Il project management è un lavoro di comunicazione, quindi il project manager deve essere un buon comunicatore, anche perché secondo il P M, ben il quarantasette per cento dei progetti falliscono a causa di una gestione errata dei requisiti.

Quindi ha una gestione non corretta e una comunicazione non corretta, interna o esterna con il cliente.

Ma quali sono i principali e più impattanti errori di comunicazione? Ne ho elencati alcuni.

Il primo, lo scop o deriva dell'ambito in italiano è quando quello che è lo scopo, diciamo quelli che sono il quello che è il perimetro del progetto viene intaccato da tutta una serie di attività successive.

Ulteriori aggiunte modifiche, quindi un'errata comunicazione in questa fase porta a una proliferazione di quelli che sono i task e le del progetto eh, determinando un fallimento del progetto stesso.

Perché si può allungare all'infinito? Questo è uno dei problemi principali nella gestione di un progetto che si trova a dover affrontare un project manager, quindi cercare di comunicare nel modo corretto, in modo da mantenere il perimetro del progetto secondo quelli che sono gli obiettivi definiti inizialmente è molto, molto difficile ma fondamentale.

Deve deve mettersi un po' a dire di no al jet manage in questo caso, dopodiché, un'errata comunicazione può comportare una mancanza di risorse.

Quindi io inizialmente non ho specificato bene quali erano le necessità in termini di team in termini di il team di lavoro che dovrà portare avanti operativamente il progetto e mi ritrovo con un team con troppe poche persone oppure con persone non sufficientemente stillata.

Quindi il progetto avrà dei problemi, dopodiché una soluzione efficace, quindi nella nostra analisi della soluzione.

Quindi che cosa il progetto? In che modo aff- il progetto affronterà il requisito, quindi la la richiesta Se io porto avanti una soluzione che non è efficace, ovviamente e non è condivisa, è una fase iniziale.

Ovviamente anche questo porta un grande grande problema.

Comunicare in modo erroneo determina dei danni e relazioni con gli stakeholder.

Attenzione, questo è un problema non solo di breve termine, ma è un problema a medio e lungo termine.

Se io sono un project manager fornitore di un'azienda esterna, il fatto di comunicare in modo erroneo non rovina solo il progetto nello specifico, ma magari fa perdere il cliente all'azienda.

Quindi in questo caso consiglio sempre è uno degli aspetti fondamentali del manager quello di essere sempre molto chiaro essere sempre molto dire la verità, anche se ci soprattutto ci sono dei problemi.

Questo nel breve termine magari creerà ulteriori problemi, ma nel medio e lungo termine creerà delle relazioni più vere e più durature nel tempo e sarà sicuramente un aspetto apprezzato da parte dell'azienda.

E infine abbiamo altri due punti il mancato allineamento sulle priorità.

Ovviamente, quindi è un progetto che ha una serie di attività latte tra di loro.

Se io sbaglio la priorità rischio di andare ad eseguire qualcosa che non era strettamente necessario oppure poco importante, tralasciando invece quelli che sono gli aspetti più rilevanti rispetto a un progetto.

E ultimissimo il lavoro eseguito in silos.

Questo è uno dei più grossi problemi all'interno delle aziende dove i vari reparti, soprattutto progetti complessi, non parlano tra di loro.

Questo può determinare dei dei grossi problemi.

Mi è capitato, ad esempio, lavorando per aziende di moda, dover sviluppare un software che veniva usato all'interno di un magazzino logistico, quindi con una certa interfaccia.

Peccato che il reparto di sviluppo che doveva sviluppare questo software non sapesse esattamente dove andava, dove veniva, dove, dove sarebbe dovuto essere collocato questo questo software e quindi lo ha fatto secondo determinati standard, ad esempio, andava benissimo per un sito web.

Il problema è che era un un software con un'interfaccia che doveva essere cliccata con dei grossi guanti all'interno di un di un magazzino di logistica.

