Lezione dal corso Tecniche di Project Management
Anche il monitoraggio e controllo del tempo segue i principi delle altre attività di monitoraggio e controllo.
Quindi verifichiamo a che punto siamo rispetto alla scaletta rispetto al tempo che ci eravamo dati e poi eventualmente mettiamo in atto delle azioni correttive.
Per quanto riguarda il primo punto, cioè verifichiamo a che punto siamo.
Questo può essere fatto in diversi modi.
Tendenzialmente team di progetto darà un uno stato di avanzamento delle proprie attività in termini ricorrenti, quindi ad esempio settimanalmente vediamo che appunto sono con le specifiche attività.
Ognuno dei membri del team ci farà un breve recap.
In questo modo vediamo se siamo in anticipo o indietro rispetto a quello che abbiamo pianificato.
Dopodiché, se le cose vanno bene, ovviamente manteniamo la pianificazione come ci siamo detti.
Altrimenti dobbiamo mettere in atto due tecniche per deviare quelle che sono eventuali ritardi.
Queste due tecniche sono il crashing e il fast track, quindi vediamo in questo esempio abbiamo una pianificazione originaria, quindi corretta rispetto a quello che c'eravamo già avevamo già stabilito.
La successiva invece è un fast track, quindi, come vedete si chiama anche paralleli.
Quindi il tasto successivo, quello da dieci giornate, viene fatto partire non termine del Tas precedente, ma parallelo.
Quindi, mentre ancora il task a cinque giornate sta andando avanti, si fa in modo di far partire anche quella di giornate.
Questo permette di ovviamente ridurre le tempistiche, ma aumentare comunque il rischio perché si genera maggiore complessità.
L'altra tecnica invece, è il csh.
In questo caso, come vediamo aggiungiamo sostanzialmente delle risorse alle attività, quindi un membro del del team che magari stava sviluppando solo una una specifica, viene affiancato a un'altra persona e quindi ovviamente la capacità di erogazione.
Quindi la capacità di sviluppare di di portare avanti le attività è incrementata.
Attenzione però che la capacità di incremento non è un semplice moltiplicatore.
Non è che se inserisco due persone invece di uno raddoppio la velocità questo non avviene quasi mai per diversi motivi sicuramente ci c'è un un periodo di apprendimento.
Se per esempio un membro del team viene inserito da fuori o per esempio viene viene richiesto l'aiuto di un team di un team esterno, quindi un'azienda fornitrice e quindi questo ovviamente ha un tempo di apprendimento.
E poi il fatto di aumentare i numeri e le persone che sono all'interno del team ovviamente crea maggiore complessità e maggiore complessità significa anche riduzione delle tempistiche.
Quindi, a mano a mano che aggiungiamo risorse l'efficienza nella capacità di erogazione, quindi nella capacità di portare avanti le attività, si riduce.
Infine l'ultimo svantaggio di questa tipologia di correzione è quella che ovviamente, aumentando il numero di risorse, i costi del progetto aumentano.
Quindi bisogna stare molto attenti a utilizzare o una o l'altra attività, quindi fast track e perché possono portare a deviazioni per quanto riguarda i costi e per quanto riguarda la qualità del del prodotto stesso che stiamo erogando.
Ricordiamoci infine, cosa fondamentale è che queste attività di correzione vanno effettuate sempre sul critical Pat, che ovviamente è percorso di attività critiche, appunto, e su quelle su cui dobbiamo andare a intervenire per ridurre le tempistiche complessive del progetto.
Mi è capitato, ad esempio nel nella mia carriera di dover utilizzare o una o l'altra tengo o addirittura tutte e due insieme.
Tendenzialmente, nelle aziende in cui ho lavorato era molto più facile utilizzare la tecnica della del crashing, cioè cercare di rubare delle altre persone a un altro team in modo da aumentare la capacità di erogazione.
Questo però genera dei problemi, perché queste risorse che fanno parte di un altro team, appunto, staranno sviluppando un altro progetto e di conseguenza questo poi genera dei conflitti tra project manager oppure tra manager funzionali.
Bisogna essere molto attenti e molto accorti e documentare innanzitutto queste richieste farsi sponsorizzare eventualmente da un dirigente o una persona o dallo sponsor stesso di progetto, in modo da non generare poi delle problematiche interne all'azienda.
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