Ora andiamo ad analizzare insieme la parte di budgeting del nostro evento.

Um è una parte sicuramente più tecnica che presuppone una minima conoscenza di alcune tematiche di analisi, di costi, analisi di ricavi, ma insieme, anche con un asset che ti lascerò a disposizione.

Um, cercheremo di semplificare il più possibile questa questa tematica.

È importante sottolineare come analizzeremo sia la struttura dei costi, ma anche dei ricavi, partendo però dalla struttura dei costi perché molto semplicemente ogni evento ha una struttura di costi, quindi non esiste un evento senza una struttura di costi.

Ma non tutti gli eventi hanno una struttura di ricavi, perché esistono anche, um eventi e anzi probabilmente nel mondo del marketing sono la maggior parte che non presentano una struttura di ricavi.

Ora è importante prima di mettere le mani sul sul nostro asset um anche qui parlare un attimino di forma mentis e di approccio.

Um, ogni evento ha la sua particolarità, quindi ci saranno delle voci di costo delle voci di ricavo che non si applicheranno.

Ci saranno altri tipi di dinamiche, magari faccio l'esempio di partnership con, um alcuni brand che vi forniranno della strumentazione o dell'altro merchandising che andrà ad annullare una voce di costo, ad esempio.

Quindi di nuovo è una struttura che vi che ti propongo che che ti offro adatta alle tue esigenze mettendo le mani concretamente sul nostro documento di um di budgeting è composto.

In questo modo troverai diverse diverse tab una prima tab P n L.

Quindi il contino economico del nostro evento che è un po', la tabella di sommario di riassunto del nostro evento e poi altre tabelle una di costi e le altre cinque di ricavi Sono diversi i flussi di ricavo che chiaramente poi rispondono a diverse dinamiche economico-finanziarie.

Io voglio partire dalla parte di costi perché ripeto, tutti gli eventi hanno costi.

Non tutti gli eventi hanno ricavi e ti faccio vedere come potrai utilizzare usare questo documento questo asset per costruire il la struttura dei costi del tuo evento.

Ho mappato quei dodici costi più comuni che ciascun evento comporta guardiamoli insieme insieme affitto della location, marketing e promozione attrezzature varie, Stang, catering, logistica e trasporto compensi per relatori ed artisti, permessi e licenze, assicurazioni, gadget e merchandising, trasferte e viaggi e poi un fondo imprevisti.

Ora guarderemo all'interno di ciascuna troverai dei dati in arancione.

Quelli sono i dati modificabili.

Tutto il resto è connesso da delle formule che ci permetteranno di arrivare automaticamente alla totale, al totale di spesa.

Dell'evento una parte importante per chi è più pratico di budget suonerà come una banalità, ma ci tengo a sottolinearla tutti questi costi sono sempre da analizzare come costo imponibile, quindi Iva esclusa.

Quindi sono costi netti e non lordi.

Quando guardiamo l'affitto della location, il temete che ti propongo vedrà alcuni input necessari.

Ad esempio quanti sono i giorni di allestimento? In questo caso allestiremo in un giorno quanto ci costa l'affitto per un giorno di allestimento, in questo caso settecentocinquanta euro.

Quanti sono i giorni invece di apertura al pubblico? Saranno due giorni di evento al pubblico e la location ci costerà mille euro al giorno.

Quanti sono i giorni di smontaggio? Sarà un giorno solo di svantaggio e anche in questo caso ci costerà qui c'è un refuso ci costerà settecentocinquanta euro.

Solitamente ci sono altri servizi obbligatori che ricadono nei costi della location, che possono essere le pulizie e la manutenzione, che in questo caso ci costeranno cinquecento euro o altri extra obbligatori.

Ti faccio un esempio.

Um ad esempio molto spesso è obbligatorio avere una persona a presidio um durante le attività di montaggio e di smontaggio, piuttosto che ci sono dei servizi obbligatori di um stampe o di altri materiali consumabili che la location ci fa pagare o addirittura delle delle utenze a volte elettriche o gas.

Quindi mettiamo tutto qui e abbiamo la nostra spesa per la location stessa cosa si applica chiaramente non l'ho detto se sono location digitali, quindi qui chiaramente lo potrai adattare questo temete inserendo eventualmente il costo della piattaforma di streaming per il marketing e la promozione.

Um, ho elencato le principali i principali canali e investimenti di marketing e promozione sono tutti dati editabili.

In questo caso abbiamo duemilacinquecento euro di marketing e promozione suddivisi come come potete vedere, attrezzature um principalmente allestimenti e strutture service tecnico piuttosto che asset e altre stampe.