Quindi i pulsanti erano molto piccoli.

Il magazziniere non riusciva proprio a cliccare il pulsante a memoria di questo poi si è deciso.

L'azienda ha deciso di portare sempre almeno un membro del team di sviluppo a conoscere il cliente, anche già nelle fasi di redazione dei requisiti.

Molto importante, quindi, coinvolgere i membri del team anche proprio nelle fasi iniziali.

Può costare più tempo e soldi, ma porta dei benefici secondo me nel nel lungo termine.

Un altro caso di errata comunicazione mi è successo circa un mese fa, quando un cliente si è dimenticato di definire uno che dei requisiti del progetto che era la migrazione di di un software cloud e il precedente server veniva spento nel giro di qualche settimana.

Ma nessuno ci aveva avvisato.

Quindi la priorità che avevamo dato era stata su il miglioramento del prodotto che stavamo sviluppando su um definire tutte le gli standard di qualità, non sapendo che avevamo una priorità ben maggiore che stava per arrivarci addosso.

Siamo riusciti velocemente a a risolvere, ma questo ha creato un sacco di problemi, sia in termini di gestione delle risorse in termini di allungamento del progetto stesso.

Quindi questo è un classico esempio.

In questo caso diciamo colpa del cliente che non ci aveva allineato su questa priorità.

E su questo requisito che era fondamentale.

Ma come possiamo comunicare in modo corretto e risolvere questi problemi di comunicazione? Io, in questo caso tre principi cardine che sono adattare alla comunicazione, quindi sulla base di quello che è il nostro interlocutore.

Cercare di mettersi nei suoi panni e usare una modalità di comunicazione che può essere preferire le mail piuttosto che le telefonate o un altro modo che sia il più possibile congeniale.

Non dobbiamo irrigidirsi sul ad esempio, io ogni settimana mando il Gant con gli avanzamenti e se non mi rispondono vuol dire che insomma, io l'ho mandato e va bene così.

No, non è corretto.

Bisogna essere molto flessibili nelle comunicazioni.

Come abbiamo detto, il project management è un lavoro di comunicazione, quindi noi dobbiamo essere molto bravi a capire se la l'altra persona dall'altra parte ha realmente recepito quello che noi abbiamo comunicato.

Un altro aspetto molto importante è gestire le aspettative.

Il project manager non deve proporsi come il salvatore della patria, cercare di risolvere tutti i problemi in men che non si dica, tanto meno quelli dell'azienda, ma deve cercare di essere molto realista e soprattutto in una fase iniziale cercare di dare delle aspettative che siano realistiche, eventualmente se sarà poi molto bravo e riuscirà a superare quelli che sono non solo a A, a portare il progetto nei tempi costi e con lo scopo definito, ma sarà così bravo da diciamo over performare.

Lo potrà fare benissimo in una fase successiva, ma è importante mantenersi a quello che è il core del progetto stesso, quello che è l'obiettivo iniziale.

Quindi attenzione a non mostrarsi e non non esagerare con le aspettative iniziali.

Il terzo aspetto fondamentale, secondo me, è quello di avere una frequenza su misura.

Mi è capitato anche qui recentemente, di mandare dei report in modo molto frequente e aggiornato al mio cliente.

E poi non avevo nessun tipo di risposta.

Sicuramente in questo caso ho esagerato con la fretta.

Ho cercato di adattarmi, magari mandando un un report, un saldo, uno stato di avanzamento lavori settimanale o bisettimanale e sicuramente le comunicazioni sono andate molto meglio.

Troppa frequenza determina può determinare una noncuranza da parte di chi sta dall'altra parte, da chi a chi vogliamo comunicare poca comunicazione? Poca frequenza può lasciare al buio di informazioni il nostro interlocutore.

Quindi cerchiamo di Tara.

Magari all'inizio ci sta.

Non siamo perfettamente misurati, ma cerchiamo di tara rispetto a quello che è il nostro interlocutore.

