Lezione dal corso Tecniche di Project Management
La fase conclusiva di un progetto viene spesso messa da parte perché si ha la fretta di iniziare un progetto successivo.
È una fase che ho visto fare sempre in modo molto frettoloso e poi questo creava dei problemi nelle successivamente quello che consiglio di fare sono una serie di passaggi, innanzitutto verificare che tutti i cioè tutte le attività, siano state effettivamente completate.
Quindi verifichiamo con il team che ha seguito operativamente le attività che sono state completate.
Facciamo un passaggio con il cliente finale che eventualmente ci firmerà anche un un rapporto di conclusione.
Quindi mettiamolo proprio per iscritto.
A volte è sufficiente una mail, ma comunichiamo col cliente che le attività sono effettivamente completate.
Verifichiamo anche la che la parte amministrativa economica sia stata completata o comunque indirizzata.
Questo non è compito del project manager, ma non soprattutto in aziende piccole conviene sempre tenere l'occhio su su questa parte, ad esempio se è partita la fatturazione o eventualmente il pagamento delle attività che abbiamo consegnato.
E lo stesso per quanto riguarda i fornitori, i nostri fornitori del progetto assicuriamoci che sia tutto completato e comunque indirizzato.
Verifichiamo inoltre di aver fatto un corretto, quindi un passaggio di consegna corretto, ad esempio il progetto quando è terminato, quindi quando abbiamo definito che è concluso viene passato a, ad esempio alla main, cioè al supporto cliente.
Quindi un progetto che diventa effettivamente operativo e quindi passa a un altro reparto.
Questa fase è molto delicata.
Se non la facciamo nel modo corretto ci tornerà un po' indietro come un boomerang.
Um ad esempio mi è successo recentemente di aver concluso un progetto, ma la parte di utenze del customer care non era ancora stata completata correttamente e ci sono voluti mesi perché potessero entrare correttamente nel nel portale.
Questo poi ha creato tutta una serie di problematiche per cui il Camere non è mai diventato autonomo e le e diciamo mi mi si è rimbalzata contro l'attività che invece pensava di aver concluso.
Verifichiamo poi di aver documentato correttamente le le, cioè in generale quello che abbiamo imparato il progetto.
Se abbiamo delle cartelle condivise con l'azienda, mettiamole ha fatto al comune.
Questo sarà sicuramente importante nel caso in cui, ad esempio, dei colleghi cercassero informazioni simili.
Infine, è anche importante celebrare la chiusura di un progetto, soprattutto se è molto impegnativo, che magari è durato molto tempo, magari magari anche più di un anno è importante rivedersi insieme, eh? Stare anche un pochino insieme e godersi anche un momento di di piacevolezza.
Andiamo poi a scrivere il report finale che andrà a mettere per iscritto quello che era l'idea iniziale di partenza, quali gli obiettivi iniziali del progetto e se ci sono stati gli scostamenti e come questi sono avvenuti del progetto stesso.
Quindi dare la giusta attenzione alle fasi conclusive del progetto è molto importante.
Non abbiamo fretta subito di mollare il progetto e di passare ad un altro.
E il tempo che spendiamo in questa fase e che dedichiamo a documentare correttamente i passaggi e a fare il passaggio di consegna verso altre parti.
Eventualmente sarà tutto tempo guadagnato nelle fasi successive.
Piccolo preambolo
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