Anche qui sono tutti input che andiamo ad inserire stang.

Qui è un pochino più complessa la situazione perché abbiamo due categorie principalmente lo stang ordinario e lo stang, eh o il personale speciale.

Qui potete costruire il vostro piano staff con degli input, ovvero quante persone i pacs, quanti giorni di lavoro e quanto vi costa una chiamata? Solitamente um per il vostro team interno potete stimare un costo orario dei dipendenti, per invece agenzie che vi forniscono personale.

Solitamente le chiamate sono da quattro da otto ore um e hanno un costo che può variare dai cento ai duecento euro.

Qui sto un po' nella negoziazione e nelle diverse agenzie.

Quindi qui potremmo mappare il costo dello staff per l'allestimento, per l'apertura, per lo smontaggio e per quanto riguarda il personale speciale spesse volte serve personale di sicurezza o di servizio antincendio di primo soccorso o della vigilanza notturna e anche qui possiamo mettere i nostri posti.

Abbiamo poi un budget per il catering.

Abbiamo un budget per la logistica e il trasporto che anche qui ho diviso in spedizioni o trasporto pesante.

Abbiamo un budget per i compensi ai relatori, agli artisti.

In questo caso è un evento dove avremo un budget abbastanza significativo per delle attività educative, ma molto basso per delle attività musicali.

Avremo un budget per i permessi e le licenze CE una scia di somministrazione, un permesso di pubblico spettacolo.

Qui metteremo i sia i costi vivi che i costi per i consulenti esterni assicurazioni in caso ne avessimo gadget e merchandising, costi di trasferta e di viaggi, quindi divise in trasporti, hotel, diari e vitto.

E poi un fondo imprevisti che io sono solito lasciare al dieci per cento dei costi.

Dell'evento quindi è un buffer che ci diamo con questa struttura, chiaramente inserendo quelli che mancano per il tuo evento o togliendo quelli che non sono rilevanti per il tuo evento abbiamo un totale di spesa dell'evento passando a tutta la parte di ricavi che appunto si applicherà solamente ad alcuni eventi.

Eh i le fonti di ricavo principali sono la biglietteria, quindi facciamo pagare un ticket d'ingresso un ticket di sottoscrizione per partecipare all'evento i ricavi da somministrazione.

Quindi food and drink, i ricavi da merchandising in caso vendessimo della merce, i ricavi da sponsor.

Se avessimo dei brand privati o pubblici che ci sponsorizzano e altri tipi di ricavo.

In questo temete che ti lascio troverai una struttura per mappare i diversi ricavi che sono così divisi non solo per tematica, ma anche perché rispondono poi a delle esigenze a delle esigenze diverse.

Di nuovo quelli arancioni sono quelli da compilare e, um possiamo analizzare insieme come sono composti allora la piattaforma e i ricavi da ticketing partono da un'allocazione dell'importo dei diversi ticket um qui partiamo invece da importi lordi e da quanti ticket mettiamo a disposizione.

In questo caso avremo cento ticket in vendita a dieci euro l'uno come early board, cinquecento ticket in vendita, quindici euro l'uno come general admission e poi una release limitata di pass V i p che daranno accesso a delle speciali attività all'interno dell'evento qua su andremo a mettere come input quanti ticket effettivamente ci um prefiggiamo di vendere.

Possiamo metterlo come una percentuale.

Possiamo scriverlo come valore assoluto.

In questo caso ci prefiggiamo di vendere questi quattro ticket in automatico.

Vedremo i ricavi lordi della nostra biglietteria dai ricavi lordi per arrivare ai ricavi netti.

Ci sono un paio di risposte che dobbiamo dare.

La prima è se esiste una f da dare alla piattaforma di ticketing, perché molto spesso ci sono piattaforme di ticketing che, um trattengono una percentuale di vendita penso ad es.

Penso a me up penso a molte altre piattaforme di vendita, se è sì, chiaramente andremo a mettere l'aliquota.

Ad esempio una piattaforma ci trattiene il dieci percento dei nostri ticket in automatico viene calcolata l'aliquota iva che è sempre calcolata sul totale dei ricavi dei biglietti in meno la piattaforma di ticketing su quell'importo.

Poi rispondiamo all'altra domanda è dobbiamo corrispondere S A e quindi c'è un'attività di intrattenimento musicale sì o no? L'aliquota varia solitamente tra il cinque e il dieci percento.

Come abbiamo visto questo cinque e dieci percento della C a e viene sempre calcolato sull'importo al netto dell'iva, quindi sull'imponibile.

In questo caso dovremo corrisponderla e sarà del dieci percento.

