Ci sono alcune tecniche best practice che utilizzo nella mia quotidianità ne nella gestione del dei singoli task di progetto sono probabilmente dei delle tecniche che avrete già sentito, ma che reputo le più importanti ed efficaci nella quotidianità nel da una delle tecniche che uso quotidianamente è la tecnica del pomodoro.

Questa tecnica permette di avere uno stato di concentrazione molto elevato e proprio perché ci è suddiviso in momenti di concentrazione e momenti di rilassamento e di diciamo non concentrazione, tipicamente viene fatto con un timer.

Ci sono molte applicazioni disponibili e molti siti, quindi stabilisco una serie di di routine.

Parto con una una prima temporizzazione di trenta minuti circa di di lavoro in cui mi assegno dei task specifici, quindi trenta minuti su un'attività senza switchare, senza guardare i social, ma eseguendo in quei trenta minuti solo un'attività specifica che ho predefinito.

Finiti i trenta minuti parte la pausa di cinque o sei minuti in cui faccio dell'altro, bevo un sorso d'acqua, mi sgranchiscono e poi riparto con la successiva iterazione in trenta minuti su un altro task oppure sul tasto precedente se non l'ho completato.

Questa cosa viene fatta tipicamente per quattro cinque cicli, quindi concentrazione, pausa, concentrazione, pausa per quattro volte.

Dopodiché inserisco una pausa più lunga, tipicamente di quindici minuti.

Un break.

In questo modo so che non porto in modo estensivo il tempo di concentrazione.

A volte si pensa che concentrarsi per una o due ore di fila sia efficace.

In realtà nel mio caso poi ognuno ha la sua tecnica.

Questo non mi aiuta nella concentrazione.

Mi serve sapere che comunque dopo un tot di sforzo mentale avrò comunque un momento di pausa in cui potrò recuperare le energie.

Questo è molto utile perché soprattutto nella nella giornata di otto ore lavorative è molto più semplice arrivare in fondo alla giornata senza essere completamente esausti, ma permette di come una maratona avere un certo passo regolare nella nella concentrazione, ma anche nello stacco un'altra tecnica che ho appreso da un mio manager alcuni alcuni anni fa, è la cosiddetta regola dei due minuti, molto semplice se c'è un'attività, che può essere effettuata in due minuti o meno, falla subito.

Non lasciarla accumulare spesso infatti, per perfezionismo, per voler fare le cose nel miglior modo possibile o cercando delle alternative, la accatasti nelle cose da fare nei e poi finisce dimenticata ogni tanto ricompare oppure dopo un anno che è lì, diciamo, viene considerata morta sostanzialmente come attività dopo un po' di tempo.

Lo stesso vale per le e-mail.

Per esempio riceviamo una mail potremmo dare una risposta molto veloce.

Ce la potremmo un po' togliere velocemente di dosso e in realtà pensiamo a delle alternative o danno magari maggiore contesto? Cerchiamo di pensare bene a quale potrebbe essere la risposta? No? Se è un'attività che può essere fatta in meno di due minuti, togliamola subito.

Questa cosa ci aiuterà molto al fine della settimana ad aver macinato molte più attività come manager, ma in generale come qualsiasi dipendente o o no o freelance o qualsiasi lavoratore l'altra attività che secondo me è molto utile è quella del processing, cioè fare le cose in batch, o ancora meglio, cercare di fare cose similari insieme.

Quindi questo può essere utile se noi pianifichiamo la nostra giornata e cerchiamo quindi di avvicinare, di eseguire insieme attività molto simili, ad esempio per le mail, mi suddivido il calendario della mia giornata e inserisco appunto per le mail uno slot specifico in un certo in un certo orario.

Quindi non sto a fare a cambiare sempre in continuazione e passare da un'attività all'altra leggere la mail piuttosto che risposta su quello che stavo facendo.

Quindi con la tecnica del pomodoro mantengo il fuoco sull'attività che sto facendo e con la tecnica del del, cioè riunire le attività e pianificare durante la giornata.

So che una certa ora farò una certa attività, quindi non devo continuamente controllare.

Ad esempio, tipico è l'e-mail.

