Lezione dal corso Time Management: ottimizzare il tempo e aumentare la produttività
Uno dei problemi principali della gestione del tempo è che non sappiamo davvero dove va a finire il nostro tempo.
Abbiamo la sensazione di essere sempre impegnati e sempre occupati, ma poi a fine giornata non sappiamo bene cosa abbiamo concluso.
Per questo il primo passo fondamentale per migliorare la la tua produttività, è quello di prendere consapevolezza, quindi chiediti come sto usando il mio tempo? Questa fase di analisi è infatti fondamentale per individuare cosa va mantenuto, cosa va migliorato e cosa invece va eliminato del tutto.
Uno dei metodi migliori, più efficaci per fare questa prima parte di analisi è quello di monitorare le tue attività quotidiane.
Lo puoi fare con degli strumenti digitali.
Un esempio è Toggle, che è molto semplice in quanto manualmente vai a tracciare ogni attività um associata al tempo che e che che ci dedichi.
Ci sono poi invece strumenti un po' più complessi come Rescue Time, che però sono anche più automatizzati.
Quindi Rescue Time lavora nel background e analizza automaticamente, come utilizzi il tuo tempo sul computer, quindi rileva i siti che che frequenti, quali app utilizzi.
Entrambi gli strumenti, diciamo sono ottimi per creare un primo report, um realistico e soprattutto visivo di come utilizzi il tuo tempo.
In alternativa a questi strumenti o comunque in aggiunta, um puoi um creare anche un semplice registro manuale.
Quindi in pratica, prendi nota delle attività che svolgi e di quanto tempo impieghi per ciascuna.
In questo caso lo puoi fare appunto anche senza strumenti complessi, semplicemente con un, Fai l'Excel o addirittura su un quaderno, l'obiettivo insomma è di diventare consapevole di, come spendi davvero il tuo tempo, così che puoi iniziare a riconoscere le attività che effettivamente assorbono, tanto tempo ma non generano altrettanto valore.
Dopo questa fase di, um raccolta dei dati, uno strumento che che può aiutarti molto per la fase successiva è la matrice di Eisenhower, perché ti aiuta a classificare le attività secondo due criteri, l'importanza e l'urgenza.
In questo modo riesci ad identificare subito le attività che effettivamente vanno svolte in quanto sono sono importanti ed urgenti, quelle che vanno.
pianificate perché sono importanti ma non urgenti, ma soprattutto ti aiuta ad identificare le attività che cadono nei due quadranti inferiori, quindi quelle che andrebbero potenzialmente delegate e quelle che andrebbero completamente eliminate.
Facciamo degli esempi classici di sprechi comuni.
Chiaramente tutti pensano subito all'utilizzo eccessivo dei social media.
Purtroppo è una trappola in cui cadiamo prima o poi tutti è ovvio che l'utilizzo eccessivo dei social media, oltre a rappresentare uno spreco di tempo, spesso rappresenta anche un elemento di distrazione, soprattutto se le notifiche ci arrivano e le andiamo a controllare mentre stiamo lavorando.
Un altro esempio classico sono le riunioni non necessarie se lavori in un contesto aziendale.
Sono sicuro che che sai di cosa parlo.
Ci sono tante riunioni che alla fine non sono eff- effettivamente essenziali e non hanno obiettivi chiari.
Quindi um come possiamo intervenire per correggere questi questi sprechi comuni um a, esempio per i social media, ci sono diverse tecniche.
Una può essere quella di avere limiti di impostare limiti giornalieri nell'uso dei um dei social media.
Ci sono delle app che ti possono aiutare anche con questo, addirittura delle app che non ti permettono di entrare.
um Nei social media, sui social media in determinate fasce orarie, ma banalmente io consiglio anche semplicemente rimuovi le notifiche um gran parte del tempo insomma um durante le l'orario lavorativo.
um Io in realtà lo faccio anche al di fuori dell'orario lavorativo, spesso limito le notifiche solo a determinate app, Importanti.
um Per quanto riguarda le le riunioni necessarie, non necessarie, è chiaro che questo dipende anche molto dalla natura del tuo del tuo lavoro.
um se comunque hai controllo sulle sulle riunioni, ogni tanto ti consiglio di fare una sorta di appunto analisi, um e di brainstorming.
Okay Quali riunioni sono necessarie, valuta anche la la la lunghezza delle riunioni, il numero di partecipanti, um la frequenza delle riunioni.
So che a volte è buona pratica avere anche delle riunioni ricorrenti, soprattutto in ambito aziendale o di project management, perché ti aiuta a avere controllo sui progressi.
um Aiuta insomma un po' l'aspetto anche l'incentivo al progresso um ti permette anche di avere delle deadline, ma è vero anche che a volte, abbiamo delle serie di meeting um ricorrenti che non sempre aggiungono valore, quindi di tanto in tanto è bene, analizzarne um la l'importanza.
E valutare eventuali cambi di um diciamo di organizzazione e di struttura.
Ora tocca a te fare un vero e proprio esercizio per applicare tutto ciò, quindi ti consiglio per una o due settimane di utilizzare uno strumento di monitoraggio o un registro manuale per tracciare tutte le tue attività lavorative, um prendere quindi nota di quanto tempo impieghi su ciascuna.
di queste attività, riconoscere soprattutto i i momenti di distrazione o di interruzione e alla fine del periodo diciamo analizzare questi dati, quindi identificare le attività, che sono palesemente non produttive e modificare quindi poi il tuo piano settimanale di conseguenza.
Questo ti darà una solida base per costruire un piano di miglioramento reale e sostenibile.
Piccolo preambolo
1) sono utente fin dal suo lancio
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Esperienza
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