degli obiettivi.

Che obiettivi ti puoi dare in termini di se questa è l'auto matrice oggi e vuoi spostarla verso le cose maggiormente importanti? Cosa potresti fare fin da domani? Di diverso? Come che tipo di attenzione diversa potresti dedicare alle attività che fino alla scorsa settimana hai gestito in quel modo? Cosa vuoi fare rispetto alle urgenze