Andiamo a vedere come pianificare una settimana tipo, ovvero una settimana lavorativa potenzialmente ideale, efficace ed equilibrata.

E andiamo a vedere anche come cambia la pianificazione della settimana lavorativa, quando sappiamo di andare incontro ad una settimana di picco lavorativo, quindi una settimana con higher workload.

Innanzitutto vediamo come abbiamo diviso la settimana in blocchi, quindi stiamo applicando un po' di time blocking, un po' di task batching, quindi, raggruppare attività simili l'una.

vicino all'altra applichiamo dei buffer, applichiamo delle pause e applichiamo in generale diverse tecniche di ottimizzazione del tempo e della produttività.

Innanzitutto idealmente cominciamo la giornata con controllare la nostra agenda, soprattutto se abbiamo pianificato a dovere e controlliamo le mail, dato che è chiaro che molte molte molte priorità cambiano a seconda della nostra casella di posta.

Quindi è bene controllarla subito.

Ricordiamoci che è bene evitare di controllare le mail continuamente e rispondere alle mail continuamente.

È bene invece avere dei blocchi specifici in cui ce ne occupiamo per ridurre lo stress e per ridurre anche la distrazione dalle altre attività.

Quindi iniziamo la giornata col controllo dell'agenda, controllo delle mail, rispondiamo alle mail più urgenti, Il resto può aspettare.

Abbiamo poi un altro blocco di controllo mail e agenda subito dopo pranzo, così partiamo um diciamo sempre con chiarezza, e con le priorità chiare e poi a metà giornata, chiaramente le andiamo a rivedere.

Gran parte della nostra settimana deve essere verde scuro, quindi il colore che ho che ho dato al core business, quindi le nostre attività principali che generano valore, um dove dobbiamo essere assolutamente focalizzati.

Meglio evitare in quelle fasce appunto notifiche, di farci distrarre dalle mail, eccetera.

Chiaramente spesso abbiamo nella nostra settimana lavorativa, gran parte almeno delle professioni, hanno delle parti in cui c'è comunicazione, interazioni, meeting, call, um gran parte dei quali magari sono sono programmati, motivo per cui se sono programmati, cerchiamo di, Piazzarli in specifici blocchi, non appena iniziamo la giornata, non subito dopo pranzo, non a fine giornata, quindi idealmente tra le 10:30 e il mezzogiorno la mattina, um e poi un'altra fascia diciamo intermedia nel pomeriggio.

um E cerchiamo di metterle tutte insieme, quindi quella è la fase in cui il nostro cervello è impostato su comunicare con gli altri, okay? Così che il resto della giornata possiamo focalizzarci su su altre attività.

Quindi qui abbiamo utilizzato soprattutto il task batching, mettiamo le comunicazioni in momenti definiti.

Vedrai nel piano tante pause, più o meno lunghe.

Pausa pranzo fissa e non negoziabile.

Meglio farla lunga abbastanza, poi è chiaro dipende anche dal tuo flusso di lavoro, ma è bene anche avere dei piccoli break a metà mattinata o a metà pomeriggio e soprattutto dei buffer, quindi degli spazi liberi nell'agenda in cui, ti dedichi a potenziali imprevisti, potenziali richieste urgenti, potenziali attività che avevi programmato, ma magari, Richiedono più tempo o comunque se sei fortunato, ti ti de- ti um ti godi qualche pausa aggiuntiva.

Vedrai nel piano anche un giorno senza meeting, io qui l'ho messo il mercoledì, um Consiglio a tutti di avere, di cercare almeno di avere una giornata senza meeting programmati, poi è chiaro, può capitare avere un meeting dell'ultimo minuto, una chiamata, ma è bene um cercare di avere una una giornata in cui non si hanno distrazioni da meeting, che spesso sono tempo non produttivo, spesso di nuovo, dipende anche dal lavoro che fai, dove puoi dedicarti non solo al core business, ma anche a ricerca, sviluppo e formazione, quindi nell'ottica di, Miglioramento continuo, è bene avere nella nostra agenda anche un giorno dove abbiamo più tempo e più focus per questa tipologia di attività.

