Le procedure sono un asset fondamentale in un'azienda sono la base per fare andare bene le cose, per consentire a tutti i singoli che fanno parte di un'organizzazione di viaggiare sullo stesso binario.

Servono ad abbassare le probabilità di commettere errori.

Esse creano valore e stabilità nel lungo periodo, se vengono ottimizzate, aggiornate e soprattutto rispettate, quindi vengono abbracciate da ogni singola persona all'interno di un'organizzazione.

Ma cosa si intende davvero per procedura? La procedura è la suddivisione di uno specifico processo in step elementari che vengono messi per iscritto nero su bianco e una guida condivisa che elenca gli step da seguire per fare una determinata cosa gli attori protagonisti dei diversi processi l'accountability legata ai singoli step.

La procedura è una guida che descrive per esempio i diversi flussi all'interno di un'azienda, quindi il flusso commerciale, il flusso operativo, il flusso di marketing in maniera chiara e puntuale e poi un database di elementi standard che utilizzi ricorsivamente ripetutamente nei diversi processi aziendali.

Cosa permettono di fare queste procedure, quindi permettono di avere chiaro come si devono fare le cose ci permettono di far sì che non si commetta lo stesso errore più di una volta.

Infatti, se nel corso del tempo scopri che un determinato processo fatto in un certo modo ti ha creato magari dei problemi e quindi sei tra virgolette in corso in una problematica.

Una volta trovata la strada vincente, puoi farla diventare una procedura, oppure puoi aggiornare la procedura esistente, ottimizzando così che la prossima volta che dovrai svolgere quel processo eviterai di commettere lo stesso errore.

Oppure chi dopo di te svolgerà quell'operazione potrà non commettere il tuo stesso errore.

Le procedure poi permettono ai singoli di lavorare in un ambiente che condivide gli stessi processi.

In questo caso vi faccio un esempio pratico.

Mettiamo caso che un operativo, quindi un grow specialist, un content designer che ha lavorato per tre anni in un team di nome A si sposti nel team B, non deve apprendere diversi processi o diverse modalità di collaborazione, perché tutti e due i team sono agganciati alle stesse procedure.

Questo comporta un enorme risparmio di tempo di stress, di effort sia a livello di TIM sia a livello aziendale, sia a livello della risorsa in questione.

Cos'altro fanno le procedure? Beh, ci aiutano a facilitare il processo anche di delle nuove risorse di un nuovo cliente di un nuovo partner.

Quindi, prendendo ad esempio il discorso della risorsa, ogni volta che entra una nuova persona, all'interno di un'organizzazione molto probabilmente non conoscerà gli usi e i costumi.

Solitamente ciò che accade è che a questa risorsa venga affiancato, diciamo un veterano dell'azienda che conosce bene le modalità di come si fanno le cose.

Quindi sa e ha già avuto modo di apprendere come l'azienda, come a livello aziendale si fanno le cose.

Questo però comporta anche un enorme dispendio di tempo, ma anche di fort sia lato nuova risorsa sia persona che deve affiancare questa nuova risorsa.

Bene, grazie alle procedure, questo ingresso viene enormemente alleggerito perché la nuova risorsa ha sempre a disposizione le procedure che gli consentono, molto spesso in autonomia, di scoprire come fare le cose e quali step seguire in un determinato processo.

Le procedure poi ci consentono di ottimizzare il tempo e l'operatività quando parliamo di ottimizzazione di tempo e di operatività, prova a pensare a quante volte ti sei ritrovato, per esempio a scrivere più o meno le stesse cose in una e-mail di invio progetto al cliente oppure in una mail di reminder per ricordare al cliente una call.

Quante volte ti sei ritrovato a dover cercare una slide che hai fatto in precedenza per riutilizzarla in una nuova presentazione.

Bene, ora immagina di creare un database con tutti i modelli di queste e-mail di questi elementi e poterli utilizzare in maniera agevole, veloce tutte le volte che vuoi.

Le procedure poi, ci consentono di essere coerenti agli occhi dei clienti, agli occhi dei partner, agli occhi degli stakeholder, perché aiutano e consentono a tutte le risorse aziendali di apparire agli occhi esterni in maniera allineata e coerente, consentendo ad ognuno di avere stesse modalità di approccio comunicativo.

Stesse modalità organizzative.

In questo caso faccio l'esempio di un potenziale cliente che fino a ieri magari ha lavorato solo con il reparto di performance marketing di mira eBay e da domani attiva un progetto all'interno di Mirai Studio se non esiste e non esistono delle procedure o comunque un allineamento di processi fra reparti, iniziando a lavorare con un reparto studio che ha degli usi e costumi totalmente differenti da quelli del performance marketing, quindi del reparto di marketing si sentirà smarrito perché verrà messa inconsciamente in discussione l'idea consolidata che si era fatto di mira eBay di un'azienda.

Quindi se entrambi i reparti invece sposano lo stesso modus operandi.

Sarà molto, molto più semplice per tutti fare tutto.

Ti condivido ora un esempio di procedura di un cliente che entra all'interno di Mirai Web per la realizzazione di un nuovo sito web.

Come possiamo vedere, abbiamo tutto il flusso suddiviso in sedici step, quindi abbiamo il primo step in cui il cliente firma il contratto step due mail di inizio lavori.

Ecco, in questo caso, come vedete abbiamo proprio una specifica descrizione.

Quindi il manager web invia email per settaggio prima di inizio lavori, invitando anche manager studio.

Quindi quando prima parlando di procedure condividevo con te il discorso di accountability significa proprio questo, cioè dare all'interno di un processo delle specifiche responsabilità.

In questo caso noi al punto due sappiamo che è il manager del reparto web che invia la prima e-mail di diciamo di inizio lavori.

Poi abbiamo lo step tre, quindi prima di inizio lavori cosa deve succedere all'interno di questa chiamata? Bene, in questo caso anche qui accountability ben chiara.

Il manager web insieme al manager studio registra la col e fa questi step che vedi a schermo.

Quindi raccoglie le informazioni riguardanti l'output che il cliente si aspetta qui tornano al discorso di capire quali sono le aspettative del cliente comunica al cliente che dopo la Col invierà un question, un questionario da compilare per info più dettagliate spiega la timeline di lavorazione del sito.

Quindi qui all'interno di questo step, per esempio, tornano tutti quelli che sono gli elementi che ho condiviso con te nei vari video perché abbiamo una chiara accountability.

Abbiamo una gestione delle aspettative del cliente e una comprensione anche di ciò che il cliente vuole e si aspetta una comunicazione di ciò che accadrà dopo.

E una spiegazione di quella che potenzialmente, in questo caso può essere una vision.

Quindi quali saranno gli step che insieme ammirai in studio il cliente affronterà e via dicendo, Quindi poi abbiamo tutti gli altri step.

Ci tenevo appunto a darti questo esempio proprio per condividere con te un qualcosa di concreto.