Il progetto charter è uno se non il mio documento preferito, nel senso che è uno dei dei documenti che più sono più utili all'interno del progetto, soprattutto per una comunicazione corretta di quelli che sono tutta una serie di elementi prima di iniziare con la pianificazione vera e propria.

Attenzione perché spesso questo tra le aziende viene omesso.

Um, mi è capitato molte volte di non vederlo utilizzato o non non veniva compreso da dalla dirigenza o dalla da chi, insomma, gestiva come sponsor il progetto e mentre invece ritengo che anche in una forma molto sintetica o più sintetica possibile sia uno strumento veramente fondamentale per allineare tutti su quello che è su una serie di parametri del progetto stesso.

Quindi soprattutto e anche il business case.

Ma vediamo nel dettaglio l'obiettivo del project charter è quello di fare da go no go rispetto al progetto, quindi okay, si parte o non si parte con la pianificazione.

Un altro aspetto è quello che riassume quelle che sono delle informazioni fondamentali, appunto da condividere con tutti gli stakeholder.

Quali sono i benefici più importanti del project charter? Innanzitutto evita tantissimi problemi in seguito, quindi prima di partire si è tutti sicuri che si è allineati su quelle che saranno poi le fasi successive.

Non è una cosa da poco.

Mi è capitato molto spesso che non tutte le persone fossero allineate su quelli che fossero una serie di elementi del progetto e quindi poi il progetto avesse dei problemi in seguito.

Quindi tanti problemi in seguito vengono evitati attraverso questo documento.

Rimane un riferimento veloce anche in fasi successive del progetto, anche in fase di esecuzione.

Da consultare da parte di tutti gli stakeholder, anche il manager stesso che lo tiene un po' come un punto di riferimento, quindi da dove si è partiti nell'analisi del progetto e nella pianificazione.

E poi per tutto il team che porta avanti il progetto stesso.

Quindi per mantenerli, diciamo un track rispetto a quelle che sono tutta una serie di di analisi che sono state fatte appunto all'inizio e poi, appunto, il project manager.

In questo modo mantiene sempre il fuoco su quelli che sono gli obiettivi e gli elementi fondamentali.

Vediamo ora quelli che sono gli elementi di un project charter.

Abbiamo una sintesi iniziale dove viene descritto il problema l'opportunità che si va a effettuare, a risolvere quindi una breve descrizione che dà un contesto a quello che è il il progetto stesso.

Abbiamo poi lo sponsor, quindi specificare chi è lo sponsor del progetto, cioè la persona responsabile del finanziamento del progetto e che ha la parola ultima su quello che è l'avanzamento e la partenza del progetto.

Quindi la persona è più importante all'interno di un progetto? Abbiamo le definizioni del cliente, cioè chi è il cliente del progetto? A chi mi rivolgo può essere un cliente interno può essere un cliente esterno, ma va definito comunque l'utente finale che utilizzerà questo questo progetto.

Lo scopo quindi qual è l'obiettivo del progetto e se ci sono dei dei vincoli da mantenere, l'obiettivo quindi un obiettivo di una singola frase che specifichi esattamente che cosa mira a ottenere questo progetto.

Se ci sono più obiettivi, cerchiamo di mantenere un un accordo su quello che è l'obiettivo principale del progetto.

Poi abbiamo gli assunti, cioè degli elementi che diamo, diciamo per scontati um all'interno di un progetto.

Quindi, ad esempio che se siamo in un progetto di di sviluppo di un software piuttosto che di un, di una nuova comunicazione di un nuovo sito web, per esempio sappiamo che il team che realizzerà il nuovo sito.

La nuova sezione del sito ha le competenze necessarie per poterlo fare, quindi questo lo diamo per scontato.

Dopodiché i vincoli quindi, se ci sono dei limiti, dei vincoli appunto di alto livello, che limitano la pianificazione, ad esempio degli standard o delle limitazioni che devono vincolare, devono guidare il progetto stesso.

Attenzione a non confondere con i requisiti.

Poi abbiamo la soluzione concettuale.

Mi è capitato, per darmi un esempio proprio recentemente, che a fronte di un obiettivo che era quello di ridurre i costi di un e-commerce rispetto a quelli che erano appunto i costi di invio dei prodotti, la soluzione è stata quella di inserire in fattura una specifica dicitura che riducesse i costi dei dazi.

Molto semplice un esempio amministrativo non proprio divertentissimo per il progetto molto efficace.

Quindi ricordiamoci di definire come soluzione concettuale una breve frase, senza entrare nel dettaglio, nel come nel tecnicismo che vada a proprio a tracciare quello che è in nella direzione di raggiungere l'obiettivo che ci siamo dati a inizio progetto.

Poi abbiamo il business case che è un una prima valutazione economica, come abbiamo visto precedentemente, ci fa capire se siamo in attivo o in passivo rispetto a quello che è il progetto che dovrà partire.

Poi abbiamo delle le opzioni.

Quindi se nella nostra analisi della soluzione abbiamo analizzato altre opzioni, può essere interessante um brevemente scriverle qui, magari opzioni che abbiamo scartato spesso.

Appunto, in un'analisi di una soluzione vengono fuori diverse alternative.

