Quello che vedremo adesso è la pianificazione temporale della progettazione del nostro evento.

Um, per farlo lavoreremo a quattro mani su un documento, un file di Excel che poi troverai nelle risorse, e potrai utilizzare, um, direttamente nella pianificazione del tuo evento, che si chiama Gant e non è altro che un un formato di documento creato dal signor Gant, um tantissimo tempo fa che ci aiuta ad avere una visione grafica um, dello sviluppo e dei diversi flussi di lavoro.

Prima di andare a mettere le mani su questo documento e lavorarci insieme, ti do qualche informazione pratica sull'utilizzo e sul perché anche facciamo questa cosa innanzitutto, come popolare le informazioni di un diagramma di Gant vanno inserite le attività le sotto attività, ma non arriviamo mai ad un livello granulare di.

Quindi avremo dei macro silos di attività che può essere il macro silos della lo.

Ad esempio ricerca location all'interno potremo sicuramente avere delle sotto attività, come effettuare sopralluoghi contrattualizzare la location, ma non arriveremo mai ad un livello così basso come il eh.

Prenotare treni e prenotare ristorante per andare a fare i sopralluoghi, quindi manteniamoci sempre ad un livello di materialità vanno sempre indicati sempre scadenze e responsabili sono le ascisse e le ordinate di qualsiasi studio.

Quindi chi lo fa e entro quando questa attività deve essere fatta.

Questo format poi ci darà la possibilità di impostare delle dipendenze tra le diverse attività.

Ovvero un esempio classico è finché non abbiamo una location.

Chiaramente non potremo partire con le attività di marketing e di promozione.

Quindi questa over biografica ci darà la possibilità di fare anche quello.

Aggiungiamo note ad ogni attività, se necessario, e evidenziamo quelle che sono le maestrone più importanti.

Quindi tiriamoci una riga dritta se c'è su una determinata settimana una determinata data, una maestrone importante.

Chi edita Gant.

Anche qui non vogliamo avere troppe manine coinvolte per per ovvie ragioni.

Quindi una persona aggiorna il file.

Il project manager in questo caso di manager, sarà la persona che aggiornerà il file e, um batterà i tamburi della scansione temporale.

Il team quindi fornisce degli aggiornamenti sullo stato di avanzamento dei lavori e un altro suggerimento è usa uno strumento con controllo delle varie versioni.

Possono esserci errori? Possono esserci um, dei dati cancellati per errori.

Assicurati di avere questo ex Google Shi lo fa molto bene.

Uno strumento che è il controllo delle versioni per eventualmente restaurare una versione precedente non corrotta, come gestiamo degli eventuali ritardi nella nostra timeline nel nostro nt allora punto numero uno è sempre valutare che impatto ha un determinato ritardo su altri flussi di lavoro.

Quindi, riprendendo l'esempio della location e del marketing, è chiaro che se abbiamo un ritardo di due settimane sullo scouting sulla contrattualizzazione della nostra location, dovremo di conseguenza a cascata andare a modificare anche quei flussi di lavoro connessi ai dipendenti.

Riorganizziamo ed eventualmente anticipiamo delle altre attività.

Quindi facciamo un lavoro di anche, um allocazione delle diverse risorse, del diverso focus e del nostro team su dei flussi di lavoro che magari sono a scadenza e inseriamo sempre dei buffer temporali.

Dobbiamo chiaramente um arrivare precisi sulle nostre timeline.

Non ha senso inserire buffer per il gusto di farlo, anche perché chiaramente il tempo è è sempre una componente molto importante, però cerchiamo di avere sempre un buffer per um degli imprevisti.

Qualche altro suggerimento e andiamo poi subito sul documento.

Um esistono tantissimi software che ci danno la possibilità di automatizzare um questa parte di Gant o anche di disegnare delle dipendenze tre piuttosto che asana Insomma, um esistono degli strumenti dedicati che vi consiglio di esplorare.

Ti consiglio di esplorare, specialmente per progetti più complessi.

Um evita attività troppo lunghe e troppo corte.

Quindi di nuovo le macro attività spacchetta in attività più piccole, ma non arrivare al di sotto di un certo livello, altrimenti diventerebbe una lista di usa diversi colori per visualizzare eventualmente diversi stati.

Può essere un rosso per quello che è a rischio un giallo per quello che siamo in ritardo.

Un verde invece per quello sul quale siamo allineati alle tempistiche.

Um aggiungi delle stone chiave.

