Lezione gratuita dal corso Time Management: ottimizzare il tempo e aumentare la produttività
Uno degli strumenti più potenti per la gestione delle priorità è la matrice di Eisenhower, ideata appunto dal generale e presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower, il quale era particolarmente famoso per la sua capacità di prendere decisioni rapide ed efficaci anche sotto enorme pressione.
Infatti questa matrice ti aiuta a distinguere chiaramente ciò che è importante da ciò che è urgente.
Spesso infatti noi tendiamo a reagire alle urgenze trascurando invece ciò che sono quelle che sono le attività um strategiche che portano valore di lungo periodo.
È questa la vera differenza tra qualcosa che è importante e qualcosa che è urgente.
Ciò che è importante ha un grande valore verso il ragion.
dei nostri obiettivi.
Ciò che è urgente semplicemente ha una dinamica temporale di um deadline, ad esempio, che quindi um ci ci porta spesso a prioritizzarla.
Quindi i benefici principali dell'utilizzo invece di questa matrice che vedremo tra poco, sono innanzitutto una prioritizzazione chiara delle attività, che ci porta quindi a prioritizzare ciò che è più importante.
La possibilità di prevenire urgenze future, quindi dedicando tempo ad attività importanti, Ce ne occupiamo prima che diventino anche urgenti.
Poi una maggiore capacità di delega, Per delegare efficacemente tutto ciò che um non ha bisogno necessariamente di essere svolto da noi.
Poi una gestione più consapevole del tempo, quindi una riduzione degli sprechi e un maggiore focus, e infine una pianificazione migliore delle giornate, delle settimane, dei mesi.
Quindi vediamo come funziona questa matrice.
La matrice è divisa in quattro quadranti, ap.
in base a queste due dimensioni di importanza ed urgenza.
Il primo c- quadrante è dove abbiamo quelle attività, Sia importanti che urgenti, quindi quelle che effettivamente richiedono un'azione immediata, perché ad esempio, um hanno un grande valore per i nostri obiettivi, ma hanno anche una scadenza imminente o è una crisi da risolvere.
um Un esempio può essere un problema critico che è stato segnalato da un cliente importante che va risolto entro oggi.
um Il secondo quadrante è quello dove abbiamo le attività importanti ma non urgenti, quindi è qui che noi dovremmo investire la maggior parte del nostro tempo, perché queste sono attività strategiche, come che ne so, la formazione, lo sviluppo personale, la pianificazione, um Se vogliamo prendere un esempio e um preparare una presentazione per una riunione importante la settimana prossima.
Okay, è una cosa appunto che ha valore verso i miei obiettivi, um e che voglio fare prima che diventi super urgente.
Poi abbiamo il terzo quadrante dove abbiamo le attività urgenti, ma non importanti.
Quindi queste sono quelle attività che sembrano richiedere un'attenzione immediata, ma non hanno un grande valore, um un grande impatto verso i nostri obiettivi, come ad esempio e-mail o richieste improvvise che che non ci aspettavamo.
Questo è il quadrante infatti dove idealmente noi potremmo um fa- trovare delle opportunità di delegazione.
um E poi abbiamo il qua- l'ultimo quadrante um che è dove abbiamo quelle attività che non sono né urgenti né importanti, quindi sono quelle che non aggiungono alcun valore, e spesso infatti in questo quadrante ci sono le tipiche distrazioni come um scrollare i social media per mezz'ora senza alcun obiettivo.
Quindi il nostro scopo nell'utilizzare questa matrice è quello di spostare il più possibile il nostro tempo nei quadranti uno e 2.
Quindi um nelle um laddove ci sono effettivamente attività importanti che siano più o meno urgenti, um poi il nostro scopo è quello di limitare il più possibile ciò che s- sta nel terzo quadrante, um dove quindi.
possiamo per esempio delegare o automatizzare e ridurre o eliminare idealmente tutto ciò che sta nel quarto quadrante.
Ora ti propongo un esercizio pratico per poter applicare subito la matrice di Eisenhower alla tua realtà.
Troverai infatti un file già pronto con le istruzioni e con un modello.
Per te da compilare um con tutte le attività personali e professionali che svolgi, um consiglio di fare questo esercizio nell'arco di una settimana, in modo da veramente catturare tutte le attività um che impegnano il tuo tempo, così che ti renderai effettivamente conto dove sta andando il tuo tempo e soprattutto, Dove dovrebbe andare.
Quindi una volta che avrai inserito qui le attività e le avrai magari ridistribuite, questo ti permetterà di decidere effettivamente cosa fare, quindi cosa fare subito, perché sia importante che urgente, cosa pianificare, quindi, cosa quali di quelle attività sono importanti per i tuoi obiettivi.
E che quindi vanno vanno pianificate nel tuo nel tuo tempo prima che diventino urgenti.
Cosa puoi delegare, quindi cosa non è importante che venga fatto effettivamente da te, ma che magari è urgente, idealmente lo vuoi delegare, e cosa chiaramente andrebbe ridotto all'osso o eliminato completamente perché è praticamente uno spreco di tempo.
Questo esercizio può cambiare radicalmente il modo in cui affronti le tue giornate e le tue settimane, in modo da mantenere il focus massimo su quello che conta davvero per te.
Piccolo preambolo
1) sono utente fin dal suo lancio
2) quest’anno ho speso oltre 3000 ore sulla piattaforma con oltre 13 corsi
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Esperienza
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