So che ad esempio nel mio caso tra le dodici e le tredici leggo e rispondo alle email ho dedicato questo slot a questo e in un'ora tendenzialmente riesco a smarcare questa attività.

A differenza di questo, se io decidessi di fare questa attività di lettura delle mail di risposta sparpagliate durante la giornata, probabilmente il tempo e la qualità anche del lavoro che potrei potrei produrre sarebbe comunque inferiore qualità sarebbe inferiore, la tempistica sarebbe molto più più lunga e quindi questa tecnica mi serve proprio sia per conce- per concentrarmi, ma anche proprio per ridurre la tempistica di esecuzione.

Questa può essere eseguita anche per altre attività simili.

Mi vengono in mente, ad esempio, le riunioni cerchiamo in questo caso cerco magari di condensa non non diciamo non spargere per la giornata e proprio perché questo cambio continuo di contesto, soprattutto se spezzettato, riduce di molto l'efficacia di una del del lavoro.

La legge di Pareto o regola dello è uno dei principi che guida quello che è il lavoro di di qualsiasi lavoratore è molto interessante perché è una teoria economica che nasce nell'ottocento, appunto una teoria economica di Pareto che stabiliva che il venti per cento delle persone deteneva l'ottanta percento delle terre.

Ora questa suddivisione venti e ottanta si è visto nel corso del tempo che può essere applicata a tutta un'altra serie di attività tutta serie di momenti.

Ad esempio nella gestione dei progetti.

Sappiamo che il venti per cento delle attività permettono di ottenere l'ottanta percento dei risultati.

Questo ci è molto utile quando definiamo quelli che sono i ma soprattutto la priorità dei del.

Perché se andiamo a guardare bene quelle che sono le attività realmente importanti in un progetto, scopriremo che quello di cui ha necessità il cliente o eventualmente il cliente interno o esterno è si può ricondurre a un venti percento quello che è veramente il core del del progetto stesso.

Ed è sono questo venti per cento le attività su cui si deve concentrare maggiormente il project manager è quello che viene definito come minimo, cioè prodotto minimo forni al al cliente, quindi quella serie di delitti e attività che realmente costituiscono il core del progetto stesso.

Questa legge dell' ottanta venti è molto importante per quanto per quanto riguarda la concentrazione, quindi in generale su su quelle che sono le attività realmente importanti.

Lo possiamo applicare, come abbiamo detto al project management, ma anche la gestione delle risorse piuttosto che a tutta un'altra serie di parametri um non solo appunto economici.

Un altro principio molto importante per focalizzarsi su sulle cose realmente importanti è quello di evitare il perfezionismo.

Sappiamo infatti che molto spesso, soprattutto per figure tecniche o magari che hanno un'attenzione una l'interesse a che le cose vadano nel modo migliore, c'è una un eccesso di attenzione, di perfezionismo su alcuni aspetti che in realtà potrebbero essere tranquillamente tralasciati.

Questa abitudine a reputare tutto come fondamentale e importante in realtà è un grosso problema, perché vuol dire che non siamo in grado di stabilire delle priorità rispetto a quello che dobbiamo fare e ovviamente per il progetto non è un bene, quindi è importante concentrarsi e rendersi conto quando ci si perde nei dettagli questi valori.

Queste tecniche il project manager non deve solo applicare su se stesso, ma sono molto utili, soprattutto se vengono usati anche nei confronti del proprio team.

Quindi se vediamo, ad esempio un esempio classico, un fornitore che si perde dietro i dettagli del font piuttosto che del codice o di feature e attività non fondamentali, succede sempre.

Cerchiamo di aiutarlo e riconduciamo su quelle che sono le attività core, gli stati di avanzamento del lavoro e le riunioni che facciamo con il team servono proprio per rifocalizzare e riportare l'attenzione su quello che sono realmente i principi fondamentali del progetto.

E quindi dobbiamo essere noi a guidare il progetto su e e e i team di progetto su quelle che sono le priorità.