Quindi adattiamo la comunicazione sapendo che abbiamo davanti.

Gestiamo le aspettative in modo realistico e terzo punto cerchiamo di mandare queste comunicazioni, di comunicare, comunicare nel modo più adatto a misurato rispetto quello che è il nostro interlocutore.

Uno degli altri aspetti fondamentali della comunicazione è quella che avviene all'interno del team di progetto.

Spesso i conflitti, le problematiche non nascono esternamente con il cliente, ad esempio, ma possono nascere proprio all'interno del team.

Ci sono quattro punti, secondo me molto molto importanti.

Innanzitutto, cercare di mantenere degli incontri cadenzati con il team di progetto.

Ci sono ovviamente tante scuole di pensiero, varie scuole di pensiero.

Lo Scrum, ad esempio, anche se non è proprio un team di progetto, ma definisce un una riunione giornaliera piuttosto che altre scuole di pensiero hanno delle degli incontri meno candidati, ma il concetto è cerchiamo di mantenere una regolarità con il nostro team in modo da avere subito la percezione se c'è qualcosa che non va e identificare immediatamente anche lo stato proprio del team stesso.

Poi una comunicazione aperta e onesta, fondamentale.

Cerchiamo di essere sempre molto aperti e dire la verità rispetto a quelle che sono eventuali problematiche e facciamo in modo che gli altri possano esprimersi.

Creiamo un contesto giusto in modo che le persone del team possano esprimersi liberamente in modo onesto, in modo molto sereno.

Chiariamo i ruoli e le responsabilità.

Molti dei problemi che ho visto all'interno dei progetti è che all'interno del team non fosse ben definito.

Quali erano i ruoli, quindi qual era tramite l'etichetta che veniva assegnata a una persona all'interno di quel progetto e anche le sue responsabilità? Se possibile, sarebbe ancora meglio brevemente descrivere per ogni singolo persona il team di progetto, proprio quelli che sono i suoi ruoli e le responsabilità, in modo che fossero condivisi all'interno del team stesso e ben definiti.

Spesso la mancanza di questa comunicazione su chiara, sui ruoli e responsabilità porta a fastidi, a incomprensioni porta sicuramente a delle problematiche nel progetto.

Siamo molto chiari definiamo chi fa cosa e e anche quali sono.

Qual è il perimetro del project manager? In questo caso? Il quarto punto fondamentale è quello di risolvere i conflitti interni in modo tempestivo interni al team, quindi cerchiamo di prenderli prima che divampano e possano intaccare l'esecuzione del progetto stesso.

Sicuramente il fatto di avere chiari ruoli, responsabili, responsabilità, fare incontri cadenzati.

Avere una comunicazione molto aperta aiuta a ridurre questa questa casistica, ma non è non è evitabile, o meglio, non è azzera.

Quindi il mio consiglio è quello di cercare di prendere da parte la persona o le persone e chiarire il prima possibile.

E qua deve essere la sensibilità del jet manager che deve capire quando c'è una crisi, c'è una problematica e cercare di risolverla il prima possibile.

La comunicazione quindi è veramente il problema numero uno dei progetti.

Il project manager è la persona che deve guidare la in grado di guidare la comunicazione del progetto.

Come abbiamo visto, l'errata comunicazione anche secondo il P M determina nel quarantasette per cento dei casi un fallimento dei progetti.

Quindi quando c'è una un'errata gestione dei requisiti La errata comunicazione determina poi tutta una serie di problematiche molto complesse che sono poi di difficile risoluzione.

Una volta che sono sono avviate, ne abbiamo viste diverse.

Abbiamo anche visto diverse soluzioni che ci permettono di avere uno strumento di comunica come comunicare nel modo corretto con i nostri stakeholder e con i clienti e soprattutto con il team interno.

Spesso infatti molti dei problemi che ci sono all'interno del del progetto nascono internamente, quindi bisogna stare molto attenti anche a questa fase.