Ed eccoci arrivati alla fine della seconda fase del ciclo di vita del nostro evento, che è la fase di progettazione.

Come si sintetizza la fase di progettazione? Quindi abbiamo visto il budget, abbiamo visto il team che lavorerà.

Abbiamo visto la tecnologia e la location concretamente creeremo un asset che guiderà la fase successiva, ovvero la fase di esecuzione operativa e materiale del nostro evento.

E questo asset si chiama piano di produzione.

Lo vedrete anche a volte sintetizzato come PD P o in inglese Production plan ed è un asset che coordina tutte le attività che dovranno avvenire.

All'interno dell'evento dalla fase di montaggio alla fase di smontaggio è un documento che ha l'obiettivo di prevenire errori e ritardi.

È un documento che ha l'obiettivo di diventare una lista, un documento di istruzioni per tutto il team e che ci dica che cosa deve succedere quando e ci permette di gestire le nostre risorse nel modo più efficiente possibile.

Questo piano di produzione è un foglio di Excel, quindi nulla di troppo complicato o elaborato.

Adesso questo documento lo lo apriremo, lo analizzeremo insieme.

Vi lascerò un temete che potete utilizzare com'è strutturato, però struttura tutte le attività chiaramente operative di esecuzione in ordine cronologico dalla prima all'ultima definisce gli orari a volte vedrete degli orari in cui dovrà avvenire una cosa.

A volte troverete invece delle durate.

Quindi un frame all'interno del quale una certa attività avrà luogo, definisce di nuovo la cosa importantissima.

È la persona responsabile definito owner della determinata attività.

Definisce indica il team o la persona a supporto.

Quindi lo stakeholder, la persona a supporto e delle eventuali note che potrebbero essere utili.

Qualche best practice di redazione responsabilità chiare.

Solo una persona non Matteo più.

Lucia non Lucia più Alessandra la persona responsabile è una sola.

Poi ci sono altre persone coinvolte.

Ma io devo sapere da piano di produzione, come i manager, se una determinata attività non è avvenuta, è avvenuta male o è in ritardo? Qual è la persona responsabile alla quale chiedere aggiornamenti e responsabilità? Coinvolgere sempre tutto il team nella redazione di questo piano di produzione, perché ne sappiamo un pochino di tutto come il manager.

Ma non siamo onniscienti.

Ci sarà una persona che sarà più verticale sulla produzione, una più sulle strumentazioni, una più um sull'arrivo degli ospiti.

Insomma, coinvolgiamo il team, facciamolo sentire partecipe della costruzione di questo masterplan e, um effettuiamo una revisione finale che deve essere vista accettata da tutti in maniera tale da avere un documento definitivo.

Un'altra best practice è quella di preparare dei backup per delle attività cruciali, quindi prepararci ed è una parte un pochino che può essere anche quella del risk management.

Preparare dei piani B per quelle attività che sono di fondamentale importanza è un documento sì che ci dà una lista di di istruzioni come se fosse il montaggio del mobile dell'ikea.

Però dobbiamo continuare ad intenderlo come un documento flessibile.

Teniamoci del gap, ci sono imprevisti, ci sono informazioni che potrebbero cambiare.

È un documento rigido ma flessibile.

Um deve essere un documento sincronizzato con i fornitori, quindi tutte le attività e adesso ne vedremo degli esempi che coinvolgono i fornitori o persone esterne al team devono essere chiaramente allineate e informate rispetto a quello che deve succedere.

E poi un'altra best practice è integriamo sempre con una tab dove c'è una rubrica dove ci sono dei contatti di emergenza che in caso un fornitore sia in ritardo.

Lo vediamo sul PD p.

Però abbiamo anche una rubrica per fargli un colpo di telefoni e che succede ora guardiamo questo asset insieme.

Questo è un temete che vi lascerò.

Potete modificare e ci dà il piano di produzione di un bellissimo evento pincopallo um, la prima cosa che noterete è innanzitutto arrivo due La versione Quindi questa è una versione tre fatta al trentuno ottobre alle sedici e trentaquattro da Matteo.

Quindi mi raccomando, importante ad ogni modifica lasciare questa indicazione.

Se è la versione definitiva, scriviamo versione definitiva del X fatto da Matteo.

La struttura è come ce la siamo detta.

Quindi colonna data scansione temporale Martedì cinque, mercoledì sei giovedì sette, giovedì e venerdì otto scansione oraria e in certi casi avremo le sette e trenta, quindi un orario fisso.

In altri avremo dei frame.

Adesso li analizziamo una colonna di stato e ci torno una colonna di attività.

Quindi che cosa deve succedere? Una colonna in cui c'è il nominativo del fornitore in caso vi sia chiaramente un fornitore, una colonna con la persona responsabile all'interno del team e una colonna con delle note.