Quindi abbiamo un ricavo lordo della biglietteria di settemila quattrocentocinquanta euro e un ricavo netto della biglietteria poco inferiore ai cinquemila euro.

Andiamo oltre.

Un altro flusso di ricavo che possiamo mappare è la parte di ricavi dalla somministrazione di food and drink.

Quindi qui procederemo a indicare il numero dei nostri visitatori.

All'evento e, um, è stato mappato in food ed è è stato mappato in drink.

Avremo un input in percentuale che dovremo segnare come tasso di conversione.

Dipende moltissimo da evento a evento.

Io ho avuto esperienza di eventi in cui magari il focus principale era il lancio di un nuovo prodotto e la parte di food and drink che, pur essendo a pagamento, rappresentava un tasso di conversione molto bassa perché la gente veniva per il prodotto e altri eventi, invece magari festival incentrati sul food and drink, dove tutti i visitatori venivano o per mangiare o per bere, quindi tassi di conversione anche al novanta percento.

Qui dipende dal vostro evento.

Però impostiamo un tasso di conversione e una spesa media è automatico.

Il ci calcola i ricavi lordi del food and drink, dai quali toglieremo l'aliquota Iva.

Avremo i ricavi netti e dai quali poi dovremo andare chiaramente a togliere i costi della materia prima e i costi operativi.

In questo caso i costi della materia prima sono per il food, solitamente uno standard del trenta percento per il drink, uno standard del quindici percento.

Quindi abbiamo un costo della materia prima che si calcola.

In questo caso è stimato a novecentoquarantanove euro e altri costi operativi, che sono il personale e altri costi.

Il personale solitamente si stima sul quaranta percento dei ricavi e gli altri costi sul cinque percento.

Quindi qui abbiamo quello che arriva come margine di contribuzione o utile dalla parte di somministrazione, quantificato in questo caso in milleduecentotrenta euro.

Andando oltre sulla parte di merchandising, la struttura è la stessa, quindi abbiamo un tasso di conversione, una spesa media al netto dell'iva.

Qui impostiamo un'incidenza del costo del venduto che dipende dal prodotto che vendete.

È chiaro che se vendete um gioielli avrete un'incidenza del costo del venduto molto basso perché solitamente è un prodotto con alta marginalità piuttosto che um se vendete altri prodotti potrebbe cambiare.

Quindi questo è particolare del vostro business l'incidenza del personale e dei costi operativi è anch'esso.

Il temete vi calcola anche qui il margine di contribuzione parentesi un attimino diversa è per gli sponsor.

Solitamente con gli sponsor si lavora a diversi pacchetti, quindi in questo caso avremo cinque avremo un main sponsor, avremo dei gol partner e dei silver partner.

Questa è la F che pagheranno iva esclusa, associato a ciascuno di questi pacchetti c'è un costo perché vi faccio un esempio vendiamo ad uno sponsor un pacchetto da cinquemila euro più iva nel quale promettiamo un evento um per tre influencer un evento privato per tre influencer è chiaro che c'è un costo associato a quell'evento privato per i tre influencer o una cena per tre influencer.

Non lo so ora, quindi a questo ho associato il dieci per cento di costo vivo.

La struttura poi dei dei ricavi è la stessa.

Quindi qui imposteremo quanti pacchetti sponsor intendiamo vendere? Quali sono i ricavi? Togliamo il costo vivo degli sponsor e arriviamo ad un margine di contribuzione.

Quindi la struttura è sempre la stessa ed è la stessa cosa anche per altri ricavi.

Qui potete impostavi le vostre unità vendute, ricavi per ogni unità e sempre costo della materia prima e incidenza di altri costi operativi.

Il tutto si va a sintetizzare all'interno del P n l.

Che non è altro che il contino economico del nostro evento.

Quindi qui sopra avremo tutti i ricavi divisi in biglietteria, somministrazione, merchandising e sponsorizzazioni.

Qui sotto avremo il margine lordo, quindi calcola in automatico la differenza tra i ricavi netti e il costo del venduto e i costi operativi diretti.

Qui avremo la nostra struttura di costi che abbiamo visto inizialmente.

Questo è un evento che ho modellato come esempio che ha dei costi ma ha anche dei ricavi, quindi vedremo un utile o perdita dell'evento, ma molto spesso, ripeto, saranno eventi dove non c'è una struttura di ricavi.

Quindi per voi fondamentalmente, specialmente se organizzi un evento interno alla tua azienda, in questo caso dovrai trovare ventimila euro per organizzarlo.

Spero che questo asset possa esserti di aiuto e grazie