Bene concretamente iniziamo a montare, Iniziamo ad eseguire il nostro evento.

Um faccio un paragone un po' forzato, ma che secondo me rende abbastanza l'idea ed è quello che il piano di produzione sta ad uno spartito musicale.

Um, come manager sta a un direttore d'orchestra.

Questo significa che un asset che abbiamo già creato, che abbiamo già rivisto, che abbiamo già provato, che è il piano di produzione, sarà esattamente um la nostra insomma cartina del tesoro mappa del tesoro per gestire le fasi di montaggio, ma poi anche di esecuzione.

In questa fase sicuramente il piano di produzione potrà essere eventualmente se ci serve, se sono produzioni complesse, um spacchettato e analizzato in maniera ancora più dettagliata e potrebbe essere trasformato addirittura in un documento che è definito a volte un.

Quindi si entra effettivamente nel dettaglio, specialmente se magari di tempo ce n'è pochissimo e si spacchetta ad un canottaggio ancora più profondo Determinate attività.

Ma per ora restiamo sul nostro piano di produzione che è come fosse uno spartito per un direttore d'orchestra E noi manager siamo il direttore di il direttore D'orchestra.

Esistono diverse aree di focus che adesso analizzeremo insieme durante il montaggio, ma poi anche durante proprio l'esecuzione del nostro evento.

Una di queste è il coordinamento che io definisco definisco logistico.

Attenzione, verifichiamo um l'area del nostro evento e gli accessi.

Assicuriamoci che i punti di ingresso siano ben accessibili per i fornitori e per gli ospiti e che, ad esempio, vi sia una segnaletica logistica ben chiara per, um tutti quelli che sono i trasporti che dovranno dovranno avvenire durante le fasi di montaggio e di esecuzione del nostro evento.

Gestiamo le tempistiche dell'allestimento, quindi controlliamo che ogni fase dell'allestimento rispetti il piano previsto.

Chiaramente avremo dei referenti nel nostro team.

Avremo dei fornitori.

Saranno loro poi deputati ai montaggi e quant'altro.

Noi dobbiamo prevedere dei buffer e dobbiamo analizzare.

Quindi dobbiamo osservare, dirigere i lavori, supervisioni amo le attrezzature e i materiali, quindi assicuriamoci che tutto correttamente funzioni, che tutte le attrezzature siano state consegnate e installate.

Monitoraggio, verifica degli spazi.

Insomma, arriveremo a alla fine del nostro elemento in cui dovremo fare un una vera e propria, come se fossimo noi stessi gli utilizzatori di questo evento e quindi verificare che tutte le aree siano pronti, che i dettagli um del nostro evento siano di una qualità sufficiente a quella che ci immaginiamo.

Controlliamo le uscite di emergenza, controlliamo i bagni, i punti di ristoro, facciamo un check e sicurezza e regolamentazione è sicuramente un'altra parte focale del coordinamento logistico.

Quindi assicuriamoci che nel montaggio e nell'esecuzione del nostro evento siano rispettate tutte le norme di sicurezza e i permessi di cui abbiamo parlato prima, così come che i piani di e di evacuazione, le procedure di emergenza, il piano di sicurezza siano ben rispettati.

Dovremo coordinare anche tutti i fornitori che abbiamo visto nel nostro um piano di produzione.

Potrebbero essere decine.

E quindi è molto importante, um, fare un check-in di questi fornitori.

Sicuramente avremo il nostro piano di produzione che ci dirà chi arriva quando e che cosa deve fare per eventi più complessi.

Vi, um ti fornisco anche un documento che troverai legato a questa a questa presentazione, che è un documento per fare il check-in dei nostri fornitori.

Quindi è un documento molto semplice.

Forniamo alle persone che fanno check-in.

Um, può essere stampato.

Insomma, è facile da da compilare.

Quindi nome del fornitore, data e ora di arrivo Persona del contatto Um, qual è stato il materiale consegnato? Se c'è un montaggio? Il montaggio è stato eseguito sì o no? E se ci sono state eventualmente delle problematiche monitoriamo sia Tap.

Quindi insomma, verifichiamo che rispetto anche agli accordi contrattuali, a quello che deve succedere alla fine di un montaggio, confrontiamolo con quello che era il il contratto.

Tutto quello che ci serviva è stato montato, um, è è è pronto.

È stato è stato eseguito come come doveva esserlo.

Comunicazione continua con i nostri fornitori.

Quindi abbiamo visto abbiamo la nostra rubrica.

In caso di ritardi, parliamo.

Manteniamo un contatto costante con i nostri fornitori, um e prevediamo un canale di emergenza in caso di ritardi, controllo qualità.

Quindi, di nuovo, assicuriamoci che gli standard di qualità siano in linea con le nostre aspettative.

Effettuiamo controlli su dettagli visivi, tecnici e operativi.

Se paghiamo per un servizio, lo vogliamo erogato al cento per cento, non al novanta.

Quindi dobbiamo essere precisi e mantenere degli standard di qualità um molto alti.

L'altra area di coordinamento sicuramente è il coordinamento del nostro team di lavoro qui Nuovamente briefing co muni chiamo ogni mattina ad ogni ingresso del nostro team.

Prendiamoci cinque minuti.

Dieci minuti.

Raccogliamo in un huddle tutti insieme, come se fossimo una squadra sportiva che sta per iniziare la partita.

Diamoci un briefing, quindi allineiamo tutti sulle attività della giornata.

Ripassiamo il piano di produzione, ripassiamo chiaramente quali sono i ruoli e le responsabilità.

Gestiamo la comunicazione durante le ore, i giorni di montaggio e di evento.

Quindi banalmente un walkie talkie a tutti, un canale whatsapp a tutti.

Decidete, decidi come vuoi gestirlo, ma una comunicazione costante diretta tra i membri del team.

E stabiliamo anche dei punti di contatto chiari per eventuali decisioni che vanno prese per eventuali emergenze.

Qual è la governance decisionale? Quindi tutte le decisioni devono passare dal manager? Benissimo.

Vogliamo delegarle.

Insomma, sarai tu a deciderlo.

Ma questa fase di collegamento col team nelle fasi di montaggio è fondamentale perché non hai il potere della trilocale.

Gestione dei turni.

Lo abbiamo, lo abbiamo già detto.

Quindi assicuriamoci che il nostro team faccia i turni stabiliti, che ci siano pause adeguate e prevediamo soprattutto il personale di backup in maniera tale che nessuna delle postazioni da presidiare resti mai senza responsabile.

Problem solving immediato.

Questo è più che, um, dobbiamo trasferire al nostro team, quindi possiamo anche pensare di assegnare una persona dedicata alla gestione degli imprevisti così come, um fornire un BF al nostro team su quelle che sono magari le questions piuttosto che quali sono.

Qual è il piano di um Risk management.

Quindi gestione operativa del nostro evento.

Abbiamo un coordinamento logistico.

Abbiamo un coordinamento dei nostri fornitori.

Abbiamo un coordinamento del nostro team L'esecuzione sul campo.

Inizia dal primo minuto di montaggio all'ultimo minuto di smontaggio e noi, come manager, dovremo avere controllo di tutte queste tre sfere di lavoro.