Ora, per lavorarci insieme analizzeremo un paio di giornate più nello specifico.

Partiamo dalla prima giornata.

Martedì cinque novembre è la prima giornata di allestimento di un evento quindi noi abbiamo una prima riga che ci dice che alle sette e trenta è previsto l'arrivo del team.

In questo caso non c'è un fornitore chiaramente perché è il nostro team interno, quindi la chiamata del team è alle ore sette e trenta.

La responsabile sarà Marta.

Marta sarà la persona responsabile per assicurarsi che tutto il team sia um in arrivo alla location alle sette e trenta e ci si ritrovi tutti all'ingresso a della nostra location.

Alle otto avverranno altre due cose, quindi alle otto c'è la chiamata dei facchini due persone per sei ore, quindi specifichiamo sempre quanti packs quante ore in caso sia l'arrivo di personale esterno.

In questo caso c'è un fornitore, una società che si chiama Ju People ci fornirà queste due persone per sei ore.

La responsabile è sempre Marta che si sta occupando della parte di Tim e anche qui ingresso Ah, ma ci prendiamo anche un'altra nota che può essere fornire badge identificativo.

Sempre alle otto arriverà invece un altro fornitore che sarà fornitore, che si chiama Custo Mix, che inizierà alle otto, scarico e montaggio delle strutture.

Il responsabile è Giovanni, che sarà la persona più responsabile in questo PD p per la parte di produzione e nelle note abbiamo che arriverà con un bilico e con uno sprint.

Quindi diremo probabilmente assicurarsi spazio di manovra in maniera tale che giovanni si ricordi che quando deve arrivare in location, nonostante magari abbiamo fatto dei permessi di occupazione di suolo pubblico per assicurare la manovra, si possa sincerare che questo spazio di manovra effettivamente esiste.

Andiamo avanti alle nove è previsto da novanta SPA la consegna di un container che diventerà il nostro ufficio di produzione.

Anche qui nelle note possiamo dire um posizionamento già definito parallelo a ingresso b andiamo avanti, poi chiamata sicurezza due packs dalle nove alle venti avremo due persone della sicurezza che arriveranno a fare un presidio di sicurezza durante le attività di montaggio perché magari stiamo montando in uno spazio aperto, in uno spazio pubblico, in una piazza dove c'è comunque altra gente.

Quindi vogliamo del personale di sicurezza di nuovo marta e così andando consegna dei bagni chimici, la bagni SPA alle nove e trenta ce li consegnerà montaggio impianto elettrico alle nove e trenta fine parziale dei montaggi alle ore venti e vale per tutti.

Quindi giovanni che è in questo PD p più responsabile per la produzione, si assicurerà che tutte le attività di montaggio fermino alle ore venti out Vuol dire che tutti alle venti sono fuori dalla location.

Se ne recupera Marta e dalle venti alle ventiquattro abbiamo una chiamata di sicurezza perché abbiamo bisogno di un presidio notturno.

Magari davvero questo evento pincopallo in una piazza e il giorno dopo di nuovo dalle dalla mezzanotte, quindi dalle ventiquattro in pratica cavalla sul giorno successivo fino alle otto del mattino ci saranno due pack della sicurezza e così via.

Queste sono tutte attività che avvengono redazione del piano di produzione.

Quindi ci siamo dati attività, fornitori sempre e solo una persona responsabile aggiornare sempre la versione del PD p così che tutti sappiamo a che versione stiamo dando riferimento.

Se è provvisoria, se è definitiva o quant'altro.

L'ultima colonna che non abbiamo analizzato è quella dello Stato, perché questo documento poi, in fase esecutiva, diventerà un documento da utilizzare da stampare, da tenere aggiornato su un iPad.

Quindi quando i facchini arrivano noi possiamo dargli il verde qui.

Qui possiamo darci Non lo so, un arancione.

Se sono in ritardo, possiamo prenderci nota anche per un'analisi postuma.

Qui la seconda tab è una rubrica di tutte le persone di tutti i fornitori coinvolti.

Quindi vedrete appunto il nome della ditta um nome della persona referente, un contatto telefonico, appunto.

Per assicurarci che benissimo la bagni SPA doveva consegnare alle nove e trenta due bagni chimici sono le dieci e un quarto, non c'è nessuno e in un secondo possiamo chiamare Anna gialli a questo numero di telefono e chiedere che cosa succede.

Quindi ricapitolando brevemente documento che chiude la seconda fase del ciclo di vita dell'evento, che è quello della programmazione e pianificazione, ci dà un asset costruito insieme al team che poi verrà utilizzato durante la fase di esecuzione, come um lista di istruzioni per quello che deve succedere.