Cosa significa pianificazione delle tempistiche significa organizzare correttamente il calendario delle attività e gestire le operazioni quotidiane.

Questi sono aspetti fondamentali per garantire che le campagne di marketing siano lanciate nel periodo corretto e siano in grado di raggiungere gli obiettivi prefissati.

In questo step andremo proprio a fare una distinzione tra due aspetti aspetti principali delle tempistiche la definizione del calendario annuale e dall'altra parte la gestione dell'operatività.

La pianificazione di un calendario annuale è importante perché ci permette di avere una visione di insieme di quelle che saranno le attività di marketing durante l'anno.

Questo calendario deve tener conto dei power Piz e delle iniziative speciali.

La differenza che sta tra Power Piz e le iniziative speciali è che i primi sono i momenti dell'anno in cui è più probabile che il nostro target sia attivo e pronto ad effettuare acquisti.

Quindi può essere il Natale, il Black Friday, la stagionalità.

Se il nostro business è un business stagionale, ad esempio, sono un brand di tisane.

È ovvio che se vendo solo tisane a caldo, la mia stagionalità andrà dai mesi autunnali fino alla fine dell'inverno.

Se invece sono un tour operator un'agenzia di viaggi, sicuramente il mio business avrà dei picchi nella stagione estiva e invernale, meno nelle stagioni di mezzo e poi la pianificazione dall'altra parte delle iniziative speciali riguarda tutte quelle iniziative che abbiamo in programma nel corso dell'anno e che dobbiamo andare a pianificare con largo anticipo.

Ad esempio è un anno in cui vogliamo lanciare un nuovo prodotto sul mercato.

È un anno in cui vogliamo lanciare il nostro store fisico, un po' pup Store fisico oltre che un po', un e-commerce online.

Il nostro brand fa delle campagne promozionali che vanno oltre i consumer moment dei power PID.

Ecco, queste sono tutte iniziative che vanno inserite nella pianificazione iniziative speciali.

Una volta quindi fatta la lista dei power PID delle speciali che vogliamo lanciare durante l'anno, è il momento di costruire un calendario annuale che delinei tutte le attività di marketing previste e che dia un quadro d'insieme in questo calendario annuale.

C'è bisogno di inserire ovviamente un riferimento temporale per cui il mese e sarebbe perfetto anche inserire i giorni in cui vorremmo far durare questa campagna e poi il consumer moment.

Quindi quale iniziativa barra power ci stiamo riferendo il messaggio che vogliamo andare a comunicare? Oppure la promozione oppure l'offerta oppure il prodotto che vogliamo lanciare.

Infine i canali coinvolti.

Questo ci dà un'idea generale su quella che sarà la nostra strategia sull'anno e poi da questo partiremo per andare a realizzare il documento di digital media plan per ogni campagna.

Dopo aver stabilito quello che sarà il nostro calendario annuale, c'è bisogno di metterlo a terra.

Quindi bisogna concentrarsi sull'operatività quindi della gestione quotidiana delle campagne e di tutte le attività di marketing.

Una buona gestione operativa è fondamentale per garantire che tutte le attività vengano eseguite prima di tutto e poi in modo tempestivo e coordinato.

Per cui bisogna tenere a mente due HPS generali che vanno un po' a delineare il lavoro operativo.

Lavorare alle campagne con anticipo perché appunto il successo della campagna dipende prevalentemente dalla preparazione.

Pianificare con anticipo ci permette di gestire tutte le fasi della campagna senza stress, minimizzando i rischi di errori.

Quindi è importante stabilire quanto in anticipo devono essere avviate le varie attività per ogni campagna.

Vi faccio un esempio la creazione del concept della strategia per il lancio del nuovo prodotto X deve avvenire almeno tre sei mesi prima del lancio di questa campagna.

La produzione dei contenuti a quel punto si verificherà due tre mesi prima del lancio della campagna.

Considerando tutto il tempo che ci vuole a realizzare la parte grafica di copi di video l'impostazione la campagna e il test si fa più o meno un mesetto prima del lancio.

Questo ci permette di configurare gli annunci, testare i messaggi e ottimizzare gli asset.

Infine il lancio.

Il monitoraggio l'inizio della campagna deve essere attentamente monitorato perché sono le fasi un po' più critiche, dove si potrebbero riscontrare dei bug piuttosto che degli errori e bisogna essere pronti a mettere e subito mano per sistemarli.

