Quando parliamo di gestione del tempo e della produttività, non possiamo affidarci solo alla nostra memoria e alla nostra buona volontà.

Ci serve un sistema, ci servono degli strumenti che ci aiutino a strutturare le nostre giornate, a dare una forma chiara ai nostri obiettivi e anche a non perdere di vista le nostre priorità.

Ed è per questo che io consiglio vivamente di utilizzare strumenti digitali.

Siamo fortunati a vivere in un'epoca in cui ce ne sono tantissimi, quindi ti presento adesso una panoramica dei um strumenti principali, um che puoi integrare subito nella tua.

Routine, strumenti che appartengono a quattro categorie principali.

Innanzitutto il calendario digitale, che io personalmente uso tantissimo per pianificare le attività, utilizzare il time blocking e altre per integrare altre strategie che vedremo a breve.

strumenti di project management che sono chiaramente utili quando si lavora su progetti complessi per tenere sotto controllo le le attività e le priorità, liste di attività, strumento molto semplice ma potente, reminder e notifiche per aiutarti a rimanere sul pezzo senza stressarti.

Vedremo a brevissimo tanti esempi di calendari digitali e strumenti di project management.

Quindi voglio spendere due parole sulle liste di attività di reminder e notifiche.

Per quanto riguarda le liste di attività, è uno strumento appunto semplicissimo la lista delle cose da fare, diciamo è uno dei primi strumenti che ci vengono insegnati da piccoli di di fare una lista di tutto quello che dobbiamo fare.

Il problema è che spesso non ne fac.

Siamo un uso corretto.

um La lista infatti non deve diventare una raccolta diciamo infinita, e anziogena di tutto quello che dovremmo fare, um deve invece aiutarci a liberare spazio mentale, quindi a rendere visibile, um il carico di lavoro e a dare anche una direzione alle nostre giornate.

Io infatti consiglio di creare due tipi di liste.

um Una è quella generale dove annoti praticamente, tutte le attività in sospeso, tutte le cose che ti vengono in mente, um o cose da fare nel breve e medio um termine, una sorta di backlog per utilizzare un termine aziendale.

um È una seconda lista invece una lista settimanale dove appunto periodicamente ogni settimana, selezioni quelle 3 cinque attività più importanti ins- insomma quelle che ti avvicinano di più ai tuoi obiettivi.

L'importante per far sì che questo sistema funzioni è che, um um la lista sia sempre visibile, quindi, um falla in un o su un dispositivo che utilizzi oppure um se è una lista fisica attaccala um sul sul frigo o dove, insomma la vedi spesso um e soprattutto va aggiornata costantemente, quindi non farla diventare un una lista della spesa lunga chilometri um che che non andrei mai più a leggere.

Per quanto riguarda invece i reminder e le notifiche, anche qui è un il reminder è un un alleato molto semplice ma molto potente, um se utilizzato nel modo giusto.

Viviamo in un'epoca piena di notifiche, um quindi il segreto è imparare ad usarle a nostro vantaggio, quindi non come una distrazione, ma come un punto di ancoraggio per la nostra attenzione.

Quindi.

Dobbiamo utilizzare promemoria, um e reminder per qualcosa di importante, quindi per esempio ricordarci di prendere una pausa, dopo una sessione di lavoro molto intensa, oppure, um iniziare una routine positiva, per esempio un reminder di um fare un allenamento, ad esempio, um bloccare il tempo per una task importante, soprattutto quando, tendiamo a rimandarla, mettere il reminder ci può aiutare.

Quindi il consiglio importante di utilizzare le notifiche, ciò solo per ciò che è davvero strategico, perché altrimenti troppe notifiche diventano rumore e anzi um perdono efficacia, creano um l'opposto del focus, ci creano distrazione, ma se le impostiamo bene, um diventano un sistema ottimo per restare allineato con i, obiettivi.

Andiamo ad approfondire adesso lo strumento per eccellenza che può migliorare la tua gestione del tempo e della produttività.

Il calendario digitale, personalmente non potrei vivere senza.

Il calendario infatti è uno strumento potentissimo, spesso sottovalutato, in quanto non serve solo ed esclusivamente per segnare le riunioni, ma può diventare il cuore della tua strategia.

di time management.

Infatti puoi organizzare le tue giornate, le tue settimane in blocchi, quindi blocchi di tempo per specifiche attività.