Quindi, come jt manager è un concetto e in generale come gestore di progetti e manager, è un concetto fondamentale quello di imparare che il progetto è qualcosa di imperfetto, proprio perché è fatto da esseri umani e con tempi e costi e rischi che possiamo controllare fino a un certo punto.

Quindi un buon projet manager non è un projet manager che evita i rischi, li cancella e li nasconde ma è un è una persona che è in grado di identificare quelle che sono le imperfezioni, di accettarle e di continuare comunque ad andare avanti rispetto al progetto.

Spesso infatti mi è capitato di bloccarmi per infiocchettare e rendere perfetto quello che era un un'attività, un aspettando magari il momento perfetto per rilasciarlo, oppure tutte le diciamo le specifiche fossero perfettamente verificate.

In realtà questo succede raramente e bisogna comunque cercare di avere la duttilità e la pragmaticità per poter continuare e procedere con le attività di progetto.

Una delle tecniche che magari conoscerete già è quella della matrice di asen permette di dare una certa priorità a quelle che sono appunto le le attività.

Abbiamo una matrice divisa in quattro dove abbiamo parte nella parte superiore urgente e non urgente i tasti urgenti e non urgenti e nella parte laterale destra o sinistra non è importante è appunto le attività importanti e non importanti, andando a collocare le diverse attività di progetto su uno di questi quadranti.

Possiamo definire poi come approcciarli se sono urgenti e importanti dovremmo farle immediatamente, quindi sono azioni non delegabili e vanno prese con la massima priorità se sono invece urgenti e non importanti sono attività delegare, quindi sono attività di cui si può fare a meno, ma che comunque necessitano una risposta immediata.

Se sono attività invece importanti e non urgenti, vanno calendarizzate e messe a piano e appunto um eventualmente eseguite in un secondo.

Se invece sono non urgenti e non importanti, non è utile farle e si possono tranquillamente cancellare un altro dei principi che ho scoperto da qualche anno e che è molto interessante vedere quando si manifesta nella nella giornata è quella che viene definita la legge di Parkinson.

Cosa dice questa legge? Questa teoria ci dice che più tempo abbiamo, più tempo spendiamo a fare una determinata cosa, quindi se ad esempio un compito mi do quindici ore per farlo un'attività, ci metterò quindici ore per fare questa attività.

Ma se mi fossi dato meno tempo per farlo, magari due ore, probabilmente sarei riuscito a fare questa attività con un buon grado di di precisione in sole due ore, anche utilizzando un po', quella che è la metodologia dell'ottanta venti, cioè in queste due ore magari mi sarei concentrato realmente su quelle che sono le priorità dell'attività che devo eseguire, mentre se ho troppo tempo probabilmente prendo le attività troppo distanti e inizio a infiocchettarla, quindi non arrivo mai a una conclusione.

Quindi questa legge può essere applicata sia nella quotidianità come lavoratori.

Quindi con le nostre attività devo fare una presentazione.

Cerco di stringere il tempo in modo da essere più efficiente possibile, ma può essere ovviamente declinata come project manager rispetto al team.

Quindi se io comunque capisco che il team sta prendendo troppo tempo per fare una determinata attività, cerco però comunque di costringerli un po' a a ridurre questa tempistica da dead più stringenti.

Cercherò di in qualche modo sfidarli con un fort delle attività, quindi con una durata dell'attività più breve rispetto a quella che magari mi hanno stimato.

Questo comunque aiuterà il team ad avere una certa dinamicità e una certa attenzione che se nel caso in cui invece i tempi fossero troppo dilatati e rilassati perderebbe ora che abbiamo visto quelle che sono le tecniche secondo me più utili sia nella quotidianità come project manager, sia ribaltate poi sul team e sul progetto stesso.

Penso che ognuno debba scegliere quella più adatta a sé in base alle proprie inclinazioni.

Ad esempio io tendevo a perdermi nei dettagli e quindi la tecnica ottanta venti.

Evitare il perfezionismo mi hanno aiutato molto e ad essere più efficiente nel progetto.

Ognuno deve scegliere, appunto la propria strada.

Il mio invito è quindi è quello di provare, testare, eventualmente buttare via le tecniche che non servono e mantenere quella che è realmente più utile nella propria quotidianità.