Identifichiamo una soluzione specifica, ma ci possono essere delle altre opzioni che abbiamo valutato e può comunque valere la pena metterle su carta anche per quando consegneremo il project charter.

Far vedere che comunque ci sono state delle valutazioni a tutto tondo non si dirette su una soluzione specifica.

Poi abbiamo le ipotesi, quindi abbiamo una serie di presupposti su cui si basa il project charter.

Quindi diciamo dei presupposti che abbiamo identificato nella fase diciamo di giustificativi nella fase di redazione appunto del del business case in generale project charter i benefici, quindi fondamentale quindi aumento dei ricavi, efficienza, produttività, ricordiamoci diminuzione, eliminazione dei costi, come dicevamo prima.

Quindi quali sono poi i benefici che avrà il progetto e i costi? Quindi andiamo a dettagliare quelli che sono i costi, quindi una sorta di dettaglio di quello che è appunto il business case.

E poi, appunto, l'analisi che abbiamo visto o r i o anche in questo caso aggiunto al valore netto annuale che è un'altra tipologia di di valore che si può utilizzare.

Okay, poi abbiamo gli stakeholder anche in questo caso brevemente descriviamo quelli che sono gli cioè quelli che possono influenzare.

Quindi ricordiamoci, possono influenzare il progetto.

Quindi persone che che appunto sono veramente importanti all'interno del progetto stesso definiamo un po' come nel reggitori stakeholder, quindi possiamo anche riportarlo qui il reggitori di stakeholder, il nuovo ruolo, la necessità chiave, la priorità e le comunicazioni pianificate.

Come abbiamo visto.

Poi abbiamo i problemi, quindi i problemi e i rischi.

È un capitolo molto, molto ampio.

I problemi e i rischi e la gestione dei dei rischi.

Non andremo troppo nel dettaglio, ma è importante che prima di partire con il progetto siamo consapevoli di quelli che sono i problemi potenziali del progetto.

Quindi cosa sono i problemi? Sono degli aspetti che richiedono una ulteriore analisi e, appunto potrebbero influire in modo significativo sul sul, sui tempi e costi del progetto.

Poi abbiamo i rischi.

I rischi sono valutabili poi in diverse modalità, con diversi gradi di impatto, ma diciamo quelli che sono delle delle situazioni che potrebbero influenzare appunto il negativamente o positivamente, il progetto stesso.

Anche qua andiamo a elencarli in modo molto veloce.

Siamo in una fase iniziale, quindi quelli che sono i rischi che pensiamo possano influenzare il progetto.

Dopodiché, una cosa molto importante all'interno del project charter deve essere definito il project manager.

Il project charter è un documento veramente importante che va anche a fare un'investitura formale di quello che è il project manager.

Um, mi è capitato di gestire dei progetti in cui non fosse esattamente chiaro chi era il project manager e quindi questo ovviamente determina tutta una serie di problematiche di comunicazione interna.

La formalizzazione del project manager è anche importante per il jet manager stesso, che a questo punto formalizzata questa questa situazione è un documento che viene firmato poi dal dallo sponsor formalizzato e investito da questa.

Questa da questo ruolo ha tutta una serie poi di armi e dalla sua quindi può può può avere un budget per tutta una serie di attività interna e quindi può muoversi con una certa libertà.

A questo punto viene incaricato formalmente dall'organizzazione è veramente molto importante.

Quindi il project hater è per me uno dei documenti più importanti.

Forse per me è il documento più importante per un project manager.

Proprio perché dà un'investitura formale al project manager, dà una certa autorevolezza, dà un riconoscimento interno all'azienda o con l'azienda esterna.

Nel caso sia siamo fornitori in Italia è un documento che spesso viene un po' bypassato a meno di progetti più grossi o o situazioni più formali.

Ma nelle aziende piccole o medie o italiane è un documento che non viene quasi mai fatto e non si conosce neanche tanto.

Ti dirò a dir la verità, invece, quando ho fatto un project charter, anche se all'inizio sembrava una cosa, un po' strana, un po', un po', un po' esotica, un po' forzata.

In realtà poi tutta l'azienda ne ha avuto veramente un grande beneficio.

Mi è stato riconosciuto che anche in fasi successive questo è stato un documento fondamentale per rimanere focalizzati su quelli che sono i punti principali del del progetto.

È un documento che poi vi porterete avanti, che che si evolverà però molto, molto importante.

Ricordiamoci che è un documento che serve poi per gogo, cioè per decidere se partire o meno con la pianificazione.

Quindi siamo ancora in una fase iniziale.

Non siamo ancora partiti con l'esecuzione del progetto e quindi assume tutta una serie di analisi economiche, di stakeholder, di obiettivi di appunto di di chi partecipa al progetto, di chi ha il project manager, di chi ha il cliente in modo definitivo in modo riassuntivo.

Quindi su questo documento convergono tutte le analisi che sono state fatte nelle fasi precedenti ed è veramente fondamentale.

Vi consiglio sia che siate project manager, diciamo professionisti o riconosciuti come te, all'interno di un'azienda o no? Nel senso, se siete un manager, una persona che porta comunque avanti un progetto, vi consiglio assolutamente di farlo anche in una versione super riassuntiva, ma secondo me è molto importante.