Il famoso time blocking è ideale anche per visualizzare quando fai cosa, quindi per evitare anche sovrapposizioni e per vedere in maniera chiara quanto tempo hai a disposizione e come lo puoi sfruttare al meglio per il raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Inoltre, Google Calendar, ma così come anche gli altri calendari digitali, um integrano anche um reminders e e list, quindi è un tool molto molto completo.

Infatti vale lo stesso anche per um per Outlook che viene utilizzato um particolarmente um per contesti aziendali in quanto ha delle funzioni specifiche, um per sincronizzare meglio appunto.

con i colleghi, um diciamo aggiungere le promemorie intelligenti eccetera.

um Inoltre se sei um su su dispositivi Apple c'è anche um Fantastical che è um è anche un tool molto simile, ha un'interfaccia molto intuitiva, e ti permette di integrare in un unico posto calendari, promemoria e task.

um Alla fine tutti questi strumenti hanno delle, Funzionalità comuni, non è importante quale strumento usi, l'importante è l'abitudine, io consiglio sempre di dedicare, almeno 15 minuti, per esempio il venerdì o il sabato a um pianificare la settimana successiva, utilizzando un calendario um e poi cerca di rispettare quello che hai pianificato.

Invece per chi lavora su um progetti um complessi o comunque, um per chi ha tante attività da gestire, um gli strumenti di project management possono davvero aiutare molto.

um Ad esempio, uno dei più famosi è um Asana, um utilizzato tantissimo soprattutto in contesto aziendale, dove puoi appunto creare task, assegnarle um, specifici specifiche persone, um specifici team, tracciare le scadenze, um capire cosa è urgente e cosa no.

um Infatti c'è una sezione specifica My tasks che è perfetta per vedere tutto quello che hai in sospeso, appunto, um come se fosse un backlog e um che puoi utilizzare anche per organizzare poi queste attività per priorità.

Invece Trello è un altro strumento molto molto utilizzato, um perfetto se vuoi vedere tutto visivamente, diciamo è un'interfaccia molto, um semplice e molto catchy anche io personalmente la uso con alcuni dei miei clienti um perché ti permette di creare una bacheca divisa per colonne, um super personalizzate.

um Però per farti un esempio, puoi fare una colonna, cose da fare, um cose in corso, cose invece già completate, e puoi trascinare, um proprio col mouse um le attività da una colonna all'altra man mano che procedi, quindi um è ottimo anche per applicare per esempio la matrice di Eisenhower.

E altri modelli um integrati.

um Se hai bisogno invece di una gestione più avanzata, um magari per un team complesso c'è Monday.

com, um che ti permette di gestire in modo collaborativo attività, progetti, um e obiettivi con una grande chiarezza visiva.

Ci sono poi degli strumenti ancora più avanzati per quanto riguarda la la prioritizzazione, um quindi se vuoi fare un passo in più, e applicare modelli appunto come la matrice di Eisenhower oppure altre matrici decisionali, ci sono questi strumenti che ti permettono di farlo in modo visivo e anche in collaborazione con i team.

um 11 esempio è appunto Miro, che ti dà una lavagna proprio digitale um dove puoi usare template preimpostati, Per il brainstorming e per le priorità.

um quindi è ottimo se vuoi ragionare su appunto urgenza, importanza oppure um impatto, contro effort.

um C'è anche Air Focus, che um è un altro strumento avanzato um che nasce come strumento per la pianificazione.

strategica, quindi è pensato soprattutto per il product management, quindi è ottimo se lavori ad esempio con roadmap um o con dei prodotti.

um Ti permette di valutare le attività in base a più criteri, e decidere quindi in maniera più consapevole dove concentrare il tuo tempo.

Quindi in conclusione um tutti questi strumenti hanno lo stesso obiettivo, um farti risparmiare tempo, ridurre il carico mentale e permetterti di agire con maggiore chiarezza.

Il mio consiglio è di sperimentarli, quindi scegli um quelli che funzionano meglio per te, sperimentare magari più di uno, scegli quello che um funziona meglio e non avere paura di cambiare um approccio se qualcosa non ti convince, ce ne sono tantissimi.

Io personalmente uso praticamente quasi tutti questi strumenti che vi ho fatto vedere, chiaramente uno per ciascuna categoria a seconda del tipo di progetto su cui sto lavorando.