Anche questo è è molto importante da fare e imposta delle revisioni settimanali o con una cadenza che meglio si presta al tuo progetto, um in maniera tale che il team abbia un e una revisione costante di quelle che sono le tempistiche del progetto.

Andiamo a lavorare mani in pasta sul file, come per tutti gli altri asset, questo è un è un suggerimento, un temete che ti fornisco il tuo evento avrà delle necessità, molto probabilmente eh di diverse sotto certi aspetti rispetto a quello che è.

Questo temete, um rappresenta quindi cancella, integra, estendi, riduci insomma eh? Adatta alle tue necessità In questo file troverai due schermate, la versione mensile e la versione giornaliera per progetti con una timeline più piccola.

Chiaramente usiamo una visione um giornaliera per progetti con una timeline più ampia.

Usiamo delle delle mensili che hanno poi uno spacchettamento in settimane.

Io direi che possiamo lavorare magari sul Gant mensile.

In questo momento il formato di questo file è composto da ogni riga evidenziata che rappresenta una macro attività all'interno, della quale se apriamo questo menù a scomparsa, troviamo le sotto attività che compongono quella macro attività.

Faccio un esempio nella location, quindi in questo caso potremmo anche meglio definirla è ricerca e conferma della location.

Stiamo dando per scontato che si tratti di un evento, di un evento fisico.

Qui abbiamo delle sotto attività che sono il punto uno punto uno ricerca location idonea um, la seconda attività è un sopralluogo della location, poi una contrattazione dei costi delle condizioni, una conferma della location.

Quindi questo file è fatto per cui se non c'è nulla di scritto nella cella, perdiamo chiaramente l'evidenzia di quella cella.

Però potremmo costruirlo insieme, ad esempio per la ricerca della location idonea che sarà un lavoro che faremo prettamente su internet o da altre fonti possiamo mettere una X in queste prime due settimane, vuol dire che abbiamo un paio di settimane di tempo per fare questa fase di ricerca.

Ci diamo poi altre due settimane per fare la fase di sopralluogo.

Contrattazione in queste condizioni dopo che abbiamo individuato quella che vogliamo, ci diamo una settimana di lavoro e ce ne diamo un'altra per confermare la location.

Quindi abbiamo un totale di sei settimane necessarie per questo flusso di lavoro.

Qui sotto abbiamo, um le attività le sotto attività spacchettate e qui andremo ad inserire chiaramente l'onere di questa.

Di questo flusso di lavoro potremmo avere che per la ricerca e la conferma della location.

Matteo è responsabile per tutto il flusso di lavoro.

Si occuperà Matteo della ricerca della location, ma non si occuperà Matteo perché magari manderà un assistente di produzione che si chiama Luca.

A fare i sopralluoghi sarà invece Matteo, responsabile per la contrattazione e per la conferma.

Quindi se con Luca ci va anche Arianna, Arianna sarà una persona che aiuterà Luca nei sopralluoghi delle location e così facciamo con tutti gli altri flussi di lavoro.

Questa visione grafica, appunto, ci aiuta ad avere un avanzamento um temporale, visivo e ci aiuta a vedere quali sono le dipendenze con le altre varie attività.

Facciamo un esempio è chiaro che finché non abbiamo una contrattazione e um un contratto firmato con la location mhm, la stima del budget sarà solamente preliminare.

Non riusciremo ad avere un'approvazione finale del budget perché non sappiamo effettivamente ancora i costi.

Quindi qui andremo ad adattare ad esempio questa parte.

Quindi avremo delle stime e poi il budget lo andiamo ad approvare dopo che abbiamo la location confermata.

Ecco, questo è un puzzle che possiamo fare per andare a vedere tutte quelle che sono le altre attività budget, programma delle attività, dell'evento tutta la parte di marketing con lo sviluppo del concept creativo.

Insomma, sono tutti diversi flussi di lavoro.

Un altro suggerimento è quello che poi col passare delle settimane, con una vostra vostra forma grafica, vi tirate delle righe che possono essere ad esempio, al termine della seconda settimana noi siamo arrivati qui al termine della terza settimana.

Insomma, me lo segno e un'altra, cosa che a volte ha senso fare è quando siamo on time sulle sulle diverse attività possiamo magari mettere un tic all'interno del nostro della nostra cella.

Ultimo ma non meno importante, come dicevo prima, se ci sono delle attività che sono in ritardo, possiamo colorarle di rosso o attenzionare.

Questo è un documento che ti lascio um Fane farne buon uso e utilizzalo appunto come un documento da da smanettare nel corso della programmazione dell'evento.