Abbiamo parlato di budget, abbiamo parlato degli obiettivi della location, della tecnologia.

Ora ci serve un team che si metta al lavoro e possa possa presidiare tutte le varie aree, tutte le varie funzioni.

Um, in questa lezione analizzeremo appunto la gestione delle risorse umane.

La prima cosa di cui voglio parlare sono le diverse zone, le diverse funzioni um che vanno presidiate come team interno.

Dopodiché passeremo e vi condividerò un altro asset che potete utilizzare la gestione delle risorse umane più a livello esecutivo sul campo durante l'evento, creando insieme una struttura di turnazione di e di chi le aree da presidiare quando andiamo a comporre un nostro team di management sono tantissime.

Di nuovo rispetto alla tipologia del nostro evento.

La dimensione del nostro evento, della nostra organizzazione, del budget della committente potrebbe essere che liver manager fa one man show show, quindi fa tutto lui o lei.

Così come potrebbe essere che il live manager, come vediamo um stia all'interno di una struttura più organizzata, dove alcune delle aree da presidiare sono ad esempio l'area dell'amministrazione.

Che cosa si occupa L'area Dell'amministrazione si occuperà della gestione delle risorse umane più dal punto di vista magari amministrativo burocratico si occuperà della gestione dei vari documenti dei vari contratti, così come nella pianificazione dei viaggi e delle trasferte.

Quindi sarà un po' quell'an di evento che supporterà la parte burocratica ma anche più di documentale.

Avremo sicuramente poi un'area da presidiare importantissima della logistica e delle e delle operation.

Questa parte si occuperà della gestione degli spazi, dei fornitori, dei trasporti, della gestione operativa, la gestione delle emergenze, insomma tutto quello che va a comporre un evento, specialmente se offline.

Avremo un'area poi da presidiare di legal and compliance in team più piccolini la parte di amministrazione di legal compliance chiaramente possono possono andare insieme perché questa parte si occuperà di tutti i permessi delle autorizzazioni, di nuovo la parte di contratti.

La parte di compliance normativa.

Quindi, um temi importantissimi che possono essere in team più piccoli, uniti all'area amministrativa e anche all'area successiva di Focus, che è quella di Finance.

E quindi la parte di si occuperà chiaramente della redazione dei budget, della revisione della gestione degli stessi um della ricerca di sponsor o di fondi pubblici o di bandi um o di altri tipi di risorse.

Si occuperà della rendicontazione, si occuperà di fornirci uno spaccato di tutta quella che è la parte di gestione finanziaria e di raccolta fondi.

Anche questa, in team più piccoli, può essere accorpata alla parte legale e alla parte di amministrazione c'è un'area da presidiare, che è quella chiaramente del marketing e della comunicazione.

Um qui le attività principali sono quella di pianificazione di campagna promozionale, gestione degli inviti, gestione dei social media delle P r, tutta la parte di creazione di contenuti di un calendario editoriale um e e e di attività relative.

E poi un'ultima area da presidiare che è quella del brand.

Anche qui in team più piccoli marketing, comunicazione e brand sono sono la stessa area, lo stesso filone tematico.

Il brand si occuperà più invece del posizionamento del coordinamento dell'immagine um dell'immagine, coordinata l'identità visiva della creazione di materiali di branding dell'allestimento degli spazi a livello appunto di brand della gestione di partnership, ad esempio con altri brand, in maniera tale che i marchi siano siano ben rappresentati.

Di nuovo.

Questa struttura può essere estesa su organigrammi da decine di persone, centinaia per grossissimi eventi, così come può essere ridotta ad una persona che, come dicevamo inizialmente, deve avere range per capire tutte queste aree da presidiare ed è appunto um manager.

Quello che voglio lasciarvi invece come asset è un asset rispetto alla turnazione degli eventi.

Quindi il giorno dell'evento concretamente avremo un team di persone interne o esterne che lavoreranno al nostro evento ed è importante creare un um staff plan uno chef in maniera tale che tutti sappiano quando devono arrivare, quando vanno via, che attività hanno, eh? Ma soprattutto noi possiamo pianificare in maniera tale da avere tutte le zone dell'evento presidiate um senza mai momenti vuoti.

In questo vedrete che mhm, la l'impatto grafico è simile a quello di un nt, quindi c'è una scansione temporale come colonne.

In questo caso è definito orario ogni colonna è un orario e poi verticalmente tutte le varie le varie persone.

Qui trovate una colonna con il ruolo.

Quindi avremo ad esempio un responsabile degli accrediti che è Matteo un assistente del degli accrediti che è luca, avremo uno stage manager per lo stage a che è alessia e così via.

Queste sono tutte persone qui chiaramente possiamo aggiungere, togliere.

Basta insomma aggiungere una nuova riga.

Um potremmo avere anche dei membri esterni.

Appunto.

E qui sappiamo che um matteo, ad esempio, avrà un turno di quattro ore, dalle nove alle dodici.

Perché così corto? Perché ad esempio gli accrediti um al primo giorno avranno una fascia oraria, quindi i visitatori pos- potranno arrivare solamente tra le dieci e le undici.

Quindi Matteo arriva un'ora prima per preparare il desk per stampare le guest list per preparare i dispositivi con i quali Scanne- scannerizzerò i ticket.

Farà le due ore in cui arrivano gli ospiti, farà un'ora di in cui preparerà, sistemerà la sua postazione e poi si staccherà.

Perché Matteo non ci serve più e magari Matteo diventerà il responsabile Dell'info Point, ad esempio.

Insomma, qui di nuovo possiamo vedere.

Quindi quando inizia il turno una persona quando lo finisce? Qual è la sua responsabilità? Qui possiamo marci i giorni.

Chiaramente basta duplicarlo e potremo crearci il giorno due e così via.

Stamparlo Appiccicarlo um nel locale di produzione condividerlo con tutto il team.

Se ci sono delle note, le mettiamo qui.

E una nota potrebbe essere ad esempio backup di Matteo è Luca.

Quindi se Matteo ha un problema, abbiamo comunque un assistente degli accrediti piuttosto che una nota sul fonico o una nota sull'info point.

Quindi quello che abbiamo visto è aree da presidiare internamente come team di management le diverse aree tematiche.

Di nuovo può essere show come può essere un team molto ampio e poi concretamente invece sul giorno e i giorni dell'evento avere un running con tutti gli chefs che le persone che parteciperanno e lavoreranno all'evento potranno seguire.