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Uno degli aspetti più importanti nella gestione di un progetto è sicuramente quello di tracciare e mappare quelli che sono gli stakeholder del progetto stesso.
Quindi attenzione perché può capitare molto spesso di dimenticare alcune persone che in realtà possono essere delle degli elementi chiave nel progetto e nella gestione del progetto.
Mi è capitato proprio recentemente, un paio di giorni fa, che uno dei miei dei clienti di un progetto che stavo seguendo non mi rispondesse nel modo corretto e con una certa tempistica alle mail e alle comunicazioni che gli stavo facendo.
Facevo spesso dei recap dei degli stati di avanzamento lavoro, quindi fotografavo la situazione del progetto, ma la mia, con controparte del cliente, non mi rispondeva in nessun modo.
Poi ho capito che stavo usando una modalità che non era congeniale per lui.
Era un uno stakeholder, un un un p m dall'altra parte che era un po' più grande di me e non aveva tanta dimestichezza con un flusso costante di mail e quindi ho preso il telefono l'ho chiamato e l'ho aggiornato direttamente al telefono in modo molto veloce.
Quindi in cinque minuti ci siamo totalmente allineati.
Da lì ho preso questa modalità di allineamento anche per le successive volte, quindi ci siamo trovati molto meglio.
In questo modo ho cercato di adattare appunto questa mio approccio con questo cliente e devo dire che sta funzionando molto bene.
Questo per per dire cosa? Che è molto importante all'interno di un progetto, ma appare quelli che sono gli stakeholder, cioè quelli che per dire in inglese cioè hanno una quota e poi possono influenzare in qualche modo il progetto stesso.
Consideriamo che, um progetti anche complessi il numero degli stakeholder può essere molto, molto ampio e uno dei compiti del project manager è proprio quello di avere un un registro degli stakeholder in modo che anche in fasi più avanzate sappia sempre chi e come comunicare con quella persona, ma com'è fatto un registro degli stakeholder.
Bene, vi faccio vedere un esempio piuttosto semplice e può sembrare anche banale, ma tracciare l'elenco degli stakeholder in un documento dedicato può essere molto utile al project manager.
Abbiamo quindi il nome e il cognome, il ruolo dello stakeholder, i suoi bisogni chiave molto importante, quindi qual è realmente la sua, il suo bisogno all'interno del progetto e quali sono le sue priorità? Le priorità tra schedulazione costi e scopo.
Principalmente quindi cosa si aspetta dal progetto stesso? E poi, come dicevo, la modalità di comunicazione con cui si vuole parlare con questa persona.
Quindi se può essere se è un saldo mensile in remoto in presenza, un recap settimanale via mail, se fa parte di un gruppo di stakeholder che si finiscono una volta al mese, ad esempio, oppure se fa parte di un gruppo specifico, elaborerò una documentazione, una modalità di comunicazione specifica.
Quindi è molto importante tenere questo esercizio di stakeholder e ovviamente aggiornarlo.
Anche nel caso ci siano dei cambi su progetti molto complessi, può capitare che ci siano magari delle definizioni dall'altra parte o dei cambi all'interno della stessa azienda.
È molto importante, poi, che ci si faccia aiutare eventualmente dalla controparte.
Ad esempio, se abbiamo un cliente esterno a definire quelli che sono gli stakeholder a mappare quelli che sono gli stakeholder, perché ovviamente molto spesso non possiamo noi, ad esempio, come fornitore, riuscire a mappare tutti quelle che sono le persone interessate nel progetto, in modo da poterle trascinare e tirare dentro nella comunicazione e tenerli allineati
Piccolo preambolo
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