In questo caso studio vediamo come una mia cliente, Corina, ha ottimizzato il suo lavoro, aumentando il suo fatturato, riducendo lo stress, pur lavorando meno tempo rispetto a prima.

Corina è una freelance specializzata in operations and project management, quindi lavora con imprenditori e team aziendali nel migliorare i processi interni, coordinare progetti e e aiutare con la scalabilità.

È una professionista Corina giovane ma già um diciamo brillante, ha degli ottimi risultati, ma un po' bloccata in un, in un problema molto comune, quello di avere tante attività, troppe attività operative, troppa comunicazione dispersiva, e poco tempo per far crescere il suo business.

Infatti quando abbiamo iniziato a lavorare insieme, Corinna era in una fase in cui, nonostante il suo lavoro fosse tutto sommato di buona qualità e trovava anche abbastanza facilmente clienti, Non aveva un equilibrio sostenibile, quindi spesso aveva difficoltà a rispettare le tempistiche, il che chiaramente creava frustrazione sia per i clienti sia per se stessa.

um Spesso le aspettative non erano chiare, um e questo creava incomprensioni con i clienti, sia in termini di quanto tempo doveva dedicare a determinate task, sia in termini di risultati, Si trovava in una trappola di um costante multitasking, quindi aveva sempre tante task da fare, um s- tanti messaggi, richieste a cui rispondere e quindi era molto stressata, e in più non riusciva a gestire più di due clienti alla volta, quindi e non aveva neanche tanto spazio poi per occuparsi di sviluppare il business o fare altre diciamo attività più strategiche.

Era bloccata appunto soprattutto nel nell'operatività.

dall'analisi che abbiamo fatto della sua del suo business e della sua organizzazione anche del tempo.

Abbiamo individuato alcuni punti critici, quali innanzitutto il fatto che avesse confini di responsabilità poco chiari, quindi spesso svolgeva task che potevano essere delle Gate o che comunque non erano parte del suo core business.

Inoltre sprecava molto tempo in attività di basso valore, quindi microt task ripetitive ed operative, invece di focalizzarsi su su su task a maggiore impatto.

Spesso le le aspettative erano sbagliate da parte dei clienti che che si aspettavano una sua disponibilità praticamente totale, e e si aspettavano che facesse praticamente tutto lei.

um e inoltre non aveva, Corinna per se stessa anche una struttura chiara, nella sua organizzazione del lavoro settimanale, non aveva delle routine, e non aveva anche delle routine chiare con con i clienti.

Andava un po' da questo punto di vista ad improvvisare in base al cliente.

Cosa abbiamo fatto quindi per migliorare la situazione? Innanzitutto abbiamo lavorato molto sulla matrice di Eisenhower, quindi abbiamo identificato una serie di di di attività che che Corina non dovrebbe non non avrebbe dovuto proprio prendere.

l'incarico o che avrebbe potuto delegare in maniera diversa.

Innanzitutto abbiamo trovato una opportunità di automatizzare alcuni dei suoi processi interni, come ad esempio la gestione delle mail, um della fatturazione e il tracciamento anche del del tempo che dedicava ai progetti, utilizzando delle delle app e insomma dei dei software digitali.

Abbiamo lavorato su riassegnare alcune delle delle sue task a i membri del team um del cliente, quindi um sotto formazione appropriata e dandogli i giusti strumenti, non era più lei responsabile di di determinate urgenze, ma il team poteva essere autonomo nel risolverle.

Abbiamo lavorato molto su pianificare in maniera anticipata delle attività importanti prima che divenissero urgenti, quindi um per evitare ritardi o frustrazioni dell'ultimo momento, e abbiamo anche rivisto proprio la sua offerta, quindi um alcune delle attività che lei in- in- includeva nel nel suo normale lavoro in realtà sono state eliminate dai pacchetti base e grazie a que- a a, separazione si sono creati dei pacchetti premium dove c'è un maggior guadagno di fronte a un maggiore impegno di risorse.

Abbiamo utilizzato il time blocking sia per se stessa sia con i clienti, quindi ad esempio, abbiamo stabilito due blocchi a settimana per dedicarci al business development, quindi solo allo sviluppo del del del business di Corina, quindi, Nessuna gestione dei clienti esistenti, solo gestione diciamo della della crescita del del suo business e poi ha creato anche degli slot per ciascun cliente um in um e per determinate comunicazioni e per determinati step, um della loro cooperazione, ma soprattutto anche delle open hour settimanali, um Che hanno aiutato a ridurre il flusso di um comunicazioni um diciamo sconnesse e um ha anche semplificato um la la sua risposta quindi il flusso um i- in uscita, delle comunicazioni.

Abbiamo implementato molta più delega sia per alcune alcuni processi interni.

Quindi ci siamo serviti, si è servita Corina ha iniziato a servirsi di un assistente virtuale per alcune attività operative.

Invece c'è stata una delega anche con i clienti, come come alcune attività sono state date in autonomia a al team del cliente, dietro chiaramente spiegazione dietro formazione e fornitura di di stru- degli strumenti adeguati e abbiamo identificato anche tanti time wasters, quindi um abbiamo ridotto.

diciamo abbiamo creato degli dei blocchi definiti anche per le mail e messaggi, quindi abbiamo eliminato la reperibilità continua, quindi abbiamo chiarito anche meglio un po' le aspettative con i clienti e abbiamo implementato dei dei dei periodi protetti da Focus Time, quindi notifiche completamente silenziate.

A livello di risultati um i risultati veramente non si sono fatti attendere, è bastato veramente poco per per vederli, um maggiore efficienza, quindi Corine è riuscita a ridurre le ore dedicate al core business mantenendo però lo stesso livello di guadagno.

um quindi ha iniziato a lavorare meglio um anziché dover lavorare di più.

um Diversificazione dell'offerta, quindi abbiamo introdotto dei pacchetti premium, um quindi, questo le ha permesso addirittura di aumentare.

guadagni a volte facendo le stesse cose che faceva prima, o in generale comunque di ridurre le attività low impact su gran parte dei clienti.

Ha trovato anche molto più tempo Corina per crescere il proprio business, quindi, um non solo per fare business development più proattivo, ma ha trovato anche facendo una diversificazione dei pacchetti, um maggiori opportunità di Upselling e cross selling, ha ottimizzato Corina la comunicazione, quindi una comunicazione più strutturata, di unioni più mirate, e um e eliminando diciamo questa questo caos di di messaggi um migliorando quindi poi anche la qualità delle risposte e la riduzione chiaramente del carico del carico mentale.

Poi 11 risultato molto evidente è che è riuscito a passare da due a tre clienti, Da poter gestire contemporaneamente, non solo, ma mantenendo anche poi tempo a disposizione per per la crescita e per il business development, e in generale chiaramente Corina ha ridotto moltissimo il suo stress, la sua frustrazione, quindi ha creato routine molto più sostenibili e non ha avuto più questo grande senso di sopraffazione, um continua.

um Quindi in conclusione um questo caso dimostra come, è possibile aumentare il fatturato e ridurre lo stress, ma serve un approccio strategico chiaramente alla gestione del tempo, della comunicazione e in generale delle priorità.

Quindi non si tratta di fare sempre di più, ma di fare meglio con più consapevolezza, con più struttura e anche a volte col coraggio di rivedere le proprie modalità di lavoro.