Per la maggior parte delle situazioni e delle professioni, anche il miglior processo lavorativo non regge se facciamo tutto da soli.

Quindi qui entra in gioco un altro tassello fondamentale, quello della delega.

Delegare non vuol dire semplicemente scaricare, attività sugli altri, ma la delega è un atto di fiducia, è un atto anche di responsabilità perché significa dare a qualcuno gli strumenti per agire in autonomia, ma anche sapere cosa e quando delegare.

Infatti una delega ben fatta um può avere grandi vantaggi, può ridurre il tuo carico di lavoro, permettendoti quindi di dedicarti solo alle attività, a più alto valore e inoltre fa crescere anche le persone attorno a te, quindi questo soprattutto in un contesto di aziendale o di team, delegare significa anche sviluppare competenze nel team.

Per fare bene la delega bisogna seguire tre regole d'oro.

Identificazione delle attività delegabili, quindi innanzitutto parti da quelle attività ripetitive o da basso impatto, che quindi richiedono magari una supervisione minima, um e che possono essere gestite dagli altri.

In secondo luogo, comunicazione chiara delle aspettative, quindi, da istruzioni molto chiare, gli obiettivi devono essere chiari, ma anche le scadenze e le aspettative, Ed è meglio sempre metterle in nero su bianco.

Terza strategia, segui il processo con feedback, quindi monitoraggio, non abbandonare completamente il controllo, guida la persona che a cui hai delegato la task, osserva e chiaramente migliora insieme il processo.

Vediamo alcuni esempi pratici, Il primo, un manager che delega la creazione di report settimanale a un assistente, consentendo al manager quindi di concentrarsi sulla strategia.

Questo è un esempio molto tipico di task, ripetitiva, quello il report settimanale e che magari non ha neanche un, un elevatissimo grado di complessività.

Quindi è un ottimo esempio di um task che il manager può assegnare a un assistente, chiaramente, um previa un allineamento sugli obiettivi, un training, un template che l'assistente può utilizzare, e chiaramente una revisione prima della consegna finale per assicurarci che um che che siano stati rispettati gli standard delle intenzioni.

Secondo esempio, un imprenditore che affida la gestione del blog aziendale a un freelancer, chiaramente con istruzioni precise sul tono e lo stile.

Un imprenditore non può saper fare tutto e saperlo fare anche bene, soprattutto quando parliamo magari di content creation e cose del genere, invece, affidare alcuni compiti a un freelancer può risparmiare molto tempo, garantire alto livello di qualità ed efficienza, purché ci sia un allineamento chiaro su, I contenuti, il tono e lo stile.

Terzo esempio, un leader di un team che organizza incontri settimanali per rivedere i progressi dei compiti delegati e fornina i suggerimenti.

Questo anche, soprattutto applicabile in un contesto di team dove, il team leader è il responsabile per la delivery di alcuni progetti, ma chiaramente non può farli, tutti da solo e quindi è normale delegare ad altri membri del team, purché ci siano degli incontri settimanali o comunque delle altre, um Negli altri modi per le revisioni periodiche per assicurarsi che, um l'output abbia um il la qualità um richiesta dal dalla natura del progetto.

Parliamo di uno degli strumenti più potenti per massimizzare la tua produttività ed ottimizzare il tuo flusso di lavoro, l'automazione.

L'automazione consiste nell'applicazione della tecnologia a dei compiti ripetitivi, affinché vengano svolti in maniera automatica, riducendo il tuo input diretto, quindi riducendo l'input umano.

Esistono tanti strumenti già da tempo che ti permettono di um automatizzare alcune parti del tuo flusso di lavoro, ancor di più oggi con l'intelligenza artificiale, le possibilità si sono, Moltiplicate esponenzialmente.

È un po' come avere un assistente che lavora per te, 24 ore su 24, sotto le tue istruzioni, ma che non fa errori e non ha dimenticanze.

Chiaramente i vantaggi sono um molto evidenti.

Risparmi tempo, quindi eviti di fare tu, molte task manuali e ripetitive che sono molto time consuming e magari non aggiungo, Tanto valore e riduci anche gli errori, perché riduci la dependency da errori manuali o da dimenticanze.

Quindi migliori anche um l'output, e um chiaramente l'esperienza del tuo cliente.

in generale io direi ti ti permette anche di essere più reattivo nel business in generale.

Ora, l'automazione si può applicare a tanti, Tante fasi del lavoro dipende molto anche da ciò di cui tu ti occupi.

Alcuni alcune aree diciamo tipiche di applicazione dell'automazione sono innanzitutto la gestione delle mail, quindi si possono automatizzare delle risposte o, Comunque si possono automatizzare delle delle categorizzazioni, delle mail in entrata, affinché um sia più facile per te rivederle e rispondervi.

um si possono chiaramente anche um automatizzare alcune notifiche sia in entrata che in uscita.

um Il se- la seconda area è quella dell'integrazione tra sistemi, quindi laddove lavori su diversi tool, um ci sono degli strumenti come Zapier che praticamente fanno comunicare tra loro, i tool, um in modo da appunto um velocizzare alcuni passaggi, ad esempio, da Google Form um a Trello oppure da Gmail a Notion direttamente.

E poi il terzo campo è famosissimo, quello del marketing.

Si può automatizzare, si possono- automatizzare molte fasi, dell' onboarding, per esempio, ma anche del di follow-up della lead generation e um in generale, um si può migliorare la personalizzazione um della della comunicazione.

Vediamo alcuni esempi pratici um è molto tipico nell'ambito dell'e-commerce automatizzare le mail di conferma e le notifiche di spedizione al cliente.

Basta collegare in sostanza la la parte della comunicazione, quindi delle dell'invio di di comunicazioni con la logistica, ad esempio.

Il secondo esempio anche qui c'è un collegamento tra il sistema di gestione degli ordini con il software di contabilità.

Quindi automaticamente si creano le fatture sulla base di quello um del del gestionale degli ordini.

Il terzo esempio, anche molto classico, il team di marketing che utilizza l'automazione per inviare promemoria ai clienti, che hanno abbandonato il carrello, quindi hanno messo dei, um degli articoli nel carrello su un e-commerce, poi non hanno completato l'acquisto, si può automatizzare um il reminder per spingere a completare l'acquisto quindi, L'ottimizzazione del flusso di lavoro significa semplificare, per moltiplicare e l'automazione appunto, è un grande strumento che ti può aiutare a lavorare meglio e con meno fatica, evitare il caos e mantenere comunque il controllo su tutto.