Kanban è un metodo di gestione delle attività che aiuta i team a ottimizzare i loro flussi di lavoro, dall’ideazione dei task e del progetto fino alla consegna del lavoro completo..
Sviluppato alla fine degli anni ’40 da Taiichi Ohno – un ingegnere giapponese della Toyota – Kanban utilizza un approccio visivo, rappresentato da una Kanban board divisa in colonne come “Da Fare”, “In Corso”, e “Fatto”, per visualizzare il progresso delle attività.
Questo sistema permette di monitorare l’avanzamento e di identificare i colli di bottiglia, migliorando l’efficienza e riducendo gli sprechi.
Kanban vs Scrum
Il metodo Kanban si distingue dal metodo Scrum principalmente nel suo approccio flessibile e adattivo verso la gestione del lavoro.
Mentre il metodo Scrum organizza il lavoro in cicli fissi chiamati sprint, Kanban non impone iterazioni fisse né ruoli rigidi.
Inoltre, a differenza del metodo Scrum che si basa su regole predefinite, Kanban permette ai team di impostare le loro politiche per la gestione del flusso di lavoro.
Kanban è considerato parte dell’agile poiché condivide principi come il miglioramento continuo e l’adattabilità, ma è meno prescrittivo e più orientato verso l’efficienza del processo.
Perché usare il Metodo Kanban?
Il Metodo Kanban è estremamente efficace per migliorare la produttività e l’efficienza all’interno delle organizzazioni di ogni dimensione.
La sua semplicità e flessibilità lo rendono una scelta popolare per i team che desiderano ottimizzare i loro processi senza implementare cambiamenti radicali o restrittivi.
Ecco alcuni motivi per cui dovresti considerare l’adozione del Kanban:
1. Visualizzazione del lavoro
Kanban utilizza una board visiva che aiuta a vedere l’intero flusso di lavoro in un colpo d’occhio. Questo non solo aumenta la trasparenza del processo lavorativo ma permette anche a tutti i membri del team di essere sempre aggiornati sullo stato delle attività.
2. Flessibilità operativa
A differenza di altri metodi che richiedono cicli di lavoro rigidi e ruoli ben definiti, Kanban permette ai team di lavorare con maggiore autonomia.
Le regole possono essere adattate alle esigenze specifiche del progetto e della squadra, consentendo un adattamento rapido a eventuali cambiamenti.
3. Riduzione dei tempi di attesa e dei colli di bottiglia
L’approccio di Kanban aiuta a identificare e a mitigare i punti di congestione nel processo lavorativo.
Limitando il lavoro in corso, il team può concentrarsi su compiti specifici senza sovraccaricarsi, riducendo così i tempi di attesa e aumentando la velocità di consegna.
4. Miglioramento continuo
Il ciclo di feedback integrato nel Metodo Kanban incoraggia i team a riflettere sulle pratiche correnti e a cercare modi per migliorarle.
Questo orientamento verso il miglioramento continuo aiuta le organizzazioni a rimanere competitive e a crescere in modo sostenibile.
5. Aumento della soddisfazione del cliente
Grazie alla sua natura orientata ai risultati e alla capacità di adattamento rapido, Kanban può migliorare significativamente la qualità del prodotto finale.
Con consegne più rapide e frequenti, le aspettative e le necessità del cliente vengono soddisfatte più efficacemente, aumentando così la loro soddisfazione.
Come applicare il metodo Kanban
Ecco una guida step by step per applicare il metodo Kanban nel tuo team o nella tua organizzazione.
1. Scegli e prepara la Kanban Board
Inizia selezionando il tipo di Kanban board che meglio si adatta al tuo ambiente lavorativo.
Questo può essere un semplice whiteboard, un muro con post-it, o una soluzione software digitale come Miro a cui tutti i membri del team possono accedere facilmente.
2. Definisci le colonne
Stabilisci le diverse fasi del processo di lavoro, come “Da Fare”, “In Corso”, “Revisione” e “Completato”.
Queste rappresenteranno le colonne sulla tua Kanban board e dovrebbero riflettere le fasi specifiche del tuo flusso di lavoro.
3. Popola la board
Aggiungi le attività o i task sotto forma di card o post-it nella colonna “Da Fare”.
Ogni card dovrebbe avere informazioni sufficienti per comprendere cosa è necessario fare senza dover consultare documenti esterni.
4. Imposta i limiti di WIP (Work In Progress)
Per evitare sovraccarichi, stabilisci un limite massimo di task che possono essere presenti contemporaneamente in ciascuna delle colonne “In Corso” o “Revisione”.
Questo aiuta a mantenere il focus e a prevenire l’accumulo di lavoro non completato.
5. Gestisci il flusso di lavoro
Man mano che i task vengono completati, spostali alla colonna successiva.
Incoraggia il team a rivedere regolarmente la board per aggiornamenti e per discutere di eventuali blocchi o ritardi nel flusso di lavoro.
6. Monitora e adatta
Utilizza la Kanban board per monitorare i progressi e identificare i pattern nel flusso di lavoro.
Adatta le colonne, i limiti di Work In Progress o le policy del team in base alle esigenze emergenti e alle opportunità di miglioramento rilevate.
5 tool per applicare il metodo Kanban
Vediamo ora alcuni tool che puoi utilizzare per iniziare ad usare il metodo Kanban nei tuoi progetti o azienda.
1. Asana
Asana è una soluzione flessibile per la gestione dei flussi di lavoro che permette di personalizzare il tuo Kanban board.
Offre aggiornamenti in tempo reale e la possibilità di creare dipendenze tra compiti, oltre a integrarsi con vari strumenti digitali.
3. ClickUp
ClickUp offre un’esperienza utente personalizzata con la sua Board View che divide i task per stato. Permette di configurare limiti di lavoro in corso e di modificare facilmente le attività nella board.
Include integrazioni con oltre 1.000 strumenti digitali e funzionalità di tracciamento del tempo.
3. Trello
Trello è noto per la sua facilità d’uso, permettendo ai team di personalizzare le board per adattarle alle proprie esigenze.
Integra oltre 100 strumenti digitali, motivo per cui è adatto per utenti individuali o piccoli team che sono nuovi al Kanban.
4. Paymo
Paymo non è strettamente un software Kanban, ma un software di gestione progetti che permette di visualizzare i flussi di lavoro in modi diversi, incluso il Kanban.
È brillante per le sue funzionalità di tracciamento automatico del tempo e per la generazione di report e fatture.
5. Monday
Monday è un software di gestione progetti che facilita la pianificazione, il tracciamento e la gestione dei progetti.
Offre un approccio visivo alla gestione delle attività e risorse e strumenti per la collaborazione.
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