Partiamo da un presupposto costruire report, analizzare quello che manca é quello che serve per la tua azienda.

Non è sicuramente un processo che riesce a fare dall'oggi al domani è un processo di pianificazione e come ho detto, l'appetito vien mangiando.

Ovviamente Roma non è stata fatta in un giorno, ma lo sviluppo di un processo, di un progetto di CRM, così come la reportistica.

Un percorso graduale in cui non solo tu, ma tutta l'azienda, ha bisogno di entrare e di toccare con mano.

Poi i numeri e risultati con dei tempi possono essere anche abbastanza lunghi.

Quello che è utile è fare un incremento dei bidet in settimana dopo settimana e lavorare per fare una road map quantomeno di rollout, il più consistente e precisa possibile.

Come ho detto, lavora per cui Chin è fondamentale che non over complichi le cose, non cerchi di arriva sulla luna nel giro di pochi giorni, settimane, un mese, ma già mesi, ma già rappresentare delle cose, degli obiettivi, degli acidi no un'analisi sul fatturato, uno spaccato dei canali di marketing è già un ottimo punto di partenza per arrivare piano piano a risultato finale.

Anche perché nel frattempo potresti accorgerti che le tue esigenze o quelle dell'azienda sono cambiate.

Il tuo capo potrebbe dirti dammi anche questo.

Dammi anche Quest' Ltro.

Voglio vedere anche questo.

Questo report qua deve essere anche capace e bravo, brava a dire no, talvolta a dire aspetta, perché nella mia testa o comunque ho condiviso con te in una presentazione la road map di lancio e del progetto di CRM.

Quindi abbi pazienza.

Se vuoi, inseriamo questo progetto questo report all'interno della road, ma considera che ci sono delle priorità.

È un atto di lista, quindi è tuo compito.

Sarà anche quello di dire dei no.

Preparati a questo.

Vediamo qualche esempio sul caso pratico di mia moglie.

Uno studio dentistico di come la vendita dell'appuntamento, che è una delle attività fondamentali, è uno dei processi fondamentali per aumentare la redditività dello studio.

Viene gestito dalla segretaria digitale.

Entriamo in piattaforma e vediamo come io ho costruito questi report per monitorare e vedere a livello giornaliero a livello del giorno precedente e a livello mensile effectiveness l'efficacia della segretaria digitale.

Ad esempio, se io guardo le attività di ieri, posso vedere quanti appuntamenti sono stati venduti ieri dalla segretaria qua che ho impostato al di là del nome e cognome dei pazienti la data dell'ultima visita che un'informazione estremamente utile per la dottoressa o per me per capire il paziente da quant'è che non veniva in studio e poi per vedere il nuovo contatto, quindi nello specifico l'appuntamento in questo caso e poi ho un esito della telefonata proprio perché nel nostro processo la telefonata è lo strumento che poi mi porta un esito che può essere l'appuntamento la perdita del paziente o un nuovo follow-up.

Quindi il paziente dice che in quel momento è occupato, ci deve pensare e quindi è un da richiamare vedi come tre cose molto semplici, un esito telefonata con magari delle note e magari una data prossima visita è data ultima visita.

Sono veramente cinque informazioni molto molto semplici che però mi danno chiaramente contezza e visione di quanto ieri la segretaria digitale ha lavorato e soprattutto è stata efficace nel prendere degli appuntamenti.

Vedo che ha preso in questo caso ben quattro appuntamenti in un solo giorno che anzi si quattro che non è male perché vuol dire che ha comunque porterà probabilmente in studio tanti, tanti pazienti.

Vediamo anche l'esempio mensile, quindi come è andato il mese magari rispetto al mese precedente, in cui ho in testa che ha portato un tot di appuntamenti il mese.

Anche in questo caso mi sono costruito in autonomia un report custom in cui analizzo tutte le le attività, quindi non soltanto gli appuntamenti venduti, ma in questo caso addirittura catalogato gli esiti della telefonata raggruppando lì.

In questo caso la visualizzazione per me più efficace era quella di avere una catalogazione per appuntamento per esito del re' contatto e per note in cui vedevo immediatamente le azioni.

Perché ad esempio, se un numero inesistente errato non è attivo, io farò partire tutta una serie di processi legati alle e-mail, al re targeting su facebook o agli sms qualora sia possibile contattare il paziente per cercare di riportarlo in studio.

Quindi come parto dal report per raggiungere delle azioni e delle attività che a livello di processo hanno il fine ultimo di portare le persone in studio per poi continuare a seguirle e a gestirle? Focalizziamoci adesso sul fatturato mensile con mia moglie ogni mese all'inizio di ogni mese, pianifichiamo un obiettivo che ci diamo potrebbe essere quattro o cinque seimila euro a seconda della tipologia del mese e a seconda dello storico questo target.

