Lezione dal corso Time Management: ottimizzare il tempo e aumentare la produttività
Vediamo un'applicazione pratica di come un manager può utilizzare le diverse tecniche di gestione del tempo e della produttività per migliorare l'efficienza del suo team.
Iniziamo con gli obiettivi.
Primo compito del manager è far sì che il team abbia degli obiettivi, smart, quindi il framework che può aiutarti a creare obiettivi specifici, Murabili, realistici e um con una scadenza chiara, aiuta a dare a a a dare al team un senso di direzione chiaro, ma questo non basta, gli obiettivi devono anche essere allineati con la visione aziendale, così, tutto il team sa che i loro sforzi contribuiscono a qualcosa di più grande.
Infine, se vuoi davvero ottenere il massimo dalle dalle persone che che gestisci, Crea anche un allineamento quanto più possibile individuale, trova un collegamento tra i gli obiettivi aziendali e del team e gli obiettivi individuali della persona, in modo da creare una motivazione che viene ancor più dall'interno, um a- anziché solo dall'esterno.
Definire le priorità, quindi una volta stabiliti gli obiettivi, dobbiamo definire le priorità, quindi, quali sono le azioni proprio concrete che ci porteranno al al traguardo.
Quindi uno strumento che aiuta molto in questo caso è quello della matrice di Eisenhower, non solo per per le task che il manager deve svolgere, ma soprattutto per le task che il team, um Deve deve svolgere per individuare quindi le tasche che devono essere fatte immediatamente, quelle che vanno pianificate, quelle che vanno ridotte, delegate o addirittura, eliminate.
Quindi consiglio di fare questo esercizio sia per le task individuali del manager, sia per le task di di tutto il team.
Dopodiché si passa alla pianificazione strategica, quindi si entra nella fase più operativa, Le milestones chiaramente qui aiutano a suddividere il progetto o comunque il macro obiettivo, in tappe più chiare con responsabilità assegnate.
Qui, fa molto d'aiuto anche il time blocking a livello di team, quindi identificare dei momenti, um della settimana dove si fa brainstorming tutti insieme, dove si fanno delle review o, diciamo delle sessioni di deep work collaborativo.
Super importante anche compito del manager è quello di ottimizzare la comunicazione, quindi non solo assicurarci che s- assicurarsi che ci sono, riunioni solo necessarie, quindi eliminare tutti, tutte le riunioni non produttive, che tutte le riunioni abbiano anche un'agenda molto chiara e degli obiettivi chiari, e anche magari fare un batching del delle comunicazioni.
Questo può essere una strategia molto potente, Il manager um può essere contattato, viene normalmente contattato, da tante persone in momenti diversi a praticamente a qualunque momento della giornata, questo può creare questa um questa esigenza di rispondere costantemente a messaggi e mail, distraendosi con- con- continuamente e perdendo focus sul core business, quindi è bene invece fare un batching, quindi, Comunicare um rispondere ai messaggi in momenti precisi della della giornata.
Altra cosa importantissima, delegare, delegare in modo efficace, quindi, um assegnare i compiti in base alle competenze dei dei team members, non solo.
,, In base alla loro disponibilità, chiaramente delegare non è tutto, per rendere la delega efficace devi anche fare dei follow-up regolari, senza cadere nel micromanagement, quindi qui possono aiutare anche strumenti digitali.
, Come ad esempio Trello o Aana, che quindi permettono al team di aggiornare in autonomia lo stato delle attività.
Altra strategia che viene in aiuto per il manager, tecniche di focalizzazione, quindi, um sia per le sue tasche individuali, sia per il team, best practice come la tecnica del pomodoro, um il time blocking di nuovo per affrontare determinate urgenze, ma anche per dare supporto.
Il manager deve sempre prevedere che dovrà supportare il team, quindi è bene avere delle De un time blocking anche di buffer per supportare il team, e chiaramente la gestione delle pause, anche qui, per prevenire, cali di energia e anche per prevenire il burnout, sia per il manager, sia per il team è bene gestire le pause.
Il manager dovrebbe anche appunto stimolare il team a prendere delle pause, magari creare anche delle vere e proprie, um dei coffee break di team, diciamo delle op- opportunità anche di socializzazione e di distrazione, purché siano, Ben pianificate ed equilibrate con il resto del del del calendario.
Infine, monitoraggio, monitoraggio, quindi monitorare i progressi, ma soprattutto celebrare i risultati, quindi creare diverse opportunità e meccanismi di feedback, ricordiamoci anche che non tutti um preferiscono lo stesso tipo di feedback, quindi un manager deve anche riconoscere, Le diverse modalità di feedback preferite dai da da dal team um e riconosciamo i successi.
Quindi la motivazione e lo spirito di squadra migliorano visibilmente se, um da manager riconosciamo i successi del team.
Quindi ogni strategia ha un suo scopo, nel file trovi anche degli esempi più, più specifici e una spiegazione ancora più esplicita del beneficio di ciascuna um strategia.
Il ruolo del manager è quello di guidare, facilitare e creare il contesto giusto affinché tutto il team possa esprimersi al meglio, esprimere al meglio il proprio potenziale e e avere quindi una gestione del tempo efficace e soprattutto consapevole.
Piccolo preambolo
1) sono utente fin dal suo lancio
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Esperienza
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