Il coordinamento del team è essenziale, quindi c'è bisogno che tutti i membri del team siano allineati sulle tempistiche e sui compiti specifici di ognuno di loro.

Le riunioni quindi sono importanti con aggiornamenti regolari, non riunioni lunghissime, ma basta una riunione anche solo settimanale di aggiornamento, perché questo ci permette di riparare il colpo, perché un conto è andare a sistemare un piccolo tassello del puzzle.

Un conto invece è se abbiamo sbagliato metà del puzzle, dover rimetter mano e rifarlo tutto da capo.

Da questa considerazione viene fuori diciamo l'altra tip, che è mantenere il controllo sulla timeline Per fare questo è importante utilizzare dei tool di project management che possono essere strumenti tipo asana trillo, che sono di grande aiuto per tracciare tutte le attività, assegnare i compiti e monitorare anche i progressi in tempo reale.

Questi tool, infatti, permettono di visualizzare chiaramente quelle che sono le scadenze e gestire anche il carico di lavoro, tenendo traccia poi man mano di tutte le attività che vengono completate.

Sicuramente oltre a questo, anche i NT chart e le timeline sono strumenti utili per visualizzare l'intero progetto.

Sono strumenti che offrono una panoramica di tutte le attività che ci sono in corso e di come una task può essere interdipendente a un'altra in modo tale da prevenire ritardi.

Poi, come dicevo anche prima, riunioni di aggiornamento, riunioni di check in che servono per fare il punto della situazione e mantenere il team sempre sincronizzato e qualora si verificassero delle criticità, sapere subito come rimediare.

Infine, come anche per il budget, prevedere un contingency plan, quindi avere un piano di emergenza in caso di ritardi o problemi imprevisti.

Questo può includere la locazione di risorse extra oppure vedere magari una scadenza un pochino più lunga per essere pronti, qualora si verificassero ritardi a non arrivare alla data effettiva con l'acqua alla gola, facendo dei contenuti degli output che poi non saranno efficaci ai fini della nostra campagna.

Oltre alla definizione delle tempistiche e alla gestione operativa della campagna, è fondamentale includere all'interno del nostro median, una fase di valutazione che può essere trimestrale delle nostre campagne.

Questo passaggio è importante perché consente di analizzare in modo approfondito le performance delle attività di marketing degli ultimi tre mesi e unire i dati raccolti e valutarli per andare a ottimizzare le campagne future.

Effettuare una revisione trimestrale è importante perché ci permette di identificare delle tendenze, quindi tendenze emergenti che possono riguardare il comportamento del target nelle performance dei canali, ma anche nelle risposte del mercato.

E queste tendenze ci possono dare delle informazioni strategiche per andare ad implementare le nostre campagne successive.

Inoltre ci permettono di correggere gli errori.

Analizzando infatti i risultati possiamo individuare degli errori o delle inefficienze delle nostre campagne, come ad esempio un targeting impreciso, un messaggio non ottimale, una scelta sbagliata dei canali e questo ci permetterà di correggerli migliorando le future performance.

Infine l'ottimizzazione del budget confrontando le diverse campagne e i diversi canali, possiamo determinare quali investimenti hanno generato ritorno e questo ci consentirà di allocare il budget in modo più efficace, concentrandoci sui canali che sono stati più performanti in passato.

Per riassumere, quindi, la pianificazione del calendario annuale ci permette di avere una visione d'insieme di tutte quelle che saranno le attività principali dell'anno, mentre la gestione operativa quotidiana è qualcosa che riguarda le attività di marketing nel day by day e monitorarle ci permette di non incorrere in ritardi e inefficienze delle nostre campagne.

Lavorare con anticipo, infatti, utilizzando strumenti di project management, mantiene un controllo rigoroso delle varie scadenze e fa sì che ci adattiamo rapidamente ai cambiamenti.

Questo perché? Perché il mercato, come abbiamo detto, è in continua evoluzione e c'è bisogno di flessibilità e adattabilità.

A questo proposito, anche la valutazione trimestrale è un processo importantissimo da mettere ovviamente in conto per quanto riguarda il nostro digital media plan, perché ci permette di evidenziare nuove tendenze nel mercato, correggere gli errori delle campagne precedenti e ottimizzare il budget sui canali più performanti, andando a massimizzare il nostro ritorno sull'investimento