Ho messo dei blocchi per il reporting e per l'auditing che è anche tipico di molte professioni, solitamente si fa, Il venerdì, quindi è bene avere già un blocco, ad esempio il giovedì per preparare insomma le intenzioni e capirne um gli obiettivi e poi occuparsene il venerdì.

Chiaramente, il venerdì è anche un giorno particolare, il pomeriggio è meglio non prevedere già in anticipo chiamate programmate, come puoi vedere lì c'è uno slot arancione ma è di meeting e interazioni extra, quindi non programmate di base.

Quindi per dedicarsi eventualmente ad urgenze, um ma soprattutto il venerdì ci deve essere spazio anche per appunto focus su sul core, quindi per chiudere eventuali tasche urgenti e anche spazio per pianificare la settimana successiva e chiaramente buffer addizionali, idealmente.

Andiamo a vedere come cambia la settimana e la pianificazione settimanale, quando prevediamo una settimana di picco lavorativo.

Innanzitutto puoi vede- puoi notare subito che c'è più verde scuro, quindi, Dobbiamo dedicare più tempo al core business, okay? Quindi abbiamo più blocchi e sono più lunghi, e c'è una riduzione dei meeting programmati, quindi abbiamo meno arancione, come puoi vedere.

Proprio perché bisogna tenere solo quelli essenziali, molti meeting possono essere poco produttivi.

Inoltre andiamo anche a sospendere, um o a rimandare o quantomeno a ridurre, in questo caso io l'ho proprio eliminate, um il tempo dedicato alla ricerca e sviluppo, alla formazione, giusto? Quindi non c'è proprio più il blocco, non ci sono più i blocchi gialli sul mercoledì, li abbiamo eliminati.

Proprio perché ap.

in una fase di picco lavorativo dove, magari abbiamo più più output, più impatto sul core business, sono attività che possiamo rimandare.

Anche gli audit, il reporting um qui è diminuito il tempo necessario, in una settimana di picco lavorativo si può discutere, di eliminarlo completamente o comunque ridurlo o almeno delegarne una parte in modo che, um Hai più tempo libero per il core business, prevediamo anche dei potenziali overtime, vedrai degli slot appunto dove, um vado anche a programmare, è consigliabile programmare anche quando, posso fare più overtime, come lo distribuisco nell'arco della settimana, se so, che per coprire un certo workload settimana prossima dovrò per forza fare overtime.

ha senso, Diciamo dividerlo attraverso su su diversi giorni, un giorno inizio prima, un giorno finisco dopo, un giorno faccio una pausa pranzo più breve, perché fare ad esempio due ore di overtime nello stesso giorno, può non essere produttivo, perché sarò forse troppo stanco.

Quindi um programmare anche gli overtime può essere una scelta intelligente, e chiaramente inserire più buffer all'interno del del calendario, proprio per eventuali urgenze, eventuali imprevisti.

Cosa non cambia invece le pause? Le pause restano fondamentali, soprattutto in realtà in una in una settimana di picco lavorativo perché le pause ci aiutano a mantenere l'energia e la lucidità.

Okay, altrimenti se non ci fermiamo mai perdiamo produttività.

um Il time blocking resta, anzi, d- diventa ancora più importante, ma va adattato chiaramente alle esigenze e poi ci deve essere sempre una chiarezza di priorità.

E u- una una ricerca dell'equilibrio, quindi okay, dobbiamo lavorare di più, in generale, quindi più ore, okay, cerchiamo di trovare equilibrio nel come di- in come distribuiamo questo errore.

Dobbiamo lavorare di più sul nostro core business, okay? Vediamo di ridurre magari il tempo speso, le energie spese in altre cose, quindi dobbiamo sempre cercare un equilibrio.

Ti invito a testare questi.

Questa questo modello che tra l'altro è nelle risorse, è scaricabile e ti consiglio di applicare queste tecniche all'interno del tuo calendario lavorativo, quindi uno dei calendari digitali a disposizione, puoi benissimo mettere blocchi di colori diversi, nomi diversi e divertirti a diventare più produttivo ed efficiente.