Il concetto di “smart working” o lavoro agile ha guadagnato popolarità negli ultimi anni, diventando una modalità di lavoro sempre più adottata dalle aziende moderne.
Lo smart working permette di lavorare senza vincoli fisici di spazio, spesso anche senza rigidi orari prestabiliti, sfruttando la tecnologia per rimanere connessi con il proprio team.
Questo approccio è nato dalla necessità di aumentare la flessibilità e promuovere un migliore equilibrio tra vita professionale e privata, introducendo una gestione del lavoro basata sui risultati piuttosto che sulle ore passate in ufficio.
Con il passare del tempo, molte aziende hanno notato che questa modalità di lavoro non solo migliora la qualità della vita dei dipendenti ma può anche aumentare la produttività.
Tuttavia, tra le sfide più comuni dello smart working vi sono la gestione della comunicazione e la coesione del team, specialmente in un team distribuito geograficamente, e la distrazione domestica.
Dunque come si fa a organizzarsi e prepararsi per lavorare in smart working, rimanendo produttivi e senza perdere la concentrazione?
Lavoro da casa in smart working: 5 strategie per auto-gestirsi
Ecco una serie di consigli che ti aiuteranno ad organizzare il lavoro da remoto in modo efficace e produttivo.
1. Allestisci una postazione ergonomica per il lavoro
Una corretta organizzazione dell’ambiente di lavoro aiuta a mantenere alta la produttività e a lavorare in modo confortevole e sicuro. Ecco come dovresti organizzarti
- Investi in una sedia ergonomica che supporti adeguatamente la schiena;
- Scegli un tavolo della giusta altezza, che ti permetta di mantenere una postura corretta, con lo schermo del computer all’altezza degli occhi e la tastiera posizionata in modo da non affaticare le braccia;
- Scegli una stanza ben illuminata e preferibilmente con luce naturale, così da ridurre l’affaticamento degli occhi e migliorare l’umore;
- Scegli la stanza più tranquilla, così da evitare distrazioni se non sei solo/a in casa.
2. Dotati della giusta attrezzatura tecnologica
In modalità smart working, il computer sarà il tuo ufficio, dunque assicurati di:
- avere un computer aggiornato e potente il giusto da poter svolgere le attività senza rallentamenti;
- installare tutti i software utili per il tuo lavoro nel computer;
- avere le cuffie e un microfono per le conferenze;
- acquistare un secondo monitor se hai bisogno di aumentare lo spazio di lavoro virtuale.
3. Definisci gli obiettivi della giornata
Stabilire obiettivi chiari sono passaggi essenziali per chi lavora da remoto: infatti, una buona organizzazione delle attività è la chiave per massimizzare l’efficacia del lavoro in modalità smart working.
Fai questo:
- Inizia ogni giornata o settimana definendo gli obiettivi che intendi raggiungere. Questo ti aiuterà a mantenere la concentrazione e a misurare il tuo progresso;
- Sii realistico/a nel definire i tuoi obiettivi, considerando cosa puoi effettivamente completare in un dato lasso di tempo.
Puoi suddividere i compiti più grandi in sotto-task più gestibili, aiutandoti così a non sentirti sopraffatto, a mantenere un senso di progresso costante e, soprattutto, ad evitare di procrastinare.
In Learnn, tutte le mattine, tutto il team scrive le proprie attività all’interno di Slack, cosicché tutti sappiano su cosa lavoriamo singolarmente e per poterci organizzare di conseguenza se abbiamo bisogno di supporto da un membro del team.
4. Rispetta gli orari e le pause
Anche se il lavoro agile offre flessibilità, è importante stabilire una routine quotidiana.
- Definisci un orario di inizio e di fine giornata e attieniti ad esso il più possibile.
- Inserisci delle pause regolari nella tua giornata per staccare la mente, ad esempio ogni ora. Possono consistere in una breve passeggiata, esercizi di stretching, o semplicemente allontanarsi dallo schermo per qualche minuto.
Puoi utilizzare la Tecnica del Pomodoro per mantenere alta la concentrazione: consiste nel lavorare intensamente per 25 minuti, per poi concedersi una pausa di 5 minuti.
Inoltre premiati al termine di ogni compito o giornata lavorativa con qualcosa che ti piace, rinforzando così un ciclo positivo di completamento del lavoro.
