Un passo indietro, che non è la canzone dei Negro Amaro, ma è una premessa prima di introdurre la mia tecnica preferita per la gestione del tempo.

Quando si parla di gestione del tempo in molti si concentrano solo su un aspetto, quello del fare di più in meno tempo.

La verità è che la gestione del tempo si basa su due pilastri fondamentali, la pianificazione e la focalizzazione.

Pianificazione significa organizzare in modo chiaro cosa devi fare, quando lo farai e quanto tempo ti servirà per farlo.

Quindi non vuol dire solo scrivere una to do list, ma strutturare consapevolmente il tuo tempo.

Quindi va bene partire da una to do list, ma poi devi collocare nel tempo quelle attività.

Focalizzazione, invece è la capacità di stare su un'unica attività per volta, quindi evitando distrazioni e interruzioni.

In sostanza è la pura applicazione dell'approccio del single tasking, invece del multitasking.

Quando queste due cose lavorano insieme, quindi quando hai una buona pianificazione ma anche un vero focus, è lì che puoi davvero cambiare il modo in cui vivi le tue giornate e soprattutto le tue settimane.

Ed è proprio da questa combinazione che nasce la tecnica che stiamo per vedere, il time blocking.

Il time blocking, la mia tecnica preferita, è una delle tecniche più semplici ed efficaci per gestire meglio il tuo tempo e soprattutto per ridurre lo stress.

Che cos'è esattamente? È un metodo che consiste nel suddividere la tua giornata, ma anche la tua settimana, in blocchi di tempo.

Ognuno di questi blocchi dedicato ad una specifica attività.

L'obiettivo quindi è molto semplice, creare un programma strutturato di tutto quello che devi fare.

Così, sai sempre cosa devi fare quando lo devi fare, evitando di passare quindi da un da un'attività all'altra in maniera caotica.

In ogni blocco, una volta che lo hai programmato, applichi l'approccio del single tasking, ti concentri solo su un'attività alla volta.

Quindi ti focalizzi meglio ed eviti distrazioni.

Come lo implementiamo questo time blocking? Molto semplice, non serve nessun tool particolare, un semplice calendario digitale che probabilmente già usi per altri motivi, quindi può essere Google Calendar, può essere Outlook o qualsiasi altro strumento che ti permette di visualizzare letteralmente il tempo in blocchi.

Puoi creare blocchi di tempo quindi per le tue attività principali, così come se fossero appuntamenti con te stesso.

Se per esempio devi lavorare a un progetto molto urgente, e ancora devi iniziare, è venerdì, Io ti direi lunedì mattina ti blocchi subito tre ore e sai che lavorerai su quel progetto.

Chiaramente um blocchi di tempo vanno um creati anche per quelle attività che sono molto ricorrenti, ad esempio le mail o i meeting.

I meeting spesso.

vanno un po' da sé.

Le mail, per esempio, sottovalutiamo molto l'impatto della leggere e rispondere alle mail sul nostro flusso di lavoro.

Riceviamo mail continuamente e chiaramente non sappiamo quando le riceveremo, giusto? um Non è nel nostro controllo.

Quello che noi possiamo controllare quando gli dedichiamo attenzione, sia per la lettura, ma anche per la risposta.

Non è detto che quando leggi una mail devi anche rispondere.

Quindi, ad esempio io consiglio di creare dei blocchi per leggere le mail, così ti assicuri che, ogni non lo so, tre ore, Hai um visibilità su sui messaggi che hai ricevuto, ma magari non tutte le mail vanno risposte in maniera urgente, quindi ha senso crearsi a volte anche dei dei blocchi per rispondere alle mail, per chiudere il backlog di mail, per esempio, ma anche molto importante è quello di mettere creare blocchi anche per la tua vita privata, anche per le pa-.

anche per il tempo libero, in modo che hai una visione chiara della tua giornata e della tua settimana.

um così sei sicuro che ogni attività che per te conta che sia professionale o personale, abbia il giusto spazio e non si sovrapponga con il resto.

In questa slide ti mostro un esempio concreto di una settimana lavorativa pianificata con la tecnica del time block.

basata su un modello che puoi scaricare e adattare alle tue esigenze.

Come puoi vedere, infatti mi sono ispirato un po' il modo in cui lavoravo io quando ero in azienda in cui bloccavo sempre la prima ora della giornata, quando era possibile per il controllo dell'agenda e delle mail e soprattutto per rispondere.

le mail urgenti.

Qui ho ipotizzato un professionista che lavora su tre progetti principali progetto Blink, progetto Pantera, progetto Batman, per cui ho organizzato la settimana in modo da dedicare abbastanza tempo a ciascuno dei tre progetti.

Chiaramente ci sono dei blocchi invece riservati ai meeting che fanno sempre parte della settimana lavorativa.

Blocco per la pausa pranzo, che chiaramente è molto importante, così come le pause caffè, quindi, um il time blocking non è solo per le attività produttive, ma anche per le attività di um diciamo di di riposo, di socializzazione.

in questo modello non ho inserito anche potenziali aspetti legati alla vita personale, ma io personalmente utilizzo il il calendario anche per raggiungere, ad esempio, quando andrò in palestra oppure quando ho un appuntamento diciamo personale o altre.

Cose proprio perché mi aiuta a dare ad avere una visione veramente complessiva ed integrata della mia vita sia professionale che lavorativa, um sia professionale che personale.

Vedrete, vedrai anche che all'interno di questo modello ci sono degli spazi vuoti, perché è chiaro, vogliamo ottimizzare il tempo, quindi, um assicurarci che um programmiamo tutte le nostre attività principali, Ma dobbiamo anche prendere in considerazione um che um non possiamo sovraccaricarci di attività, e soprattutto abbiamo bisogno dei buffer di alcuni di al- di alcuni spazi, um che possono servirci per eventuali imprevisti, um per eventuali situazioni in cui magari un'attività che abbiamo um collocato nel tempo um richiede più tempo del previsto.

Pertanto io consiglio sempre di avere per ogni giornata, ma in particol- ma soprattutto, nell'arco della settimana degli spazi vuoti che possono far fronte ad imprevisti e necessità.

Infatti, soprattutto sul venerdì consiglio sempre di non um pre- um programmare troppe cose perché tipicamente il venerdì è il giorno in cui magari andiamo a recuperare um delle delle cose che non siamo riusciti a fare durante la settimana, oppure semplicemente ci sono nuove urgenze da da risolvere prima del del fine settimana.

E quindi ti invito a testare questo um modello, a scaricarlo, um a programmare la tua settimana tipo e poi iniziare effettivamente ad applicarla anche nei calendari digitali.

Quindi andando a sintetizzare i benefici del time blocking, abbiamo tre macro aree, innanzitutto migliore gestione del tempo nel senso che ogni attività ha il suo spazio, riduci il sovraccarico mentale e sei sicuro di avere abbastanza tempo per fare tutto ciò che è prioritario.

Aumento della produttività, quindi in ogni blocco ti focalizzi su un compito alla volta, lavorando meglio e con meno errori, e riduci lo stress automaticamente.

Sai sempre cosa devi fare, quindi smetti di pensare a tutto contemporaneamente.

Quindi in sintesi il time blocking, se impari ad usarlo con una logica basata allineata ai tuoi obiettivi e fai un po' di pratica, può veramente fare una grande differenza nella qualità delle tue giornate.