Bene con questa lezione andiamo a concludere la terza fase del nostro evento, che è la fase di esecuzione, come ci siamo detti e anche ripetuti, il novanta percento riusciremo a pianificarlo.

Il dieci percento sarà sempre soggetto alle esternalità.

Um, del caso avremo degli imprevisti, ci saranno dei problemi.

Avremo sicuramente una strategia di risk management in in atto.

Però è giusto che ci concentriamo sull'analisi di quelli che sono i problemi più frequenti che potrebbero sopraggiungere su un evento e come gestirli.

Ho creato per te una lista e un altro asset che ti condividerò alla fine di questa lezione all'interno del quale ho elencato, oltre a una dozzina abbondante di quelli che sono i problemi più frequenti che ho incontrato nella mia carriera, um sugli eventi, anche un breve paragrafo sull'approccio che suggerisco nella gestione di questi imprevisti.

Andiamo per ordine guardiamoli uno alla volta e questo potrebbe essere un asset che in base alla tipologia dell'evento che stai sviluppando, andrai ad adattare, a modificare, ad estendere, a ridurre.

Ed eventualmente condividerai anche con il resto del tuo team per un feedback o per um essere allineati su queste tematiche.

Uno dei problemi principali, se non il problema principale è il problema dei ritardi.

I ritardi possono essere di diversi tipi, in questo caso un ritardo nell'allestimento della nostra location, che poi chiaramente ci porta ai ritardi su tutta la pianificazione.

Beh, una soluzione qui è quella di prevedere un buffer di tempo extra nel programma degli allestimenti e chiaramente, se possibile, se le risorse lo permettono, anche un team o delle risorse umane che possano aiutarci ad accelerare le operazioni.

Um o anche solo riallocare alcune delle risorse umane nella fase di allestimento.

In caso certi processi restano un attimino indietro.

Come capiamo se siamo in ritardo sull'allestimento? Beh, qui è importante avere delle di allestimento nel cronoprogramma, ma anche questo l'abbiamo già visto.

Un altro problema che spesse volte ci si presenta sono, um relativi alla parte tecnica con audio e video.

Qual è la soluzione? Beh, innanzitutto quella di avere sempre per attrezzature e service, più insomma complessi, un tecnico audio e video presente sul posto, specialmente se abbiamo delle sessioni live.

Se abbiamo degli eventi in digitale in remoto è pressoché è imprescindibile una persona che sappia dove mettere le mani e che lo sappia fare in maniera rapida, ma anche avere una soluzione backup con dei microfoni extra o eventualmente degli schermi aggiuntivi.

Un altro problema che mi è capitato spesso è una connessione internet instabile sia per eventi virtuali, ma anche per eventi fisici.

Quindi, um, cerchiamo di avere sempre una connessione internet secondaria, ma a livello concreto testiamo sempre.

Facciamo un um, un check, un collaudo della connessione internet, ma anche di tutto il resto dell'infrastruttura tecnologica problema quattro.

Maltempo per eventi all'aperto Credo che questo sia un pochino uno dei motivi principali di insonnia per gli organizzatori di eventi, specialmente all'aria aperta, specialmente musicali durante la stagione estiva.

Eh beh, qui è chiaro che dobbiamo avere un piano di backup per um quello che potrebbe essere anche banalmente un temporale di stagione che arriva e ci rovina.

Ci rovina i piani a breve termine.

Non vogliamo che strumentazione tecnologica si bagni, quindi avere un'area al coperto di backup in casi estremi e questo però è più preventivo spostare l'evento in una location interna o posticiparlo.

Mancanza di personale o volontario durante l'evento capitato molte volte che magicamente la mattina con un allestimento alle sei e magicamente il trenta percento del team si sveglia ammalato o che la sera prima ha avuto mal di gola e mal di pancia.

Insomma, um, pianifichiamo sempre con un backup con un più venti percento.

Um, cerchiamo di avere sempre dei volontari pronti a coprire coprire turni extra in caso di emergenza.

E, um, insomma, questa è una problematica che capiterà incidenti o emergenze mediche tra il pubblico? Beh, um, assicuriamoci che ci sia specialmente per eventi di una determinata dimensione, se non personale medico o quanto meno delle attrezzature, che sia, um, un uno spazio attrezzato per le emergenze mediche.

E gestiamo questo tipo di problemi o di imprevisti con estrema priorità.

Un altro problema che avviene spesso è il sovraffollamento in alcune aree delle delle location.

Beh, per questo concretamente dovremo gestire il pubblico in tempo reale, quindi c'è sempre un punto d'ingresso e c'è sempre un punto d'uscita e c'è una in mezzo.

Come manager dobbiamo capire, um, quali sono le alchimie e quali sono gli spostamenti di cose di persone all'interno di questo spazio.

Quindi, se la location del nostro pop up store è sovraffollata, bloccheremo l'ingresso, porteremo più operatori più personale nella cassa di uscita o nella fase di check out, cercheremo di velocizzare quella parte, di svuotare il sovraffollamento di quegli spazi, problemi di catering o mancanza di cibo.