Cerchiamo quindi di trasferirlo e tradurlo in numeri, monitorando lo attraverso gli appuntamenti pianificati e programmati dalla segretaria e guardando monitorando le formats durante il mese stesso.

In questo caso io ho costruito un report basandomi sulle fatture, proprio perché all'interno del crm di mia moglie, le fatture vengono gestite fatte tramite crm.

Ecco quindi come in questo mese già abbiamo superato il target che ci eravamo dati di cinquemila euro.

Io posso anche andare a vedere sul singolo paziente guardando magari lo stato della fattura non pagata.

In questo caso io ho filtrato in realtà già tutte quelle pagate, ma potrei fare un dip dai sullo stato delle fatture non pagate e fare magari un follow-up per una sorta di recupero crediti.

Oppure posso andare a vedere a livello di singola prestazione quali sono state le fatture, quindi le prestazioni più profittevoli.

Ad esempio i pazienti come questa roberta hanno fatto un intervento più complesso di un'igiene o di una carie, quindi è chiaro come nello specifico io ho in questo report tutte le informazioni che mi servono, come ad esempio il numero di telefono, il nome del paziente, la prestazione e la fattura.

Quindi l'importo della fattura che mi servono per fare un'analisi.

Ovviamente questo tipo di reportistica io la potrei avere anche a livello grafico.

Potrei confrontare i mesi questo mese rispetto al mese precedente o al mese dell'anno scorso e questo è fondamentale in un'ottica di analisi ed insight che possiamo raccogliere insieme.

Una delle attività fondamentali per lo studio dentistico di mia moglie è andare a guardare le attività scadute, ovvero i pazienti che lo scorso anno avevano fatto un'igiene avevano fatto un trattamento e che per il controllo annuale è fondamentale che a livello di processo abbiamo deciso che vengano rico contattati e riportati in studio.

Questo perché aiuta a mantenere il contatto con il paziente e a mantenere la loyalty, quindi a richiedere delle recensioni, a chiedere un referral e in generale a parlare e ad ascoltare il paziente stesso.

Abbiamo quindi fatto un report all'interno del CRM.

Queste sono delle visualizzazioni che abbiamo fatto insieme, in cui è molto utile andare a vedere per noi e per la segretaria.

Quali sono i pazienti da ricontattare, quindi che abbiamo visto filtrato e ordinato il nome del paziente, il numero di telefono, ma soprattutto la data dell'ultima visita é il nuovo ricontattato il nuovo ri contatto a livello di processo abbiamo stabilito che viene definito il momento in cui la dentista fa lo fa la visita e lo la procedura l'operazione o il trattamento aspetta quindi il nuovo ri contatto tra un anno, ad esempio, si è fatto il paziente è solo un igiene e quindi tra un anno la segretaria sa che dovrà richiamare il paziente per prendere un nuovo appuntamento, perché ovviamente questo tipo di attività va diciamo stimolata da parte dello studio.

Se io quindi vado a farmi qua un semplice filtro in cui ordino i contatti, ad esempio sui giorni passati, quindi, ad esempio posso filtrare addirittura dal duemila diciannove ad oggi le attività, anzi prima di oggi, a ottobre, quindi sicuramente prima di oggi.

Le attività da fare, quindi i nuovi contatti schedule.

Ti vedo che ho immediatamente visibili qua tutto un elenco di molti, molti pazienti che devono essere gestiti o addirittura oltre quaranta pazienti che devono essere gestiti e richiamati proprio perché queste sono attività scadute, proprio come nell'automotive anche negli studi dentistici.

In generale, in qualsiasi attività è fondamentale non lasciare indietro delle azioni delle attività degli alert, quindi fondamentale che la segretaria faccia questo tipo di filtro e chiami effettivamente le persone che le sono rima indietro.

Che cosa abbiamo fatto? Poi abbiamo accettato i commenti della telefonata, per cui magari alcuni pazienti possono aver bloccato il numero della segretaria perché magari troppo insistente o altro.

In quei casi abbiamo deciso che direttamente Anna o io o altre persone possono chiamare, mandare sms, WhatsApp o email automatiche per ricordare che la persona deve essere in studio.

Ecco quindi spiegato perché è importantissimo avere una reportistica, una visualizzazione che aiuti tutti gli stakeholder, tutte le persone che mettono mano al CRM ad usarlo e a sfruttarlo nel modo migliore possibile.

In questo caso abbiamo visto come diciamo la user experience è stata un po' modificata e mappata sulla base delle nostre esigenze.

Questo non vuol dire che questa sia la miglior visualizzazione dei report, i migliori possibili, ma già con questi piccoli grandi cui Quinn per noi siamo in grado di capire quali attività hanno la priorità e come gestire i pazienti e i prospect nel modo migliore.

Questo lo puoi fare anche tu in base alle tue esigenze, alla tua azienda o alle tue prospettive e sviluppi futuri di CRM settati quindi dei report che abbiano senso e che ti aiutino a lavorare meglio perché è quello che serve