Lezione dal corso Tecniche di Project Management
La fase di esecuzione ha due obiettivi principali che sono quello di eseguire il piano e formare il team.
In questa fase, quindi, viene scaricato a terra tutto quello che è il piano di progetto che viene e che è stato elaborato nelle fasi precedenti e si dà proprio esecuzione alle attività vere e proprie.
Il punto di partenza del progetto, quindi si è deciso che il progetto partirà nella fase di esecuzione è quello del kick-off.
Ci sono due tipologie di kick-off quello interno all'azienda e quello esterno con il cliente.
Tendenzialmente appunto sono divisi in queste due modalità che è molto importante non va mai saltato ed è innanzitutto fondamentale per allineare tutti quelli che sono gli stakeholder di progetto rispetto a intanto all'inizio del progetto e poi serve anche come cartina di tornasole in quel momento per raccogliere eventuali feedback che non sono stati espressi precedentemente, anche se questi poi vanno analizzati con una certa cautela e quindi durante ke off interno viene presentata quella che è la pianificazione dell'attività, cioè la calendarizzazione.
Vengono allineati tutti gli stakeholder, anche eventuali altri reparti che potrebbero essere interessati sulle tempistiche, su eventuali cioè dei dei punti intermedi che possono produrre già dei risultati tangibili o dei momenti particolari rispetto al progetto viene presentato appunto quello che è il team e quelli che sono gli obiettivi e anche il business case molto accennato rispetto a quello che è il il progetto stesso.
Poi si può, durante i kick off lasciare un un breve spazio, come dicevamo, per non essere diciamo domande e risposte da parte di tutti i membri, diciamo tutti i vari stakeholder.
Successivamente possiamo realizzare quello che è il kick off esterno, quindi con il cliente da bio formale e anche qua coinvolge i membri del team direttamente coinvolti, ovviamente non le persone interne all'azienda che non sono direttamente interessate e presenta anche al cliente quello che si è deciso insieme di portare avanti.
Anche in questo caso si può lasciare uno spazio per alcune presentazioni rispetto a quello che è il Gant in progetto e identificare quelli che sono i i i singoli membri del team e eventualmente lasciare uno spazio per le domande.
Quindi, una volta concluso il kick off, si può realmente iniziare a partire.
Le attività operative del progetto quindi si liberano, si allocano, le risorse si bloccano, diciamo le agende rispetto alla partenza delle attività e si può iniziare il la vera e propria esecuzione.
Ora che siamo partiti con la fase vera e propria esecutiva del progetto, il nostro compito è quello di formare e rendere il team il più performante possibile.
Il team di progetto, infatti, e in generale tutti i team sono un po' come un organismo vivente, sono composti da singoli elementi, ma si muovono un po' come un un tutt'uno.
Quindi il project manager deve essere, deve avere le competenze adatte per poter riconoscere in che fase si trova e come si sta evolvendo il gruppo di lavoro.
Infatti sappiamo che le fasi tipiche dell'evoluzione di un gruppo di lavoro sono quattro.
Secondo una delle teorie di evoluzione del team abbiamo guardando da destra verso sinistra la fase di forming, cioè il gruppo di progetto si inizia a formare.
Spesso capita che ci siano team esterni o fornitori esterni piuttosto che nuove persone che non si conoscono o anche se il team è consolidato, magari l'attività è diversa rispetto al solito e quindi ci sono delle nuove dinamiche che si vanno a formare.
È una fase in cui i vari membri iniziano a conoscere un po' um conoscersi uno con l'altro a fare conoscenza e un po' a annusarsi uno rispetto all'altro è un po', come quando entra un nuovo collega in ufficio.
Dopodiché c'è la fase di storming, cioè appunto la fase di appunto esplosiva.
Un po' di più su questa fase, in cui possono nascere appunto dei conflitti e in cui sostanzialmente le varie persone vanno a saggiare un po' i limiti l'una dell'altra.
E in questi momenti di intersecazioni, diciamo tra le persone possono nascere dei conflitti il project manager essere molto bravo a riconoscere questo momento e eventualmente a ridurre ridurre questi conflitti e intervenire.
Dopodiché la fase successiva è la fase di, quindi il gruppo si sta formando sempre di più e si inizia a lavorare realmente.
Uno.
Con l'altro le persone iniziano a darsi un ruolo e un'identità specifica e ben definita all'interno del del gruppo di lavoro.
Quindi iniziano questi perimetri sono consolidati tra le persone e essendo più stabili è anche meno facile che sorgano dei conflitti qui in questa fase, dopodiché la fase successiva è quella di performing, quindi i limiti si sono consolidati, le persone si conoscono e il team realmente sta iniziando a procedere con una certa velocità una certa potenzialità che viene espressa.
Tendenzialmente questo avviene dopo un tot di tempo e in base al numero di di di elementi del del team in base alla bravura del project manager.
E questa è la fase, ovviamente pienamente operativa, in cui il team eroga la massima capacità.
Appunto questa è una delle teorie.
Ma qual è la la cosa importante che possiamo raccogliere da questo, cioè il fatto che sì, il team si evolve come un organismo, ma il project manager deve sempre avere la sensibilità di capire in quale momento si sta e si trova il team di progetto e ad ogni fase, conoscendo dove si trova intervenire nel modo corretto.
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