Beh, um un suggerimento qui è di avere sempre delle unità extra di magari piccoli snack o bevande preconfezionate che possiamo utilizzare per ovviare ad una mancanza che sarebbe ingiustificabile all'interno di un evento ospiti in ritardo.

Spesse volte è successo che per ritardi ferroviari o insomma, la sveglia non è suonata un relatore piuttosto che un artista piuttosto che un partecipante, um del di una delle delle attività fosse in ritardo.

Ecco, su questo è fondamentale avere una determinata flessibilità, un determinato polso del manager che possa disegnare in maniera rapida un piano alternativo eventualmente switchare alcune sessioni um o avere anche solamente la capacità di guadagnare del tempo durante l'evento per permettere che tutto riprenda il suo normale svolgimento.

Problemi di accesso al credito con gli ospiti? Beh, um, qui le problematiche più frequenti che ho incontrato sono due o la tecnologia non funziona o ci aspettavamo che gli ospiti arrivassero in maniera un pochino più distribuita e arrivano tutti nello stesso momento.

Um, in caso la tecnologia non funzionasse, eh? Beh, si ritorna in caso di un evento fisico al classico metodo della carta e penna e del Clicker.

Quindi teniamoci un um una una un piano B per accreditare i nostri ospiti anche senza la possibilità eventualmente di scannerizzare il loro ticket um o quant'altro.

In caso invece fossimo sotto stappati di nuovo, portiamo e giochiamo un pochino con il nostro team in maniera da aggiungere delle postazioni di check-in e cercare di velocizzare i tempi e con una impostazione extra, velocizzare questa parte.

Disservizi nelle piattaforme di streaming per eventi virtuali Beh, qui è chiaro che si tratta di una problematica di un' esternalità complessa da gestire.

E possiamo avere una piattaforma di streaming alternativa um o assicurarci che ci sia un corpo di contenuti preregistrati che nel caso di problemi tecnici durante l'evento.

Possiamo dunque trasmettere in maniera più rapida attrezzature di espositori o fornitori non consegnate sui ritardi.

Ce lo siamo già detti su espositori o fornitori non consegnati.

Um, serve sicuramente un affitto di attrezzature di backup o soluzioni alternative temporanee.

È chiaro che, um, dovremmo avere la possibilità di accorgercene in fase di montaggio, quindi di avere un certo buffer temporale per trovare delle soluzioni.

Ma, um, mi è successo diverse volte.

Esistono molti siti di noleggio o servizi.

Um aziende in determinate città che fanno questo servizio, per cui un fornitore mi ha bucato la consegna x e io subito mi attivo con i manager per risolvere questo problema.

Sovraffollamento dei parcheggi per i partecipanti um questo anche qui siamo forse più nella zona della prevenzione che nella soluzione a breve termine, però.

Insomma, stipulare eventualmente delle convenzioni con delle strutture vicine può essere una soluzione.

Un altro problema che capita molte volte eventi online o eventi offline è quando l'intervento lo speech di un partecipa- di un di un relatore dura più del previsto.

Beh, oltre che avere un buffe preventivato, serve gestire questo ritardo col di un moderatore o di cercare di riguadagnare del tempo.

Poi nel corso della giornata, per non arrivare troppo lunghi in caso di guasti elettrici o back blackout ho avuto anche questa esperienza um sicuramente anche qui siamo più nel nel preventivo, ma predisporre un generatore di corrente che possa assicurare quelle attività che devono essere assicurate non possono smettere di esistere.

Sicuramente può essere un'altra soluzione ad un problema frequente.

Appunto.

Quello che non è preventivo, ma che è sempre um correttivo è che quando capitano queste situazioni, anche se non abbiamo delle soluzioni eh già, disegnate già in in loco, le dobbiamo gestire.

Quindi il tema dell'approccio è fondamentale.

Suona semplice a dirsi davanti a una telecamera, registrando un corso.

Poi so bene che quando sei in prima persona, magari con centinaia di persone davanti a noi è molto più complesso.

Però manteniamo la calma con la logica e lo spirito razionale riusciamo sicuramente a a gestire questo problema nel migliore dei modi.

Ci sono problemi che poi sono chiare esternalità.

Quindi il suggerimento che ti do è quello sempre di mantenere una comunicazione trasparente e proattiva con i visitatori in caso di un problema condividere quello che sta succedendo.

Perché sta succedendo, renderli partecipi.

Um è come quando ci troviamo su un treno o su un aereo che deve partire e nessuno ci dà comunicazioni.

Ma questo treno non parte.

Passano i minuti, insomma um l'essere umano è frustrato dal dall'incertezza, dal non avere un determinato tipo di informazioni, quindi comunicazione trasparente e continua con i nostri visitatori.

Sicuramente ci può aiutare a gestire anche quelle situazioni in cui quello che accade va oltre il nostro controllo.

Quindi ti lascio questo asset è una sintesi di quindici punti che sono i problemi più frequenti che ho incontrato nella mia esperienza.

Sono sicuro che li potrai integrare anche con la tua esperienza e è un'ottima base di partenza per approcciare a quel dieci percento di, um programmabilità che i nostri eventi avranno.