Lezione dal corso Tecniche di Project Management
Ci sono alcuni accorgimenti che ho trovato e affinato negli anni e che mi sono particolarmente utili quando scrivo una mail in particolare iniziare sempre inserendo il contesto in cui si sta parlando.
Spesso ci sono degli interlocutori che magari non hanno partecipato a tutto il tre d mail oppure magari non li ho letti tutti e quindi hanno bisogno di comunque avere il perimetro del di di diciamo di dove, dove, di cosa si sta parlando sempre una anche molto brevemente.
Dopodiché trovo utile formattare in grassetto i punti chiave della mail.
Sembra una cosa banale, ma ricevendo tantissime mail tutti è molto più facile per la persona andare a riassumere i punti chiave.
Se poi ci sono delle attività specifiche degli oner, ad esempio dopo che abbiamo fatto una riunione, facciamo una minuto alla riunione ed è uscita.
Sono uscite delle azioni rispetto a determinate persone, cioè delle cose che le persone devono fare.
Vogliamo mandare un recap, è importante specificare l'onere.
In generale, comunque se ci sono delle attività è sempre importante che ci sia un referente, una persona che ha la responsabilità di quel tap.
È importante infine rileggere la mail in particolare cerco sempre di spezzare in modo da non fare dei periodi troppo lunghi, um usare un po' di punteggiatura ma frasi molto brevi.
Infine, usare sempre un tono piuttosto positivo e cordiale in aiuta a inserire nel corretto la conversazione.
Poi cosa ultima a cui tengo è ricordatevi di salutare sia all'inizio che alla fine della mail.
Ora vediamo un esempio di mail molto semplice in cui riassumiamo questi punti in modo pratico, quindi salutiamo la persona in questo caso, ad esempio un project manager della controparte, diamo una breve introduzione, magari mettiamone in copia appunto alcune persone che non conoscono bene l'argomento.
Dopodiché a me piace fare dividere per blocchi appunto la mail con raggruppando le informazioni collegate.
Quindi ci sono delle informazioni mancanti, un elenco puntato con i bold, quelli che sono gli aspetti di rilievo, quindi con parli sezione blog del sito e nell'altra parte di descrizione di prodotti mancanti.
Dopodiché c'è c'è un avanzamento dei task.
Quindi si è fatto un meeting e si decide di riepilogare quelli che sono i task che si erano discussi per avere un avanzamento.
Quindi abbiamo un onere.
In questo caso Andrea Rossi viene scritto e sottolineato in modo che quando lo le lo legge sia, diciamo sia consapevole che lo stiamo citando.
Inizialmente poi i cnd di posta permettono proprio di evidenziare la persona quando si fa la la chiocciolina.
Anche in questo caso mettiamo un e anche per ma marco Bianchi in questo caso, dovendo fare delle domande specifiche, sappiamo che è lui la persona che in entro una certa data ci avevano.
Diciamo ha specificato che il sito sarebbe stato pronto e gli chiediamo delle informazioni in modo che sia coinvolto e sappia che è lui che ci stiamo rivolgendo.
Infatti spesso uno degli errori che si fa nel mandare l'e-mail è che ci si rivolge in modo generico a più persone e magari, essendo tanti in copia, nessuno prende realmente in carico la richiesta.
Ricordiamoci comunque che abbiamo parlato di dialogo attraverso le mail, ma abbiamo un piano di comunicazione a cui far riferimento.
Quindi sappiamo esattamente quando dobbiamo mandare determinate mail, con che frequenza a chi e con che mail o comunicazioni e con che scopo.
Quindi dobbiamo sempre cercare di attenerci al piano che avevamo elaborato inizialmente e attenzione anche alla frequenza e ai nostri interlocutori.
Ad esempio una persona magari più con più esperienza potrebbe essere facilitato l'uso delle email, mentre magari una persona più giovane del team potrebbe magari avere più facilità a usare WhatsApp o Telegram è una cosa che va decisa all'inizio, atteniamoci a quella, ma ricordiamoci anche che abbiamo davanti.
Capita spesso, ad esempio, di comunicare con un mezzo che non è quello corretto.
Ad esempio l'e-mail e una persona che non legge l'e-mail e quindi ovviamente la nostra comunicazione cadrà nel nel nulla.
Piccolo preambolo
1) sono utente fin dal suo lancio
2) quest’anno ho speso oltre 3000 ore sulla piattaforma con oltre 13 corsi
3) Pago di tasca mia l’abbonamento e non ho conflitto d’interessi
Esperienza
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Mi occupo di IT ma non sono così miope da non capire che il digital marketing va conosciuto passando per chi lo pratica.
Ho avuto e avrò anche abbonamenti? Si
Perchè allora dici di iscriversi a questo servizio? Perchè a prescindere di quale servizio specialistico a cui ti abbonerari questa è la base. La base per tutti gli argomenti del digital Marketing oggi e in futuro visto che ogni settinaman escono corsi nuovi e vengono aggiornati, ampliati, approfonditi gli esistenti con gli stessie con nuovi docenti.
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