Vediamo insieme un caso pratico di applicazione delle strategie di gestione del tempo e di massimizzazione della produttività, attraverso la storia di Marco, un mio cliente.

Marco lavora come export manager nel settore food, per un'azienda abbastanza strutturata, ma con una gestione ancora molto centralizzata e un po' vecchio stampo, un po' all'antica.

Lavora in ufficio dal lunedì al venerdì, ha un commuting di mezz'ora al giorno e l'orario normale lavorativo è dalle nove alle 18.

Inoltre, almeno una volta al mese um viaggia per lavoro, per fiere di settore, o per incontrare um clienti, quindi per incontri commerciali.

um Dal punto di vista personale Marco è sposato, e ha un figlio in arrivo.

Quindi vuole dedicare chiaramente più tempo alla sua famiglia.

Vuole riprendere a fare sport che gli manca da un po' di tempo, ma vuole anche scrivere articoli in ambito export e food per costruire il suo personal branding.

Vuole partecipare all'attività sociale e di volontariato che ha fatto spesso nel corso della sua vita.

E vuole anche studiare francese, che gli serve molto sul lavoro per um relazioni commerciali con paesi in lingua francofona.

Qual è il problema di Marco, che vuole fare tutto contemporaneamente, ma non riesce a portare a termine molto, quindi si trova spesso stanco, stressato.

con la sensazione di essere sempre di corsa.

Quindi con Marco cosa abbiamo fatto innanzitutto, siamo partiti da un'analisi della sua settimana tipo, da cui sono emerse alcune criticità molto comuni.

um Innanzitutto spesso restava al lavoro oltre l'orario prestabilito, in media, quindi 2030 minuti ogni giorno, um senza un reale motivo poi, senza, Una reale urgenza.

um prendeva spesso chiamate fuori l'orario lavorativo per urgenze che in realtà potevano essere prevenute o comunque pianificate meglio.

um la comunicazione interna in azienda era molto disorganizzata, non c'erano re- um routine standard e procedure standard, quindi veniva spesso interrotto mentre lavorava e c'erano tante richieste costantemente richieste last minute.

Poi dal dal punto di vista personale appunto lui si poneva tanti obiettivi, troppi, senza però avere 111 chiaro, innanzitutto un chiaro ordine di priorità, e senza un vero e proprio planning nella sua nella sua agenda.

Quindi, abbiamo implementato diverse strategie, abbiamo lavorato su più fronti, innanzitutto su una la definizione di obiettivi chiari, soprattutto più realistici e sostenibili.

Quindi ad esempio, nel breve termine, Ci siamo focalizzati su creare una routine di allenamento sostenibile, quindi senza voler strafare, non è realizzabile, mi voglio allenare cinque giorni a settimana e non è neanche necessario, tre giorni a settimana va bene? um Abbiamo abbiamo spinto per ottenere un giorno di home office um con il lavoro, e abbiamo deciso di alternare, quindi una settimana um a- alternare studio e scrittura, quindi una settimana, in determinati slot s- s- Marco ha iniziato a a dedicarsi allo studio di determinate cose.

um Che ne so, il francese oppure um altri, diciamo altre discipline per la per la crescita personale, e invece alternando a settimane dove lavorava la scrittura degli articoli, Nel medio termine um ci siamo dati obiettivo di completare quanto -2 articoli e essere costante nello studio del francese, facendo lezioni però ogni due settimane, quindi come dicevo alternando con altre attività, e poi nel lungo termine um valutare la ripresa di attività sociali che invece nel breve termine e nel medio termine sono state eliminate, perché di nuovo non si può fare tutto, se si vuole fare troppo si rischia di non fare le cose bene.

Quindi abbiamo lavorato poi sulla riorganizzazione della sua settimana, quindi con un giorno di Home Office già si è ridotto un po' di tempo di commuting e anche un po' di stress, quindi, potendo ritagliare anche un po' più di spazio per per sport e famiglia, abbiamo iniziato ad utilizzare il il time batching sul lavoro, quindi per concentrare riunioni e attività offline in momenti precisi, in giorni precisi, cosa che l'ho anche facilitato.

nel chiedere poi un giorno di di Home Office, ha creato lui spontaneamente e proattivamente dei meeting ricorrenti con alcuni stakeholder e dipartimenti, con un calendario condiviso e avendo scadenze e aspettative reciproche e più chiare, il che ha migliorato molto la comunicazione interna, l'ha velocizzata e anche ridotto i livelli di stress.