Gestire il tempo e le pause aiutano a prevenire l’affaticamento mentale e fisico, aumentando la tua produttività complessiva.
Se vuoi migliorarti sotto questo aspetto, leggi l’articolo sulle tecniche di project management.
5. Utilizza gli strumenti di pianificazione
Utilizzare un’agenda digitale o un’app di pianificazione può semplificare enormemente la gestione del tempo.
Ecco i tool gratuiti più utilizzati dai professionisti per visualizzare chiaramente gli impegni e programmare scadenze e appuntamenti:
- Google Calendar → Per organizzare e pianificare task e appuntamenti;
- Calendly, TidyCal o Cal.com → Per permettere a colleghi, clienti e potenziali tali di programmare una video conferenza con te nei tuoi slot temporali liberi;
- Google Sheets, Asana o Trello → Per organizzare il calendario editoriale social e del blog.
L’efficacia di questi calendari sta nella possibilità di condividerli con i colleghi, mentre quelli di programmazione eventi permettono di sincronizzarsi con i calendari senza sovrapposizioni di orari.
Lo screenshot qui sopra è riferito al PED blog, realizzato con Google Fogli per raccogliere tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno.
6. Usa i tool di comunicazione con il team
Utilizza gli strumenti di comunicazione condivisi per portate al termine le tue attività. Per esempio:
- Slack o Microsoft Teams → Facilitano la comunicazione istantanea e la collaborazione tra i membri del team;
- Google Meet o Zoom → Supportano riunioni virtuali efficaci, inclusa la condivisione di schermi e la gestione simultanea di più partecipanti;
- Basecamp → Aiuta ad organizzare obiettivi, attività, procedure e tutta la documentazione del team;
- Miro → Perfetto per creare mappe mentali e schemi e flussi di lavoro.
In Learnn utilizziamo Slack come strumento di comunicazione, in cui ogni team ha la sua “stanza”, proprio come se fosse un ufficio.
Basecamp è l’archivio in cui raccogliamo tutte le procedure di lavoro, gli obiettivi e le attività dell’anno, i recap mensili e la documentazione per le collaborazioni.
Miro invece ci aiuta a condurre retrospettive di team, per capire come ci siamo evoluti come team e come azienda, e ci aiuta a gettare le basi per la direzione che vogliamo prendere per il futuro.
7. Evita di isolarti
Lavorare da casa è bello, ma a volte ci si può sentire soli. Strettamente collegato al punto precedente, ti consigliamo di sfruttare i tool di comunicazione che hai a disposizione non solo per svolgere le attività di lavoro in smart working, ma anche per passare del tempo con i tuoi colleghi.
Utilizza Slack, Google Meet o Zoom per organizzare pause caffè, scambiare due parole e scherzare con i tuoi colleghi a distanza.
Se lavori come autonomo/a, potresti prendere in considerazione l’idea di partecipare ai Learnn Meet e Learnn Talks organizzati nella nostra community: ti permetteranno fare networking offline con liberi professionisti come te (è richiesta la registrazione a Learnn) e costruirti dei vantaggi competitivi.
Inoltre espandere la propria cerchia di conoscenze grazie al networking è un modo estremamente efficace per costruirti nuove opportunità di lavoro, o per trovare professionisti/e che condividono i tuoi stessi valori e la voglia di avviare un progetto di business insieme.
8. Mantieni un equilibrio vita-lavoro sano
Per evitare che il lavoro invada la sfera personale, è importante stabilire confini chiari:
- definisci orari di lavoro precisi e comunicali ai tuoi colleghi e alla tua famiglia;
- vestiti come se stessi andando a lavoro anche se sei è a casa, per mantenere una mentalità professionale;
- sii proattivo/a nel programmare il tempo libero, come fare esercizio fisico o passare tempo con la famiglia, avere un hobby;
- non trascurare l’alimentazione, che insieme all’attività fisica costituiscono un pilastro fondamentale per restare in forma e attivi mentalmente;
- impara a riconoscere i segnali di burnout e ad agire prontamente per affrontarli, possibilmente discutendone con il tuo superiore se il carico di lavoro diventa insostenibile.
Lavora in smart working in modo efficiente
In conclusione, lavorando in smart working si può trasformare radicalmente sia il modo in cui lavoriamo, sia il nostro equilibrio tra vita personale e professionale.
Per approcciare con successo a questa modalità di lavoro è essenziale armarsi con le giuste conoscenze e competenze.
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