Tenere traccia di una conversazione avvenuta all’interno di un team o con un cliente può risultare difficile, vero?
L’intelligenza artificiale, oggi, ci viene incontro con una serie di tool che ci consentono di avere la trascrizione automatica delle videoconferenze e ottenere importanti informazioni come i punti salienti del dialogo.
Abbiamo testato uno di questi tool, Tactiq.io, per ottenere tutta la trascrizione automatica di un nostro meeting di brainstorming, al quale abbiamo implementato anche l’uso di ChatGPT per ricevere sia un riepilogo che una lista di feedback e spunti su cui poter migliorare a livello di Team e nei processi di lavoro.
Vediamo subito come funziona e come puoi implementarlo nel tuo lavoro.
Tactiq.io: tu parli, lui trascrive
Tactiq.io è un’estensione per Google Chrome che trascrive le sessioni di videochiamate che avvengono su Google Meet: è in grado di riconoscere chi sta parlando in un preciso momento, funzione che gli consente di dividere i testi per nome come fosse un dialogo via chat.
Come lui, esistono molti altri tool AI che si occupano di trascrizioni automatiche: Fireflies.ai, Supernormal, Otter.ai, The Verdict.
Una volta entrato in call, il tool AI comparirà in un riquadro a tutti i conversanti e, parlando, traccerà tutto ciò che viene detto.
All’interno della conversazione stessa è inoltre possibile effettuare degli screenshot, che al termine della chiamata andranno a includersi nella trascrizione.
Perché utilizzare un tool di trascrizione automatica
Utilizzare un tool AI come Tactiq.io innalza decisamente la qualità dei servizi offerti: soprattutto i liberi professionisti potrebbero offrire la trascrizione e il riassunto di una consulenza come valore aggiunto o come servizio extra, magari da integrare anche con la registrazione della videochiamata.
Può essere impiegato anche per realizzare preventivi, velocizzando così tutto il processo di lavoro.
Abbiamo parlato di tutti i possibili utilizzi di Tactiq.io nel workshop Strategia business per consulenti tenuto da Luca Mastella su Learnn.
Da trascrizione a recap con l’AI
Una volta terminata la chiamata, l’intelligenza artificiale di Tactiq.io andrà a inserire il testo e tutti i dettagli all’interno del suo pannello di controllo, grazie ai quali sarà possibile:
- chiedere un recap ai e un sommario di tutta la call;
- avere una panoramica su chi ha interagito di più e di meno;
- chiedere di fare un elenco azione partendo dal testo;
- commentare, modificare e prendere appunti sui testi;
- esportare la conversazione in PDF.
Da 2 ore di conversazione a recap AI
La nostra chiamata di brainstorming è durata circa due ore, e gli aspetti toccati sono molti, ma questo non ci spaventa: grazie alla trascrizione possiamo chiedere a Tactiq.io di generare un sommario di tutto il dialogo, su cui poter fare le dovute riflessioni.
E questo è (parte di) quanto abbiamo ottenuto:
Implementare ChatGPT per recap migliori
Dopodiché abbiamo riportato tutta la trascrizione su ChatGPT: non solo per ottenere un recap dettagliato, ma anche per generare una lista di consigli e azioni da intraprendere riguardo a ciò di cui abbiamo discusso in chiamata.
Ma c’è un problema: ChatGPT permette di inviare un input alla volta fino a 4.000 token, all’incirca 11mila caratteri. Infatti digitando un testo più lungo di 4.000 token si otterrà un messaggio di errore.
Puoi inserire i tuoi input all’interno di Tokenizer, strumento proprietario di OpenAI, per controllarne la lunghezza in token e, dunque, ridurne il contenuto. Altrimenti puoi procedere come abbiamo fatto noi qui di seguito.
1. Splittare il testo in più porzioni per ChatGPT
La nostra trascrizione è molto lunga, dunque abbiamo bisogno di uno strumento che ci consenta di dividere il testo in parti da 4.000 token e che, allo stesso tempo, dica a ChatGPT di formulare la risposta soltanto dopo l’invio dell’ultima porzione di testo.
In nostro aiuto si presenta ChatGPTSplitter: grazie a questo strumento è possibile splittare un testo in piccole parti, in cima al quale viene inserito un comando (in automatico) che dice a ChatGPT di aspettare proprio l’ultima porzione di trascrizione, prima di generare una risposta.
Una volta ottenuti i testi, e dati in pasto a ChatGPT, e con la giusta dose di pazienza, possiamo iniziare a domandargli di generare un recap della conversazione.
2. Generare il recap dell’incontro con ChatGPT
Quindi diamo a ChatGPT un input specifico, di questo tipo:
| Agisci come un project manager. Voglio che tu mi fornisca un recap di tutti gli aspetti discussi nella riunione, sotto forma di elenco puntato. |
Ecco che l’intelligenza artificiale ci dà una lista dei punti salienti discussi.
3. Ottenere soluzioni di miglioramento
Adesso possiamo chiedere a ChatGPT di fornirci 3 soluzioni per ogni punto, così da migliorare tali aspetti, con il seguente comando:
| Ora genera una lista di soluzioni, almeno 3 per ogni punto che hai elencato. |
Ecco che l’AI ha generato una lista di consigli come:
| Identificazione dei problemi di comunicazione e collaborazione: – Implementare strumenti di comunicazione interna più efficienti, come un sistema di messaggistica istantanea o una piattaforma di collaborazione. – Organizzare regolarmente incontri di squadra per condividere aggiornamenti, obiettivi e sfide. – Promuovere una cultura di trasparenza e apertura, dove i dipendenti si sentano a loro agio nel condividere idee e feedback. Ruolo di facilitatore per migliorare la gestione delle dinamiche di squadra – Formare un facilitatore interno o esterno all’azienda, fornendo loro le competenze necessarie per svolgere tale ruolo. – Creare un programma di mentoring interno per sviluppare le abilità di facilitazione all’interno del team. – Organizzare workshop e sessioni di formazione sulla gestione delle dinamiche di squadra e sulla facilitazione delle riunioni. Competenze richieste al facilitatore – Offrire supporto manageriale, come la definizione degli obiettivi individuali e l’identificazione delle opportunità di sviluppo professionale. – Fornire consigli sulla gestione del tempo e delle priorità per aiutare i dipendenti a essere più produttivi. – Sviluppare abilità di problem-solving e di gestione dei conflitti per favorire un ambiente di lavoro armonioso. Trascorrere del tempo nei diversi team per comprendere le dinamiche specifiche – Organizzare job rotation temporanei per permettere ai dipendenti di lavorare per un breve periodo in un team diverso dal proprio. – Istituire sessioni di condivisione delle best practice tra i vari team per imparare gli uni dagli altri. – Creare un ambiente di collaborazione inter-team, ad esempio attraverso progetti condivisi o incontri regolari di coordinamento. Persona di backup durante le assenze – Identificare e formare una risorsa di backup per ogni ruolo critico all’interno del team. – Creare una documentazione dettagliata dei compiti e delle responsabilità di ciascun membro del team, in modo che il backup possa assumere facilmente le funzioni. – Organizzare regolari sessioni di training e aggiornamento per il personale di backup, in modo da mantenere le competenze aggiornate. |
Chiaramente ChatGPT ci fornisce una lista di consigli validi e altri meno, per i quali sta a noi individuare quelli da mettere in pratica.
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Le potenzialità dell’intelligenza artificiale e dei tool correlati sono infinite: può essere impiegata per ottenere idee per nuovi contenuti social, script e outline per video YouTube, ma anche per effettuare analisi strategiche di mercato o per scrivere velocemente annunci pubblicitari.
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