Abbiamo poi applicato anche la matrice di.

un po' diciamo sia alla sfera privata che a quella lavorativa, ad esempio, nel primo quadrante è chiaro, lo andremo a vedere adesso meglio nel nell'altra slide, um passare più tempo con la moglie, um prepararsi alla nascita del figlio, queste sono cose chiaramente importanti e urgenti, importante ma non urgente, allenamento, pianificare quindi gli allenamenti almeno tre volte a settimana, fare francese ogni due settim.

Scrivo di articoli a una certa con una certa cadenza, um abbiamo identificato molte richieste, diciamo fuori scopo, quindi um o da delegare o da ridurre e-mail anche diciamo da da deprioritizzare e gestire magari in blocco e poi abbiamo identificato anche alcuni sprechi di tempo o comunque attività che non possono essere prioritizzate in questo.

come attività di volontariato e attività sociali, quindi che sono state messe in pausa temporaneamente.

Abbiamo applicato poi anche il time blocking, chiaramente, adesso ti mostro meglio come abbiamo strutturato la la settimana tipo, quindi innanzitutto abbiamo previsto blocchi, diciamo di un'ora al mattino presto per allenarsi, scrivere o studiare, quindi anticipando un po'.

sveglia, um si recupera un tempo produttivo, dove si hanno più energie, okay, se cerco di fare tutto invece dopo lavoro è molto più probabile che il 50 percento delle volte sarò troppo stanco, un altro 30 percento magari sarò in ritardo, ci possono essere più imprevisti, se invece mi sveglio prima, è una che è una cosa assolutamente nel mio controllo, posso fare delle attività subito, inizio giornata.

Chiaramente abbiamo anche um strutturato meglio qui non non per, diciamo per l'esercizio non posso mostrare anche um questioni più strettamente lavorative, però insomma time blocking anche sul lavoro, um pause pranzo chiaramente um mai saltate, quindi non negoziabili, um anche un giorno senza meeting, diciamo per svilupp- per occuparsi più del core business e di attività di sviluppo, e poi fasce serali anche più più leggere.

Contem per la famiglia e alcune volte a settimana, a settimana alternate, occuparsi o dello studio del francese o della scrittura di articoli e così via e anche sfruttare chiaramente il il fine settimana.

Inoltre il time blocking ha permesso anche di di vedere meglio, um diciamo di avere una una visione generale sul um sulla settimana, quindi um visualizzando, um mettendo nero su bianco proprio dove va il tempo.

Questo ha permesso Marc- a Marco di capire, che c'è tempo per fare le cose, se ci si organizza bene e soprattutto se, um si si si decide bene cosa prioritizzare e cosa no.

Non c'è spazio per tutto, ma con obiettivi più realistici e con le giuste priorità, si trova appunto spazio per le cose giuste.

Quindi, come risultati, um professionalmente Marco è riuscito a completare sei articoli, quindi superando anche l'obiettivo iniziale, È stato costante nello studio del francese, quindi con una lezione ogni due settimane senza eccessivo stress e senza rinunce, è riuscito anche ad avere una routine di allenamento più sostenibile, con l'obiettivo di tre volte a settimana è riuscito ad allenarsi quasi sem- cioè sempre almeno due volte, volte anche 3, in base ai suoi livelli di energia e soprattutto ha ritagliato più tempo di qualità per la famiglia e per prepararsi all'arrivo del figlio.

La qualità della vita è chiaramente migliorata, quindi ha ridotto lo stress sia in ambito lavorativo che in ambito, personale, quindi ha ha eliminato molte distrazioni, ha um ritrovato un equilibrio, diciamo una soddisfazione nella quotidianità, um più più regolarmente e in ambito aziendale, diciamo.

ha gestito molto meglio anche il rapporto con il team, quindi si sono create delle procedure più chiare, delle delle delle routine più sane e aspettative anche più realistiche.

Quindi anche il flusso di lavoro è diventato molto più molto più gestibile, molto più positivo.

E la storia di Marco dimostra che non serve stravolgere del tutto la propria vita per per trovare, per ritrovare un equilibrio, serve consapevolezza, una buona strategia e e costanza poi di di applicazione.

Quindi con piccoli aggiustamenti, con un nuovo modo di pianificare e soprattutto con una giusta mentalità, è possibile lavorare meglio e vivere meglio.