Il controllo dei costi è sicuramente uno degli aspetti a cui il project manager deve stare maggiormente attento, anche perché solitamente agli occhi dell'azienda puntati addosso e degli sforamenti di costo possono essere motivo di diversi problemi nell'azienda.

Quello che dobbiamo fare anche in questo caso è verificare a che punto siamo a livello di spesa dei costi e poi apportare delle correzioni.

La comp maggiore è quella di avere una situazione chiara della spesa del progetto.

Dobbiamo essere molto attenti e fare in modo che i membri del team inseriscano le monitorino e tracciano le proprie ore spese in modo ricorrente.

Questo può essere fatto con diversi software.

Ad esempio ultimamente sto usando Microsoft Dinami, ma ci sono n mila software che possono essere utilizzati in questo senso.

I vari gira o altre tipologie permettono appunto allo sviluppatore o al o al al grafico, piuttosto che al all'altro membro del team, di inserire esattamente per ogni tasca il tempo speso in modo da verificare effettivamente in modo puntuale quello che è il costo che che si sta spendendo facendo la somma appunto del dell'effort speso da tutti i membri del team.

Quindi su questo punto sia molto attenti e pretendete che le persone inseriscano questi costi in modo ricorrente.

Purtroppo la correzione della di una deviazione nei costi è molto complessa.

Quindi il project manager o il manager in generale che sta gestendo il progetto, deve fare in modo di evitare di arrivare in questa situazione attraverso appunto il monitoraggio continuo che abbiamo detto prima.

Se i costi quindi, degenerano in modo incontrollato, quello che possiamo fare eventualmente è concordare se siamo, se abbiamo un cliente esterno, una riduzione dello scopo, quindi ridurre a un numero più limitato le attività che devono essere erogate le attività relative al progetto.

Questo può essere fatto in accordo con il cliente stesso, specificando che ci sono stati dei costi non controllati durante l'attività stessa.

Mi è capitato recentemente, ad esempio, che un fornitore non avesse tracciato correttamente i propri costi e mi avesse detto soltanto dopo un po' di tempo che i suoi costi erano lievitati.

Quindi, invece di metterci una settimana a realizzare un prodotto, ce ne ha messe due.

Questo ovviamente è stato un problema, perché io non ero al corrente e neanche il cliente.

Quindi, innanzitutto, in questi casi la cosa migliore da fare è dire la verità.

Non nascondersi o cercare di nascondere la problematica sia con il fornitore che con il cliente e poi cercare di negoziare una soluzione intermedia.

In questo caso, ad esempio, ho richiesto un contratto aggiuntivo cosiddetto time materia, cioè un contratto a giornata, quindi quattro cinque giornate in più al cliente, spiegandogli che i costi erano lievitati in modo di poco.

Ma purtroppo ci può stare e con il fornitore ho chiesto invece di abbassare la l'et, quindi il tempo speso rispetto all'attività, diciamo cercando di dimezzarlo.

In questo modo ho ottenuto comunque di mantenere i costi per l'azienda coperti da una nuova offerta e e comunque ho cercato di negoziare con entrambe le parti rispetto al fornitore.

Questo è venuto abbastanza facile perché abbiamo comunque un piano di attività sul lungo termine.

Quindi diciamo c'è un c'è, una certa coerenza e e disponibilità da parte loro nel comunque fare queste piccole concessioni e diciamo ho fatto giocoforza di questo contratto un po' più a lungo termine con loro per un po', forzarli a ridurre le e a ridurre i costi.

Spesso i rischi cambiano nel corso del progetto stesso.

Dobbiamo stare attenti e verificare che non ci siano dei cambiamenti repentini o che questi rischi che abbiamo identificato precedentemente non non cambino troppo.

Se ci sono dei cambiamenti che abbiamo notato, possiamo decidere di vedere com'è la situazione, attendere un attimo, oppure intervenire immediatamente, in modo da risolverlo più più velocemente possibile.

Se interveniamo velocemente per ridurre il rischio.

Ad esempio, il rischio che il progetto si allunghi anche se non si è ancora verificato, ha un costo maggiore.

Cioè se intervengo subito mi costerà di più piuttosto che aspettare che le cose cambino, magari si aggiustino da sole.

È facoltà del project manager decidere se intervenire o meno.

Ad esempio uno dei rischi classici, appunto la l'allungamento delle tempistiche.

Si può decidere di allocare una nuova persona all'interno del team, quindi usando quello che è un bel budget che si tiene un po' da parte per queste situazioni, in modo da attendere aumentare appunto la capacità di erogazione.

Attenzione ad usare per questo tipo di attività un budget che sarà stato allocato a inizio progetto proprio per la gestione dei rischi, da non confondere con il budget che viene allocato per attività ulteriori che che avvengono durante il progetto.

Quindi, ad esempio implementazioni aggiuntive che che appunto rischiano di far derivare l'ambito del progetto stesso.

Tendenzialmente può venirci in aiuto la matrice dei rischi che abbiamo identificato nel capitolo specifico, in cui possiamo valutare che tipo di impatto e probabilità di impatto ha un rischio.

Quindi, se il project manager si rende conto che la probabilità è molto alta, può decidere può aiutarla a decidere di intervenire immediatamente.

La gestione della qualità è un tema molto ampio e complesso e nella mia esperienza in aziende digitali e innovative spesso viene messo un pochino da parte.

Innanzitutto per due motivi Va definito che cos'è lo standard di qualità per uno specifico progetto e questa è già un'attività complessa che richiede un'analisi più approfondita e richiede quindi sia da parte del fornitore che dell'emittente appunto molto tempo per, um elaborare il la la reale bisogno di qualità del progetto tipicamente il se un se ci affidiamo a un fornitore esterno e pretendiamo una qualità standardizzata rispetto, ad esempio a del codice di sviluppo o del determinati asset grafici.

Questo ci richiederà più costi perché dovrà attenersi a dei principi più rigidi che abbiamo definito inizialmente e poi va va monitorata.

Questa qualità e il monitoraggio della qualità anch'esso richiede dei costi aggiuntivi il project manager o addirittura il reparto deputato alla qualità.

In alcune aziende deve fare delle verifiche di diverso tipo e a cadenze regolari rispetto a quelli che sono gli standard di qualità.

Mi viene in mente, ad esempio, nel mondo del codice C I T.

Si stabilisce che il codice sviluppato deve avere una certa documentazione, quindi deve essere documentato e deve essere magari commentato in un certo modo.

Queste verifiche ovviamente sono onerose.

Bisogna prendere, aprire il codice, verificare che sia effettuato come si era detti, e poi segnalarlo al al fornitore.

Quindi in generale è un'attività molto importante, molto ampia, ma che ho visto piuttosto raramente, soprattutto in progetti digitali innovativi.